17 tips til eventplanlægning du har brug for i dit liv

Man kan aldrig få for mange tips til eventplanlægning. Det er ikke let at planlægge og udføre et event, så du skal bruge så mange værktøjer i dit arsenal som muligt.

Vi har samlet en liste over 17 tips til eventplanlægning her. Vi håber, at de vil gøre dit liv som en eventplanlægger bare lidt lettere.

Nogle af de tips, vi vil gå igennem i denne artikel, vil lære dig at …

• Lave en slagplan
• Bruge planlægningssoftware
• Indsamle og bruge data
• Administrere din tid og penge
• Finde og klargøre et sted
• Få den rette timing
• Finde en partner til billetsalg
• Synkronisere apps
• Automatisere opgaver

Føler du dig klar? Lad os så komme i gang.

Tip nr. 1: Tænk stort (og skru derefter ned)

Skitser, hvordan den perfekte begivenhed ville se ud, hvis der ikke var nogen begrænsninger. Beskriv hvert aspekt af eventet.

Gå så tilbage til tegnebordet og skriv det ned, som du ville være glad for at nøjes med. Du har nu et område, du kan arbejde indenfor og har administreret dine egne forventninger.

Tip nr. 2: Brug software til eventplanlægning

Der er en række programmer til eventplanlægning til rådighed for dig, som du kan bruge. De vil hjælpe dig med at administrere din opgaveliste, budget og deadlines.

Læs vores guide om De bedste gratis værktøjer til eventplanlægning online for at se nogle af dem.

Tip nr. 3: Indsaml data (og brug det)

Data er godt, fordi det giver dig mulighed for at måle din succes og forudsige resultater. Hvis du ikke har data fra tidligere begivenheder, skal du begynde at indsamle nu.

Se på dine kunders købsmønstre og online tilstedeværelse. Alternativt kan du lave undersøgelser og se på casestudier fra events svarende til din.

Tip nr. 4: Administrer din tid effektivt

Da du højst sandsynligt arbejder selvstændigt, er det vigtigt, at du strukturerer din dag. Brug en kalenderapp til at planlægge dine opgaver og tage højde for pauser.

Du bør også tillade dig selv en buffer i tilfælde af uventede forsinkelser.

Tip nr. 5: Lav et realistisk budget

Ingen elsker regneark, men de er et nødvendigt onde. Lav et budget baseret på din vision (se tip nr. 1).

Spor det derefter med et regneark eller software til eventplanlægning (se tip nr. 2) for at sikre dig, at du holder din indenfor grænsen.

Tip nr. 6: Tænk på yderligere finansiering

Planlægningsfasen af en begivenhed er bestemt ikke for tidligt at tænke på finansiering. Du har trods alt lige lavet et budget.

Heldigvis er der måder, du kan forbedre økonomien på. Lav en liste over potentielle eventsponsorer eller tænk over potentiel crowdfunding til din begivenhed.

Tip nr. 7: Undersøg steder (og faciliteter)

Dit valg af sted skal afspejle dit eventtema og dit budget. Men det skal også have alle de faciliteter, du har brug for.

Tænk på placering, siddepladser, WiFi, sikkerhed, catering, lys, lyd og alt andet, du måske har brug for. Sørg for, at det sted, du vælger, har alt på din liste.

Tip nr. 8: Skriv detaljerede kontrakter

Sørg altid for at have detaljerede kontrakter mellem dig, stedet, underholdningen og alle andre involverede. Søg juridisk rådgivning, hvis det er nødvendigt.

Sørg for, at prisslag, du får, er alt inklusive. Du vil ikke have en overraskelsesregning i slutningen af eventet.

Læs det med småt og sørg for, at der ikke er nogen misforståelser.

Tip nr. 9: Besøg stedet før eventet

De fleste events vil have hjemmesider med flotte billeder og måske endda en 360-graders virtuel tur. Men du bør gå derhen personligt på forhånd.

Sæt dig selv i dine gæsters sted og tænk på, hvad der vil imponere dem. Det vil hjælpe dig med at visualisere din begivenhed og den oplevelse, du skaber.

Tip nr. 10: Find selfiespots

Prøv at finde nogle selfie-spots, mens du besøger selve stedet. Det vil hjælpe med at booste dine sociale medier, og det kan kun hjælpe din marketingindsats senere.

Du kan lave en selfie-væg ved bevidst at plante et kulisse ved indgangen til eventstedet. På den måde kan dine gæster dele det på Instagram som det første.

Tip nr. 11: Forvent det uventede

Mange ting kan gå galt, når du planlægger en begivenhed. Hvis din begivenhed er udendørs, skal du holde øje med vejret.

Hvis din begivenhed er i en storby som London, skal du tage højde for trafikpropper og metrostrejke. Alt kan ske. Vær forberedt på det.

Tip nr. 12: Pas på konkurrerende events (og helligdage)

Du skal sikre dig, at dit event ikke kolliderer med en konkurrents, når du fastlægger datoen.

Ligeledes bør du holde øje med helligdage, som din begivenhed kan ramme sammen med. Afhængigt af din målgruppe bør du også planlægge uden for populære ferietider.

Tip nrr. 13: Find en pålidelig partner til billetsalg

Vælg en hjemmeside eller platform til billetsalg, der gør dit liv lettere. Sørg for at de accepterer alle former for betaling og kan integreres med dine andre platforme.

Et velkendt navn vil også give troværdighed til dit event.

Tip nr. 14: Forbind med konti på sociale medier

Selvom sociale medier tilhører marketingfasen af dit event, er det nu på tide at gøre det hele klar.

Brug værktøjer som Buffer eller Hootsuite til at forbinde alle dine konti på forhånd.

Tip nr. 15: Automatiser, automatiser, automatiser

Find ud af, hvor mange aspekter af dit event du kan automatisere. Planlæg e-mails og indlæg på sociale medier.

Synkroniser din app til billetsalg med din CRM- eller event management-software. Automatisér alt.

Tip nr. 16: Lav en tjekliste

Opret en tjekliste, enten fysisk eller digitalt. Trello er en god app til tjeklister. Pen og papir fungerer også fint.

Bare sørg for, at du altid har det med dig. Det vil hjælpe dig med at holde styr på dine fremskridt.

Tip nr. 17: Fortsæt med at lære

Det er nemt at sidde fast i rutiner, især hvis du har været en del af branchen i et stykke tid. Men trends og teknologiske fremskridt hviler ikke. Det bør du heller ikke.

Læs ebooks (og rigtige bøger), tag små kurser, og opret en Google Alert til branchenyheder.

Lært noget?

Det var alt for vores tip til eventplanlægning … for nu. Vi er altid på udkig efter flere teknikker til at gøre dit liv som eventplanlægger lidt lettere.

Hvis du har tips til eventplanlægning, som vi ikke har dækket, vil vi gerne høre fra dig i kommentarerne nedenfor. Sharing is caring!