12 punkter til førstepladsen: Sådan er du vært for en sportsbegivenhed

At være være for en begivenhed kan være stressende, men få arrangementer vil have så meget action som en sportsbegivenhed.

Så vi har samlet en guide til, hvordan man arrangerer en sportsbegivenhed, så du ikke lander i en dum situation på selve dagen.

Læs videre for at finde ud af mere om …

• Hvad du skal dobbelttjekke på dagen
• Sådan briefer du dit hold
• Hvad skal man forberede til deltagere og atleter
• Sådan promoveres arrangementet med billeder
• Hvad man skal gøre, når det hele er ovre

1. Kontroller vejrudsigten

Hvis din sportsbegivenhed holdes udenfor, er det vigtigt, at du tjekker vejrudsigten på dagen for arrangementet.

Du har måske tjekket det på forhånd, men – som vi alle ved – så kan vejret ændre sig super hurtigt.

Dette gælder især, hvis du bor i en by som London eller København, hvor du kan opleve alle fire årstider på en enkelt dag.

Tip:Du kan bruge Met Office-webstedet til at kontrollere vejrudsigten for Storbritannien, men krydshenvisning med andre kilder som BBC Weather og Accuweather.

2. Brief dit sportsbegivenhedshold

Det er afgørende, at du briefer dine begivenhedshold, før deltagerne og atleterne ankommer.

Du kan udskrive et skema for arrangementet og uddele det til alle teammedlemmerne og frivillige, så alle er på samme bølgelængde.

Sørg for, at den frivillige til førstehjælp har alt, hvad de skal bruge i tilfælde af en ulykke eller spillerskade.

Dine frivillige skal have alle de nødvendige redskaber til at udføre deres arbejde. De bør også vide, hvem kontaktpersonen er i tilfælde af problemer under arrangementet.

Formålet med holdbriefing er at sikre, at du minimerer mængden af ​​micromanaging, du skal foretage, når alt går i gang.

Tip:Læs vores vejledning til, hvordan man vurderer et arrangementsteams præstation, så du ved, hvilke detaljer, der skal dækkes i briefingen.

3. Lav en sundheds- og sikkerhedsrunde

Når du er vært for en sportsbegivenhed, er det en god idé at lave en sundheds- og sikkerhedskontrol på selve dagen for spillet.

Som en god eventplanlægger har du allerede lavet hele planen for sundhed og sikkerhed. Men det er altid en god idé at dobbelttjekke, om noget er ændret.

Tip:Se vores guide til sundhed og sikkerhed for arrangementer for at lære alt, hvad du behøver at vide.

4. Kontrollér alt teknisk udstyr

Hvis du er vært for en større sportsbegivenhed, så har du måske brug for mikrofoner, lydsystemer og endda en scene til at kommunikere med deltagerne.

Sørg for, at alt det tekniske udstyr fungerer, som det skal. På den måde ved du, at der ikke vil være nogen tekniske problemer, når du skal foretage meddelelser.

Du vil også gerne undgå problemer med lyden, hvis du har brug for at advare nogen, hvis nogen atleter bliver skadet under spillet.

Tip:Læs denne vejledning til, hvordan du foretager en stressfri lydkontrol, så du er forberedt.

5. Forbered sportsudstyret

Leverer du udstyr til atleterne? Så sørg for at det er helt klar og forberedt til, når de ankommer. Hvis atleterne bringer deres eget udstyr, skal du også give plads til dem til at kunne opbevare det.

Tip: Du kan finde gode tilbud på sportsudstyr online, eller find anstændigt brugte sportsudstyr på eBay.

6. Klargør forfriskningerne

Uanset hvilken slags sportsbegivenhed du arrangerer, er det vigtigt for atleterne (og deltagerne) at blive hydrerede.

Hvis billetter til din sportsbegivenhed omfatter forfriskninger, skal du sørge for at arrangere velkomstdrinks til, når gæsterne ankommer.

Du bør også have masser af vandflasker klar til atleterne. De vil sandsynligvis sætte pris på nogle snacks, som frugt og proteinbarer.

Tip:Brug denne vejledning til sommerdrinks til sportsbegivenheder for inspiration.

7. Forbered præmierne

Hvis atleterne konkurrerer om præmier, skal de forberedes for at sikre, at trofæerne er polerede og pænt opstillet, som alle kan se.

Hvis du giver nogle særligt værdifulde præmier væk, skal du sørge for at have tilstrækkelig sikkerhed i orden.

Tip: Har du endnu ikke bestilt trofæerne? Tjek denne præmie- og medaljeleverandør.

8. Registrér og brief deltagerne

I tilfælde af en stor sportsbegivenhed er det vigtigt, at du forbereder registreringsbordet, så du kan holde styr på alle, der kommer. Det vil også gøre det lettere at følge op på folk, der ikke er mødt op.

Det er også en god idé at have nogle begivenhedsprogrammer til rådighed, som du kan bruge til at briefe deltagerne. Inkluder et kort, hvis der er mere end en kamp ad gangen.

Tip:Du kan bruge et websted som Canva til hurtigt og nemt at designe et eventprogram.

9. Tag billeder og optag video

Det er utrolig vigtigt at forberede videokameraer og have en dedikeret fotograf på stedet for at dokumentere sportsbegivenheden.

Sports fans elsker at genopleve begivenheder, efter at de er overstået. Billederne og videooptagelserne vil også være uvurderlige for din eventopfølgning og promovering af sociale medier.

Tip:Læs vores vejledning om, hvordan du finder en kvalificeret en eventfotograf.

10. Opmuntring til deling på sociale medier

Du er ikke den eneste, der måske er interesseret i at dele, hvad der skete i løbet af sportsbegivenheden.

Du bør opfordre deltagere, atleter og frivillige til at dele begivenhedsopdateringer på sociale medier.

Opret et eventhashtag til platforme og sociale medier som Instagram og Twitter. På den måde vil det være nemt for alle på de sociale medier at følge i, hvad der sker.

Tip:Læs denne vejledning for at lære, hvorfor og hvordan du opretter eteventhashtag.

11. Uddel præmierne

Når atleterne har præsteret noget helt spektakulært, er det tid til at uddele præmierne.

Prisuddelingen er din chance til virkelig at skinne som værten for dette event. Hvis du ikke har det så godt med offentlige taler, skal du sørge for, at et medlem af dit team gør det.

12. Pak sammen og farvel

Når det er alt sagt og gjort, er det tid til at sige farvel til alle deltagerne. Tak atleterne for deres fremragende præstation, og pak alt gearet sammen.

Hvis du har været vært for et event udenfor, skal du være meget omhyggelig med at sikre, at der ikke er noget affald eller skrald tilbage. Ikke alene vil det være skadeligt for miljøet, men det kan også medføre bøder.

Allerede udmattet?

Du kan godt komme i gang igen.

Tør din pande, få dig en masse elektrolytter og forbered dig på den endelige runde: opfølgningen.