Beherskelse af rollen som eventplanlægger: 10 vigtigste færdigheder som eventarrangør

Så du vil gerne lave dine egne events? Så har du brug for alle de færdigheder, der kræves til at udfylde rollen som en eventarrangør. Heldigvis har vi alt, hvad du burde vide lige her.

Her er nogle af de færdigheder til eventplanlæggere, som vi vil dække i denne guide …

• Organisering og budgettering
• Teknisk viden
• Ledelse og kommunikation
• Salg og kundeservice

Klar til at tjekke kasser af og udvide din opgaveliste?

1. Organisering og tidsstyring

Allerøverst på vores liste over færdigheder til en eventarrangør finder man evnen til at organisere og planlægge. Uden denne færdighed vil dit arrangement blive et cirkus … og ikke den overlagte art.

Det er ikke nemt at orkestrere en event. Jo større begivenheden er, desto flere er involveret, og jo flere ting kan gå galt, hvis du ikke laver planer og backupplaner.

Organisatoriske færdigheder er afgørende, fordi det kræves, at du …

• Overholder tidsfrister
• Planlægger logistik
• Administrerer budgetter
• Organiserer personaleplaner
• Kører marketingkampagner

Næste skridt:Lær, hvordan du forbedrer dine organisatoriske færdigheder og tidsstyringsfærdigheder for at opbygge et solidt fundament som en eventplanlægger.

2. Opmærksomhed på detaljer

Djævelen er i detaljerne, så det er vigtigt at være opmærksom, hvis du vil undgå at skulle ringe til en ung præst og en gammel præst for at få styr på din begivenhed.

Havde vinen den rigtige temperatur? Virker AV-udstyr fejlfrit? Smiler tjenerene? Var der nok personale til at håndtere registrering rettidigt?

Du har muligvis alt planlagt og organiseret, men det er de små ting, der understøtter oplevelsen af ​​eventet som helhed.

Næste skridt:Du kan lære at udvikle din opmærksomhed på detaljer for at øge oddsene for en perfekt begivenhed.

3. Budgettering

Ja, det frygtede B-ord gjorde er også kommet på denne liste. Ligesom enhver anden virksomhed, der kræver ressourcer, skal du have budgetkundskaber for at arrangere en event.

En eventplanlæggers rolle vil kræve, at du forstår, hvilke udgifter du har, og hvor du kan finde potentielle indtægtskilder for at afbalancere dine regnskaber.

Næste skridt: Læs vores guide til, hvordan du administrerer et eventbudget, så dine regnskaber er i orden.

4. Kommunikation

Evnen til at kommunikere klart og effektivt med mennesker er også en af ​​de vigtigste færdigheder hos en eventplanlægger.

En eventarrangørs rolle er også, at du kan håndtere en bred vifte af mennesker:

• Eventdeltagere
• Cateringfirmaer og andre leverandører
• Stedforvaltere og personale
• Talere og entertainere
• Frivillige og velgørende organisationer
• PR-bureauer
• Influencers og berømtheder
• Sundheds- og sikkerhedsinspektører
• Revisorer og bogholdere
• Forsikringsselskaber
• Aviser og radiostationer
• Private donorer
• Erhvervssponsorer
• Folk på sociale medier

Du skal lytte til alles forventninger og bekymringer. Samtidig skal du også kunne kommunikere din egen vision og forventninger for at sikre, at I alle er på samme bølgelængde.

Her er nogle aspekter af din rolle som eventplanlægger, der vil kræve gode kommunikationsevner:

• Skrive eventforslag og kontrakter
• Oprettelse af marketingmaterialer til at sælge billetter
• Briefing og debriefing dit eventteam
• Networking med andre virksomheder
• Forhandlinger med eventsteder og leverandører
• Visning af taknemmelighed og indsamling af feedback
• Værtskab for events og at lave annonceringer

Næste skridt:Du kan måske finde denne liste af forskellige måder til at forbedre dine kommunikationsevnernyttig.

5. Lederskab

En del af rollen som eventplanlægger er at delegere opgaver til andre mennesker. Uanset om det er evnetpersonale, frivillige, familiemedlemmer eller tredjepartsleverandører, skal du i sidste ende involvere andre.

Gode ​​ledere er i stand til at …

• Gør brug af hvert holdmedlems individuelle styrker
• Deleger opgaver og giv klare instruktioner
• Gør kommunikation nemt mellem holdmedlemmer
• Inspirer og motiver folk til at gøre deres bedste
• Opret en følelse af tillid og gennemsigtighed

Med andre ord er du nødt til at forene folk omkring et fælles mål og sørge for, at alle kommer sammen og gør deres bedste indsats.

Next step:Se kig på denne dybtgående artikel, der beskriver kvaliteterne hos en god leder.

6. Networking

Eventplanlægning handler om at bringe folk sammen. Det drejer sig i en vis grad om at skabe et netværk. Men der er også meget networking, der foregår bag scenen.

Uanset om du er en nybegynder eller en erfaren, skal du konstant opbygge og opretholde faglige relationer med alle de ovennævnte personer (se nr. 3).

Rollen som eventplanlægger kan også kræve, at du deltager i sociale netværksbegivenheder eller deltager i grupper online, hvor du kan vedligeholde dine relationer.

Næste skridt:Læs om, hvordan du forbedrer dine networkingkompetencer og overvej at kom med i organisationer som Association of Event Organizers.

7. Salg og forhandling

Hvis du er en professionel eventarrangør, så er du i eventbranchen. Det betyder, at du også bærer rollen som marketingmedarbejder, forhandler og sælger.

Du skal sælge konceptet for din event til potentielle deltagere, donorer, sponsorer, influencer og frivillige. Det kræver salgs- og marketingfærdigheder.

Samtidig skal du forhandle en god pris til steder, catering, forsyninger, underholdning og alt andet, du behøver for at gøre dit event til en succes.

Næste skridt step: Læs vores guide til, hvordan du forhandler med leverandører og eventsteder for at forbedre disse færdigheder. .

8. Kundeservice

Selv om du er nødt til at håndtere mange mennesker, fra erhverssponsorer til influencers fra sociale medier, er ingen lige så vigtige som de mennesker, der deltager i dit event.

Eventdeltagerne er kunderne, og kunderne har altid ret – selv når de er forkerte på den og urimelige, og du vil rive dit hår ud.

Næste skridt: Her er en god liste med tips til, hvordan man håndterer vanskelige kunder, så du klarer det hele.

9. Tekniske færdigheder

Eventarrangører skal have en god forståelse af teknologien. Maskiner og automatisering har gjort det meget nemmere at planlægge og udføre begivenheder, men du skal også vide, hvordan du bruger dem.

Her er nogle af de apps og enheder, du skal forstå:

• Software til eventhåndtering og -planlægning
• Sociale medier
• Apps til billetsalg
• Software til e-mailmarketing
• Microsoft Office og Google G-Suite
• Værktøjer til projektstyring
• AV-udstyr (kameraer, mikrofoner, belysning og projektorer)

Næste skridt: Se vores liste over gratis værktøjer til eventplanlægning, der hjælper dig med at organisere dit arbejde mere effektivt.

10. Bred viden om events

Det kan virke som et indlysende punkt, men du bør have generel viden om, hvad der kræves at opsætte en event.

Du behøver ikke at være ekspert på jobbet som DJ, men du behøver at vide, hvad en DJ har brug for, så han kan udføre sit arbejde.

Det samme gælder for alle andre, der er involveret i din event. Sørg for, at du har styr på det grundlæggende om, hvad de gør, så du kan delegere og imødekomme.

Her er andre ting, som du bør have bredt kendskab til for events:

• Hvordan man laver en grundplan
• Hvor lang tid madtjenester tager
• Hvilket AV-udstyr er påkrævet
• Hvordan man estimerer eventstedets kapacitet
• Hvordan man undersøger leverandører til events

Næste skridt:Du kan lære alt dette ved at kigge rundt på vores blog eller tage et kursus i eventplanlægning.

Føler du dig klædt på med det rette udstyr?

Hvis du kan mestre alle disse 10 færdigheder inden for eventplanlægning, så er du godt på vej til en vellykket karriere i eventbranchen.

Manglede vi noget i denne artikel? Du er velkommen til at tilføje dine forslag i kommentarfeltet nedenfor og dele med dine medarrangører.