Du har planlagt dit event i nogen tid og kan endelig se lyset for enden af tunnelen. Nu er det et godt tidspunkt at overveje at sende en invitation til dine gæster.
Læs denne guide for at lære, hvorfor eventinvitationer er vigtige, hvordan man skriver dem, og hvornår man skal sende dem ud.
Har du brug for flere ideér? Find Billetto events i København, Aarhus og Odense (eller andre byer).
1. Hvad er en eventinvitation?
Svaret kan virke indlysende, men der er mere til eventinvitationer, end du måske tror. Det, der tæller som en invitation til et afslappet event, er ikke nok til et formelt.
Så hvad er passende?
Skal du gribe en fyldepen og skrive en personlig invitation på et håndlavet brev? Eller er det nok at bare tagge folk på Facebook?
Din invitation skal afspejle eventets tema. Den skal gøre mere end blot at informere folk om de praktiske detaljer. Den bør være en del af selve eventet ved at opbygge spænding forud for dagen.
Så uanset om du vælger en e-mail-invitation eller en hurtig elektronisk meddelelse, skal den matche det generelle tema for eventet.
2. De forskellige typer eventinvitationer
Formatet for eventinvitationen er vigtig, fordi det kan påvirke dine modtagers svarprocent såvel som deres indtryk af dit event. Lad os se på de tre slags eventinvitationer.
1. Håndskrevet
Håndskrevne invitationer gives traditionelt til meget eksklusive events, såsom bryllupper, galla og formelle middage.
De kræver tid, penge og kræfter fra eventplanlæggeren. Dette gør dem upraktiske til store sammenkomster med hundreder eller tusinder af deltagere.
På grund af eksklusiviteten og indsatsen, der er forbundet med håndskrevne invitationer, er modtagerne mere tilbøjelige til at svare. En dobbelt konvolut med din adresse forbedrer svarprocenten endnu mere.
Tip: Læs denne guide til hvordan du mestrer håndskrevne invitationer til events, for flere detaljer.
2. Trykt
Håndskrevne invitationer er pæne, men trykte eventinvitationer giver dig flere muligheder. Hvis du går sammen med en god grafisk designer eller bruger en online skabelon, kan du blive virkelig kreativ.
Trykte invitationer er billigere at fremstille end håndskrevne, men stadig dyrere end elektroniske invitationer. De er også mindre eksklusive end håndskrevne invitationer, men mere end digitale.
For at få trykte invitationer til at være eksklusive (og for at bede modtagerne om at svare), kan du inkludere en dobbelt konvolut med dit navn på, når du sender eventinvitationerne.
Tip: Find en kommerciel printer, der kan udskrive din eventinvitation pænt.
3. Digital
Digitale eventinvitationer, uanset hvilken form de tager, er langt den billigste og hurtigste mulighed. Du kan udarbejde en e-mail og sende den til alle dine deltagere på én gang med ét tryk på en knap.
En endnu hurtigere måde er at oprette en Facebook-begivenhed og invitere folk via platformen. Du kan mærke dine digitale invitationer med din eventgrafik for at gøre dem mere detaljerede.
Elektroniske invitationer er mindre formelle, mindre eksklusive og derfor mindre mindeværdige og presserende. Men du kan sende regelmæssige påmindelser og nemt spore svar og engagement.
Tip:Se eksempler på eventinvitationes e-mails og invitationer via sociale medier for inspiration.
3. Hvilke detaljer skal inkluderes i din eventinvitation
Din eventinvitation skal svare på alle de relevante spørgsmål, som dine deltagere har. Disse inkluderer hvad, hvorfor, hvem, hvornår og hvor for dit event.
De fleste eventinvitationer inkluderer følgende detaljer:
- Navn på den inviterede person
- Titel og beskrivelse af eventet
- Navn på værter og arrangører
- Tid og dato det vil finde sted
- Placering og hvordan man kommer dertil
- Dress code
- svar frist
Afhængig af hvilken type event, du planlægger, kan du også inkludere oplysninger om parkering, børn, ekstra gæster, spisemuligheder og særlige diætkrav.
4. Sådan skrives en eventinvitation
Dit valg af sprog skal afspejle eventets formalitet. Skriv på en formel måde til formelle events og brug afslappet ordlyd til afslappede events.
Formelle eventinvitationer bruger typisk sprog som “Du er hermed inviteret til…” og “Vi anmoder om fornøjelsen af dit selskab…”
Her er nogle eventtyper, der normalt kræver formel ordlyd:
- Akademiske seminarer
- Jubilæumsfester
- Prisuddelinger
- Forretningsfrokoster
- Konferencer
- Officielle ceremonier
- Åbent hus
- Pensioneringsfester
- Messer
- Bryllupper
Der er selvfølgelig undtagelser fra reglen. En forretningsfrokost kan være afslappet, og en prisuddeling kan være sjov. Bare sørg for, at sproget stemmer overens med temaet.
Invitationer til afslappede events bruger mere ligetil sprog, f.eks. “Kom næste måned…” og “Gå ikke glip af dette…”
Her er nogle eksempler på events, hvor afslappet ordlyd normalt er passende:
- Uformelle middage
- Julefester
- Små sammenkomster
- Overraskelsesfester
- Arbejdsfester
Tip: Se på disse formuleringseksempler til eventinvitationer for at komme i gang med at skrive dine egne.
5. Bør du altid sende invitationer til events ud?
Ikke alle events kræver en invitation, så det er værd at overveje, om du overhovedet skal bruge tid på det. Mange af vores læsere arrangerer for eksempel timer, som typisk ikke kræver en invitation.
Så er der offentlige begivenheder, såsom parader og messer, som er åbne for alle og blot annoncerer de praktiske detaljer på plakater rundt omkring i byen og online.
Her er nogle eksempler på events, der ikke kræver meget når det kommer til invitationer:
- Afslappede fester
- Lektioner
- Komedieforestillinger
- Samfundsbegivenheder
- Koncerter
- Skattejagt
- Sportsbegivenheder
- Team building aktiviteter
- Wellness-events
- Workshops
6. Hvornår er det bedste tidspunkt at sende eventinvitationer ud?
Der er ingen hårde regler for, hvornår de officielle invitationer skal sendes ud, men der er et par ting, du skal overveje, når du gør det.
Jo tidligere du inviterer folk til et event, desto mindre sandsynligt er det, at de ikke kan. Det er dog også mere sandsynligt, at de vil glemme det, når eventet så kommer.
Hvis du gør det omvendt vil din begivenhed være mere frisk i folks sind, jo tættere du kommer på datoen. Men det er også mere sandsynligt, at de allerede har lavet planer den dag.
Her er nogle faktorer, der har indflydelse på tidspunktet for din eventinvitation:
- Dato – send invitationer tidligere, hvis dit event finder sted i en travl tid, f.eks. en ferietid.
- Lokation – giv folk tid til at booke deres fly og overnatning, hvis du planlægger et event i udlandet.
- Størrelse – annoncer store begivenheder, såsom konferencer og festivaler, langt på forhånd, så folk kan holde deres kalendre tomme.
- Biletter – billetbegivenheder med early-bird muligheder eller et begrænset udbud bør annonceres tidligt, for at give folk en chance for at sikre deres billet.
7. Eventinvitation ideer til inspiration
Hvis du vil se, hvordan andre eventplanlæggere har sammensat deres invitationer, er du heldig. Vi har samlet nogle fantastiske og inspirerende ideer, du kan bruge.
Se på disse ideer til eventinvitationer:
8. Skabeloner til eventinvitationer
Hvis du føler dig klar til at gå i gang med at lave dine eventinvitationer, skal du ikke være bange. Du behøver ikke at være en grafisk designer. Du kan bare bruge en af de mange gratis skabeloner online.
Her er nogle gratis invitationsskabeloner, du kan bruge:
Billetto er en billetplatform, der hjælper dig med at administrere, promovere og afholde events. Opret en eventside og begynd at sælge billetter på 5 minutter.
OPRET EVENT >>
Klar til at sende invitationerne?
Du har nu alle de ressourcer, du har brug for til at skabe og sende en fed eventinvitation. Nu er det eneste spørgsmål, hvem vil du invitere? Og til hvad?
Skriv et svar