Den ultimative guide til en vellykket velgørenhedsbegivenhed

Hvis du organiserer en begivenhed for at samle penge ind til en god sag, så har du lige ramt jackpotten. Vi har samlet alt, hvad vi ved om emnet, til denne ultimative guide for en vellykket velgørenhedsbegivenhed.

Hvad du vil lære i denne vejledning:

• Sådan får du mest ud af planlægningsfasen
• Måder du kan promovere din velgørenhedsbegivenhed gratis
• Hvad man skal gøre som vært på dagen for arrangementet
• Hvordan du gør gæsterne til donorer under opfølgningen

1. Planlæg din velgørenhedsbegivenhed

Velgørenhedsbegivenheder er blandt nogle af de sværeste begivenheder at planlægge. Ikke alene skal du overveje alt, der er inkluderet i andre begivenheder, men du skal også støtte en god sag.

Her er et kort resumé af alle de aspekter, du skal dække under planlægningsfasen:

Tema

Sørg for, at dit eventtema stemmer overens med den velgørende sag som, at du indsamler penge til.

Mål

Indstil et mål for, hvor mange penge du vil indsamle, eller hvor mange donorer du gerne vil have skal tilmelde sig.

Budget

Opret et budget, der indberegner til underholdning, sted, catering, personale, markedsføring og sikkerhed for din begivenhed.

Frivillige

Rekruttere frivillige til at hjælpe dig med at organisere eventet og sørg for, at det hele forløber glat på selve dagen.

Sponsorer

Henvend dig til potentielle sponsorer for at dække omkostningerne for arrangementet i bytte for deres brands eksponering.

Donationer

Find en måde at acceptere donationer på, såsom billet- og merchandise-salg.

Leverandører

Udforsk leverandører, såsom cateringfirmaer, fotografer, udstyrsudlejning og medieplanlæggere.

Rekruttering af frivillige kan ofte være det første skridt. Det vil gøre det muligt for dig at delegere mange af de ting, du har på din opgaveliste.

Hvad skal du gøre nu

Vi har sammensat en omfattende artikel, der beskriver, hvordan man skal håndtere hvert af de punkter, der er skitseret ovenfor. Vi har også en liste over fundraisingideer til dig, som du kan blive inspireret af. Læs begge for at sikre, at du har dækket alt.

Yderligere læsning: Sådan planlægger du en velgørenhedsbegivenhed: 10 vigtige trin og 61 unikke til idéer til fundraising for velgørenhedsevents.

2. Promover din velgørenhedsbegivenhed

Velgørenhedsbegivenheder skal promoveres som enhver anden form for begivenhed. Men når det kommer til at støtte en god sag, må man være meget mere forsigtig med, hvor pengene går hen.

Her er nogle punkter, der er værd at overveje, når du promoverer din fundraiser:

Budget

Pas på med, hvor mange penge du investerer i promovering, og hvilke kanaler du bruger.

Branding

Vær selektiv om, hvor du annoncerer, og sørg for, at din markedsføring er i overensstemmelse med velgørenhedens brand og tone.

Gadehold

Bed dine begivenhedsfrivillige om at fungere som et gadehold og hjælpe dig med at promovere både online og offline.

Budskab

Inkludér kernebudskabet til din velgørenhedsbegivenhed i al din reklamemateriale for at fremhæve den gode årsag.

Sociale medier

Brug sociale medier til gratis kampagner for at maksimere den eksponering, din begivenhed får.

Influencers

Se om du kan få sociale medier influencer, der har sympati for din sag til at hjælpe dig med at promovere begivenheden.

Billetsalg

Find en billetpartner, der giver dig rabat for at være en velgørenhedsbegivenhed.

Radio og aviser

Spørg lokale radiostationer og aviser, om de gerne vil promoverer dit arrangement gratis eller til rabat.

Fordelen, velgørenhed begivenheder har over andre, er, at mange mennesker og institutioner er glade for at hjælpe. Vær ikke bange for at bede om tjenester og rabatter!

Hvad skal du gøre nu

Vi ved, at det kan være svært at promovere med et minimalt budget, så vi har samlet en omfattende vejledning til dig. Klik på linket herunder for at lære at promovere en fundraiser.

Yderligere læsning: 20 måder at promovere en velgørenhedsbegivenhed på.

3. Vært for et velgørenhedsarrangement

Som værten skal du sørge for, at alle har det godt: både gæsterne og dine frivillige. Men du bør også være i promoveringstilstand på selve dagen for arrangementet.

Her er nogle opgaver til din opgaveliste som vært for velgørenhedsevent:

Briefing

Brief din frivillige om, hvordan man hilse og registrere gæster, gør dem klar over tidsplanen for dagen, og hvad de skal gøre i tilfælde af en nødsituation.

Lokale/spillested

Forbered stedet ved at lave sædesarrangementer, oprette branding og give gæsterne retningsskilte.

Logistik

Forbered logistik ved at kontrollere, om der er ændringer i sidste øjebliks trafik og vejr, der kan forårsage forsinkelser.

Teknisk udstyr

Opsæt scenen og teknisk udstyr, såsom mikrofoner, lydsystemer, scenelys, projektorer og computere.

Hilsner

Hils på gæsterne, når de ankommer, og tilbyd dem nogle snacks og måske endda en lille velkomsttale.

Sociale medier

Bed dine frivillige til at hjælpe dig med at tage billeder og videoer af arrangementet, og opfordr gæsterne til at dele deres billeder på sociale medier.

Rengøring

Når festlighederne er forbi, er det tid til at rydde alt op og sige farvel til gæsterne.

Du bør også benytte lejligheden til at spørge dine frivillige, hvordan det gik under arrangementet. På den måde får du nogle indsigter, mens deres hukommelse stadig er frisk.

Hvad skal du gøre nu

Vi har samlet en trinvis vejledning til, hvordan du arrangerer en velgørenhedsbegivenhed, så du får de bedste resultater. Linket nedenfor tager dig direkte dertil.

Yderligere læsning: Sådan er du vært for et event med velgørenhedsfundraiser (i 9 trin).

4. Opfølgning efter din velgørenhedsbegivenhed

Nu, hvor begivenheden er forbi, har du forhåbentlig mødt dit fundraiseringsmål. Du skal dog følge op med gæsterne for at se, om du stadig kan konvertere nogle få af dem til donorer.

Her er, hvad man skal se på i opfølgningsfasen af ​​din velgørenhedsbegivenhed:

Tal

Se på, hvor mange penge du har opnået, og analyser eventuelle yderligere målinger som aktivitet på sociale medier.

Budget

Når du ved, hvor meget du har rejst i donationer, er det tid til at regne på, hvor meget du har som endeligt beløb.

Indhold

Donorer, sponsorer og frivillige vil alle nyde højdepunkter fra fundraiser. Kompilér en samling med billeder og vidoer af det indhold, du har.

Takker

En stor “tak” til alle er på sin plads. Et personligt præg går langt for at få dine frivillige, sponsorer og donorer til at føle sig specielle.

Del resultater

Udover at få en tak, så vil personer, der er involveret i din fundraiser, også være interesserede i resultaterne derfra.

Feedback

Når du sender dine takbeskeder og deler resultaterne, så benyt lejligheden til også at indsamle feedback.

Debrief dit team

Endelig er det nyttigt at debriefe dit frivillighold for at se, om du har nået dit mål og bestemme, hvad der kunne forbedres fremad.

Hvad skal du gøre nu

Hvis du vil sikre dig, at du kan få gæsterne til at blive velgørende donorer, bør du læse vejledningen nedenfor om, hvordan du gør netop det.

Yderligere læsning:8 ideer til donorkultivering i opfølgningen på velgørenhedsevents.

Wrap-up

Velgørenhedsbegivenheder kan være vanskelige at gøre vellykkede af på grund af begrænsningerne i budgettet og – ofte – branding. Men nu er du meget bedre rustet til at tackle disse udfordringer.

Hovedpunkter

Her er de vigtigste punkter, du bør med dig fra denne vejledning:

• Sørg for, at alt, hvad du planlægger for arrangementet, stemmer overens med den velgørende sag.
• Rekruttér frivillige i begyndelsen til at hjælpe dig med alle de opgaver, der skal gøres.
• Udnyt så mange gratis marketingkanaler (som sociale medier), som du kan.
• Følg op med gæsterne for at se, om du kan få flere af dem til at blive donorer.

Det er hovedbudskabet! Har du noget, du gerne vil føje til denne vejledning? Smid dine forslag i kommentarerne nedenfor.