Den ultimative guide til en vellykket musikbegivenhed

Mic check, one-two, one-two. Velkommen til den ultimative guide til en vellykket musikbegivenhed!

Et band vil typisk spille i 30-90 minutter, og så er showet forbi. Men for dig som eventarrangør begynder showet, før bandet spiller og slutter ikke, når de går fra scenen.

Hvad du vil lære i denne vejledning:

• Hvad skal man se efter, når man booker bands og spillesteder.
• Alle måder du kan promovere din koncert eller festival på.
• Hvordan man forbereder stedet til bandet og publikum.
• Forskellige måder at opretholde hype omkring din begivenhed på efterfølgende.

1. Planlægning af din musikbegivenhed

Mens research af spillesteder til musik kan virke utroligt let, så er det ikke altid så nemt at finde de ideelle bands til din musikbegivenhed.

Her er de fire hovedpunkter, du bør tænke på, når du organiserer en musikbegivenhed:

Musikere

Research og booking af talentfulde og pålidelige musikere, der kan sælge billetter.

Lokale/spillested

Book et spillested, der har tilstrækkelig plads til dine musikere og deres publikum.

Krav

Indsamle oplysninger fra musikerne om deres tekniske krav og alt andet, de har brug for.

Budget

Beregn, hvor meget du skal betale kunstnerne og spillestedet for at oprette et begivenhedsbudget.

Husk at forhandle med både musikere og spillestedet, så du har nok penge til at promovere showet og sælge nogle billetter.

Hvad skal du gøre nu

Du kan læse mere om, hvordan du laver research, shortlister og forhandler med musikere og spillesteder i vores guide til planlægning af en vellykket musikbegivenhed.

Yderligere læsning: Sådan planlægger du en musikbegivenhed: 5 trin til en succesfuld koncert.

2. Promovering af din musikbegivenhed

Promovering af af musikbegivenheder er noget, som de fleste bands ikke er ret gode til. Som en ekspert eventarrangør, skal du ikke lave samme fejl.

Følg disse trin for at sikre dig, at du har dækket alle annonceringsbaser:

Visuelt

Lav nogle fantastiske visuelle effektiver til din begivenhed ved hjælp af dit eget logo og billeder fra bandsene.

Flyers og plakater

Har nogle flyers og plakater trykt, så du kan hænge dem uden for lokalet og andre steder.

Kunstnerpromovering

Ved kunstnerne om at hjælpe dig med at promovere showet via deres egne kanaler og netværk.

Billetsalg

Sørg for, at der er så få trin som muligt mellem at finde din begivenhed og købe en billet.

Sociale medier

Opret en begivenhedsside på Facebook og promover showet på andre sociale medier.

Betalte annoncer

Brug betalte annoncer i relevante magasiner og på sociale medier og hjemmesider for at øge din rækkevidde.

Eventlister

Angiv din musikbegivenhed på alle de gratis hjemmesider med eventoversigter, du kan finde online.

Hvis du ikke har budgettet til at bruge alle disse metoder, skal du fokusere på dem, der vil give dig det bedste afkast af din investering.

Hvad skal du gøre nu

Du kan finde ud af mere om hver type promovering i vores vejledning om, hvordan du markedsfører en musikbegivenhed. Læs den ved at klikke på linket nedenfor.

Yderligere læsning: Sådan markedsføres en musikbegivenhed: 7 bedste tips.

3. At være vært for din musikbegivenhed

Du har solgt en masse billetter (forhåbentlig allesammen), og nu er det tid til at imødekomme deltagernes forventninger. Tid til at træde ind i rollen som en MC!

Her er, hvad du skal gøre på dagen for din musikbegivenhed for at sikre, at det er en succes:

Teknisk udstyr

Forbered lokalet og sørg for, at scenen, belysningen, lyden og siddepladserne er klar til publikum.

Personale

Sørg for, at eventet er ordentligt bemandet med en lydingeniør, ekstra teknisk personale, sikkerhed ved døren og nogen til at stå for billet.

Tidsplan

Hav en oversigt over, hvad der skal ske den aften, og udskrive kopier til alle andre.

Værktøjskasse

Medbring et værktøjssæt, der har ekstra guitarstrenge, XLR-kabler, instrumentstiftere, ørepropper, elektrisk tape, magiske markører og håndklæder.

Krav

Sørg for at have alt, hvad du har brug for til bandets backstage-værelse, herunder drikkevarer, snacks og telefonopladere.

Planer som backup

Hav back-up planer til, når tingene går galt, som en bandaflysning eller dårligt vejr (til udendørs begivenheder).

Kommunikation

Hold kommunikationen mellem dig og alle andre nemt og klart ved at have en gruppechat eller teambriefing.

Hvad skal du gøre nu

Hvis der er dele, du stadig ikke er sikker på, hvordan du håndterer, så gå videre til vores dybtgående vejledning om, hvordan du arrangerer en musikbegivenhed.

Yderligere læsning: Make it Alright on the Night! 8 tips til at arrangere din musikbegivenhed.

4. Opfølgning efter din musikbegivenhed

Når festen er ovre, og den sidste rockestjerne har forladt bygningen, er det tid til at pakke sammen. Men efter at du har pakket sammen, er det tid til at opretholde hypen online indtil din næste koncert.

Her er hvad du skal lægge på din to-do-liste til efter eventet:

Feedback

Spørg dine deltagere om feedback til, hvordan de oplevede begivenheden, så du kan forbedre den næste.

Relationer

Benyt lejligheden til at opbygge dine professionelle relationer med bandsene, spillestederne og alle leverandører, du har ansat.

Kundebevaring

Brug din mailingliste og sociale medier til at tilbyde dine gæster incitamenter (som en rabatkode) til at komme til din næste koncert.

Præmier og gaver

En anden måde at bygge nogle buzz på er at tilbyde præmier for det bedste eventfoto taget af publikum.

Hvad skal du gøre nu

Der er et utal af måder, du kan holde kontakten med folk efter arrangementet. Se vores detaljerede vejledning til, hvad du skal gøre i opfølgningsfasen.

Yderligere læsning: Opfølgning efter en musikbegivenhed: Hvordan og hvorfor.

Wrap-up

Du er nu så godt forberedt til at opsætte din musikbegivenhed, at publikum vil tigge dig en mere.

Hovedpunkter

Lad os se på nogle af hovedpunkterne i denne artikel:

• Find pålidelige og talentfulde bands, der kan hjælpe dig med at sælge billetter.
• Brug alle dine muligheder, når det kommer til kampagner – både online og offline.
• Lav en komplet generalprøve på dagen for arrangementet, så alt går glat.
• Opfølgning efter koncerten for at opbygge dine professionelle relationer og bevare dine kunder.

Der er mange musikpromotorer, men du vil være langt foran konkurrencen, hvis du følger disse trin til en vellykket musikbegivenhed.