Puha! Du har arbejdet ekstremt hårdt for at gøre denne private begivenhed så god som mulig. Nu er det tid til at sætte benene op og …
Nej – der er en sidste ting, der skal gøres. Faktisk er der syv ting, der skal gøres.
Læs videre for at finde ud af …
-
- Hvorfor du skal takke alle, der kom
- Hvordan man ved, om arrangementet var en succes
- Hvilke spørgsmål du skal stille dine deltagere
- Hvordan opfølgende møder arrangeres
- Hvad skal man kigge efter i budgettet
- Hvordan man får det meste ud af minderne fra eventet
- Hvordan man forbereder sig til den næste private begivenhed
Det er det sidste skridt på rejsen, så lad os roligt sætte en fod foran den anden.
1. Tak dine gæster for at komme
Du skal altid takke dine gæster for at komme til dit event. Private arrangementer har en tendens til at være mindre i omfang end de offentlige, hvilket gør det lettere at takke alle personligt.
Send en besked til dine gæster individuelt og kommenter på bestemte episoder under eventet. Måske har du haft en god samtale om et eller andet eller planlagde at mødes i fremtiden.
Hvis din begivenhed fremhævede VIP-gæster, som influencers, er det også en god form at takke dem personligt. De er måske interesserede i at komme til din næste begivenhed og hjælpe dig med at promovere det.
Havde du en sponsor til din begivenhed? Så skal du vise dem din påskønnelse og dele nogle af de vigtigste tal med dem fra eventet.
Hvis du havde et hold til at hjælpe dig med at arrangere eventet, skal du sørge for at fortælle dem, hvilken forskel deres arbejde gjorde.
Endelig bør du takke det sted, hvor du holdte din private begivenhed. Hvis de gjorde en indsats for at imødekomme dig på dagen, så dem positiv feedback.
2. Se om du nåede målene for eventet
Hvis din private begivenhed var en fødselsdag, et bryllup eller en årsdag, så har du nået målet, hvis alle følte sig godt tilpas.
Men hvis din private begivenhed var mere forretningsrelateret, bør du kigge på, om du fik det ud af eventet, som du ønskede.
Var det for eksempel at lave specifikke nye forbindelser i branchen? Har du diskuteret en virksomhedsfusion med en anden virksomhed?
Nogle af disse mål er ikke baseret på begivenheden alene, men du kan vurdere, om den private begivenhed hjalp med, at du kom tættere på dem.
Var de imponerede over stedet, maden og servicen? Var det et godt sted at have et møde? Eller er der noget, du kan gøre bedre næste gang?
Tip: Læs mere om, hvordan man følger op efter en networkingevent.
3. Få feedback på dit arbejde
Feedback er afgørende for at forbedre dit arbejde. Selvom din private begivenhed var uformel, kan det ikke skade for at få nogle meninger fra deltagerne.
Hvis du var vært for en familiesammenkomst, så spørg alle, hvordan de synes, at det gik. Måske har de brugbare forslag eller vil endda være frivillige til at hjælpe med den næste sammenkomst.
Hvis din private begivenhed var rent forretningsrelateret, bør du stadig bede deltagerne om deres feedback. Det vil få dig til at virke mere professionel og som om, at du værdsætter deres mening.
Endelig kan større privat begivenheder kræve, at du får et kvantitativt undersøgelsesværktøj. Kig på hjemmesider som Google Forms eller Survey Planet for at oprette brugerdefinerede feedbackformer.
Tip: Tjek vores guide til at evaluere events.
4. Styrk dine forbindelser
Forhåbentlig har du haft en god tid at hilse på alle til dit event. Måske har du fået nye venner, og du vil gerne se dem igen efter arrangementet.
LinkedIn er et godt sted for forretningsfolk at oprette forbindelse efter et event for networking. Tilføj dem som en forbindelse og send dem en besked om at mødes igen.
Facebook er det bedste sted at komme i kontakt med familiemedlemmer, som du måske ikke har talt med i lang tid. Send en besked til dem og tal om fremtidige bryllupper, fødselsdage eller genforeninger.
Twitter og Instagram er gode platforme til at forblive forbundet med eventuelle influencers, talere eller kendisgæster, du havde til dit private arrangement.
Sociale medier er gode, men møder fra ansigt til ansigt er bedre. Se om du kan styrke dine relationer ved at planlægge i et uformelt møde.
5. Bundlinjen
Efter begivenheden skal du kontrollere din bankkonto for at se, om det er på tide at gå i panik eller ej. Gik du over budgettet? Eller har du stadig nogle penge tilbage til næste arrangement?
Hvis du har brugt en form for billetsoftware, kan du nemt se, hvor mange billetter du har solgt (eller hvor mange mennesker RSVP’ede, hvis det var en gratis begivenhed).
Når du har alles feedback foran dig, er det også lettere at vurdere, om de penge, du brugte på stedet, mad, drikkevarer og underholdning, var det værd.
Kan du strække budgettet til din næste private begivenhed? Måske lave et loft på regningen i baren i stedet for at gøre det til en gratis bar hele natten? Eller måske gå til nogle virksomheder, som du gerne vil have skal sponsorere en del af den næste begivenhed?
Hvis du havde nogen virksomhedssponsorer til din begivenhed, skal du dele resultaterne med dem. De kan være interesserede i at sponsorere fremtidige begivenheder, hvis dette viste sig at være en succes.
6. Gør folk klar til det næste private event
Hvis vi antager, at dit event var en succes, bør du forberede alle på, at det sker igen … og meget bedre end før.
En af måderne, hvorpå du kan få folk til at komme tilbage på til din private begivenhed, er ved at tilbyde rabat den næste gang, de deltager.
En anden måde er ved at gøre dem til en influencer. Private events er allerede eksklusive af natur. Men hvis du lader en af dine tidligere gæster bringe en ven med sig næste gang, så giver det dem VIP-status.
Begge tilgange er gode til at gøre dine gæster til dine begivenheders fortalere. De er særligt nyttige til private events, da din promovering er lidt mere begrænset.
7. Opret indhold til sociale medier med højdepunkter
Hvis du har lavet nogle gode minder med dine gæster, har du forhåbentlig udødeliggjort dem med billeder og videoer.
Afhængigt af din tilgang til promovering af private arrangementer kan du dele disse på dine sociale medier. Du kan også videresende dem til gæsterne individuelt.
Hvis du har en masse billeder, skal du sørge for at kigge gennem dem, før du bare smider det hele online eller i en e-mail.
Opret en mappe eller andet kun med highlights fra eventet, kun de bedste eller mest mindeværdige øjeblikke fra dagen. På den måde præsenterer du den private begivenhed i det bedst mulige lys.
Konklusion
Organisering af en privat begivenhed er ofte en lærerig oplevelse, selv for den mest erfarne eventplanlægger.
Forhåbentlig er du kommet fra denne begivenhed en smule klogere.
Hvis du har brug for at forenkle billetsalg til din næste begivenhed, skal du overveje at bruge et billetsystem. Du kan gøre begivenheden både privat og gratis, hvis du ikke har planer om at sælge billetter.
Tak, fordi du læste med, og held og lykke med din næste begivenhed!