6 “fakta” om planlægning af firmaevents (og hvad du skal gøre i stedet)

Eventplanlægning er ikke en ny disciplin.

Faktisk er den næsten lige så gammelt som de egyptiske pyramider. Vidste du, at den første kendte eventplanlægger var Kleopatra? Hendes overdådige begivenheder ville ikke have været mulige uden en klar forsyning af hjælpere. (I hendes tilfælde tjenere og slaver.) Og det lykkedes på en eller anden måde uden ​​vores moderne teknologi.

Planlægning af firmaevents tager en masse hårdt arbejde. Lad ikke nogen overbevise dig om andet. Uanset om du organiserer en produktlancering, en konference eller kundebegivenhed, så vil det kræve en masse – til tiden og i budgettet – hvis alle detaljer skal være på plads.

Derfor er det helt uhensigtsmæssigt at blive fortalt tvivlsomme sandheder om eventplanlægning. Disse viser sig ikke kun at være forkerte, men kan faktisk forhindre din fremgang og i sidste ende ​​din begivenheds succes.

Her er 6 sådanne “fakta”, og hvordan man undgår dem.

1. Det kræver én person at arrangere en begivenhed

Det er meget usandsynligt, at en enkelt person vil kunne klare alle de forskellige opgaver, der skal til i planlægningen af et firmaevent. Faktisk er det sådan, at jo større, længere og mere kompleks begivenheden er, jo mere hjælp skal du have for, at alt sammen er perfekt på dagen.

Ja, en event-manager kan koordinere alles indsats og tage alle vigtige beslutninger. Men du skal have specialhjælpere – enten internt eller outsourcet – for at håndtere individuelle aspekter som:

• Finde stedet
• Arrangere gruppecatering
• Booke underholdning
• Planlægge programmet
• Lave branding
• Ordne logistik
• …og meget mere

2. Firmaevents er formelle anliggender

Kontorer har ry for at være tunge steder at arbejde. Så intet under er den samme høflighed udvides til events, der ikke finder sted på kontoret.

I flere årtier kan store, formelle konferencemøder have været normen. Det er ikke længere tilfældet i det21.århundrede.

Mens du helt sikkert ville kunne forvente, at dit arrangement skulle være professionelt, er der ingen grund til at tro, at formatet ikke kan være afslappet. Måske endda en smule sjovt og — ja,, hvem havde troet det — fornøjelig. Hvad med en overdådigt dekoreret festtelt snarere end et standard mødelokale på et hotel?

3. Ingen grund til at planlægge arrangementet med militær præcision

Forkert igen.

Ennøje tidsplan planlagt med yderste præcisionen er præcis, hvad der kræves. Mange eventarrangører forsøger at lade dagen forløbe uden at bekymre sig for meget om timingen af sessioner eller pauser. Det uundgåelige resultat er kaos, hvor delegerede ikke ved, hvor de skal være og hvornår, mens talere er usikre på, hvor meget tid de har til rådighed.

En langt mere professionel tilgang er at udarbejde en streng tidsplan med oversigt for begivenheder, herunder frokosttid, pauser og aftenbegivenheder, hvor det er nødvendigt.

4. Stedet betyder ikke rigtig noget

Dette er måske en af de største myter derude.

Faktisk er det modsatte helt sandt. Leje af det rigtige sted kan være hemmeligheden bag en succesfuld og mindeværdig firmaeevent.

Det starter med stedet:

• Kan alle komme nemt frem og tilbage?
• Er der hurtig og pålidelig wifi?
• Angiver atmosfæren den rigtige tone?

Mødestedet er grundlaget for alt, hvad der kommer til at ske. Men det skal også være i stand til at imødekomme alle dine behov. Uanset om du vælger en luksusnatklub, en privat haveplads eller et historisk palads, skal du ikke undegå at undersøge det nøje og sørge for, at du kan give dine delegerede og gæster en wow-effekt.

5. Du behøver ikke en Plan B

At fastlægge selv helt på din oprindelige plan er en farlig tilgang. Husker du Murphys lov, der siger “hvad der kan gå galt, vil gå galt”?

Mens du selvfølgelig skal sørge for, at du har tjekket og dobbelttjekket hver eneste ting på din eventplanlægningliste, er der aldrig nogen garanti.

Selv de mest velplanlagte arrangementer kan gå galt, når du mindst forventer det: Der har været en vild storm, og stedet har en strømafbrydelse. Din hovedtaler afbryder med kort varsel på grund af sygdom. Marketingmateriale er forsinket hos printerne.

Uanset hvad det er, skal du have en backup, for en sikkerheds skyld.

6. Der er intet andet at gøre, når eventet er slut

Det ville være dejligt at tro, at du kan slappe helt af efter en hård dag med konference eller træningsdag.

Men det kan du langt fra: Dit arbejde er ikke færdigt endnu.

Når alt er klart, og du kan forlade stedet, er der vigtige opgaver, der skal gennemføres efter eventet, der kan tage dage eller uger. Fra spørgeskemaer med feedback til andre præstationsmålinger. Fra opfølgende e-mails til rapporteringsopgaver.

Der er masser af arbejde, der skal gøres for at sikre, at dit arrangement har nået sine mål.

Forfatter: Dakota Murphey laver indhold til et lille udvalg af hjemmesider om eventindustrien, herunder Billetto.