Den ultimative guide til en vellykket sportsbegivenhed

Velkommen til den ultimative guide til en vellykket sportsbegivenhed! Her går vi igennem alt, hvad du behøver at vide for at få bolden til at rulle, komme ud svingende og score point hos dine deltagere.

Hvad du vil lære i denne vejledning

• Hvordan du planlægger hvert aspekt af din sportsbegivenhed.
• Måder du kan promovere på for at sælge billetter.
• Dine ansvarsområder som vært på dagen.
• Sådan gør du dine deltagere til fans.

1. Planlæg din sportsbegivenhed

Planlægningsfasen handler om at se det store billede og derefter kigge ned på detaljerne. Ikke alene skal du formulere et budget og en tidslinje, men du skal også tænke på atleterne og sponsorerne.

Lad os se på, hvad der er involveret i planlægningsprocessen:

Det store billede

Din plan skal indeholde mål og gennemførlighed af sportseventet, hvor meget tid du skal bruge og rekruttering af potentielle atleter og sponsorer.

Dato, klokkeslæt og sted

Når du har fået det store billede og har en fuld oversigt, så er det tid til at fastsætte nogle frister for dig selv. Hvornår kan du finde stedet, og har det alle de faciliteter, du har brug for?

Revidér og justér

Når du har sat dig selv nogle deadlines, er det tid til at se på, om dit store plan skal revideres og justeres.

Sponsorering

Når planen er på plads er det tid til at kigge efter finansiering og henvende sig til potentielle sponsorer.

Tidsplan

Planlæg alt, hvad der skal ske på dagen, og overvej at gøre det familievenligt.

Forsyninger

Du kan ikke gennemføre en sportsbegivenhed uden nogle forsyninger, så skriv alt ned, hvad du behøver, herunder bolde, trofæer, fløjter og resultattavler.

Sundhed og sikkerhed

Nu er det også et godt tidspunkt at overveje nogle af de risici, der er involveret i sport, og hvordan du planlægger at tackle dem, hvis der sker ulykker.

Hvad skal du gøre nu

Vi har dækket hvert af disse punkter mere detaljeret i vores vejledning til, hvordan du planlægger din sportsbegivenhed.

Yderligere læsning: Sådan planlægger du en sportsbegivenhed: 7 nemme trin.

2. Promovering af din sportsbegivenhed

Sport er enorm i marketing, så du får meget konkurrence her. Men du har også mange muligheder for at få ordet ud via de mange forskellige kanaler.

Navn

Før du promoverer din begivenhed, er det vigtigt, at du kommer op med et catchy eventnavn. Sørg for, at det er nemt at huske og nemt at stave.

Plakater

Plakater er ideelle til at promovere dit event i sportscentre, sportshuse og andre steder, hvor potentielle deltagere kan se dem.

Influencers

Uanset om dit event er lille og lokalt eller en større turnering skal du udnytte influencers til at hjælpe dig med at promovere det.

Sociale medier

Opret en hjemmeside til din begivenhed og promover det online med et brugerdefineret hashtag, som folk kan bruge til at finde ud af mere.

Sponsorer

Eventuelle sponsorer, du får ombord, vil sandsynligvis også promovere arrangementet, så sørg for at du snakker med dem om deres strategi.

Billetsalg

Dit liv bliver meget lettere, hvis du bruger en billetplatform til at fremme arrangementet.

Hvad skal du gøre nu

Du har lige læst et kort overblik over de mange måder, du kan promovere dit sportsevent på. Gå videre til vores dedikerede artikel om kampagner for sportsevents for at lære mere.

Yderligere læsning: 6 effektive strategier til at promovere din sportsbegivenhed.

3. At være vært for din sportsbegivenhed

Selve dagen for eventet vil uden tvivl være den mest hektiske del af din eventplanlægnings rejse. Du skal sørge for, at alle har det godt, foretage vigtige meddelelser og håndterer risici.

Vejret

Hvis din sportsbegivenhed er udendørs, så sørg for at du dobbelttjekker vejrudsigten på dagen.

Briefing

Hold en orientering eller briefing med dit eventhold og giv hvert medlem en kopi af eventskemaet.

Sundhed og sikkerhed

Dobbelttjek, at der er en førstehjælpskasse, og en som ved, hvordan man bruger den.

Teknisk udstyr

Opsæt og test alt teknisk udstyr, du har brug for at foretage meddelelser, såsom en mikrofon og et lydsystem.

Sportsudstyr

Klargør alt det sportsudstyr, du leverer, som mål, fløjter og resultattavler.

Forfriskninger

Sørg for at atleterne har rigeligt med vand og sunde snacks til, når de ankommer.

Præmier

De præmier, du giver til det vindende hold, skal være poleret og vises frem.

Registrering

Hold styr på, hvem der er ved arrangementet ved at oprette en registreringstabel for deltagere og sportsfolk.

Indhold

Alle sportsfans kan lide at se højdepunkterne på det event, de gik til, så sørg for, at du har nogen at tage nogle billeder og videoer.

Sociale medier

Vis din eventhashtag klart, så alle deltagere ved, hvad de skal tilføje, når de deler billeder og videor på sociale medier.

Prisuddeling

Find dine bedste offentlige talerevner frem, når du tildeler præmierne til det vindende hold.

Pak sammen

Sørg for, at stedet efterlades rystende rent, når eventet er forbi, og alle er gået hjem.

Hvad skal du gøre nu

Der er meget at holde øje med, når du er vært for en sportsbegivenhed. Derfor har vi skrevet en omfattende vejledning om, hvordan du holder stressniveauet på et minimum.

Yderligere læsning: 12 point til vinderen: Sådan er du vært for en sportsbegivenhed..

4. Følg op efter din sportsbegivenhed

Spillet er nok forbi for atleterne og deltagerne, men ikke for dig som eventplanlægger. Opfølgningen er, hvor du minder alle om, hvor episk begivenheden var.

Sig tak

Der ville ikke være noget event uden fansene, atleterne, sponsorerne og dit team. Sørg for at takke dem alle ordentligt for at komme og hjælpe dig.

Dækning efter eventet

Nu er det tid til at dele alt det gode indhold, du har samlet fra dagen på sociale medier og til din mailingliste.

Indsamling af feedback

Når du samler feedback, skal du huske at stille specifikke spørgsmål, så du får værdifulde oplysninger, du kan bruge til at forbedre den næste begivenhed.

Evaluering

Med denne feedback i hånden skal du evaluere eventet som helhed sammen med dit hold.

Planlægning

Når evalueringen er fuldført, er du i en god position til at planlægge din næste sportsbegivenhed.

Hvad skal du gøre nu

Du kan læse mere om, hvilke specifikke spørgsmål der skal stilles, når du samler feedback (og meget mere) i vores vejledning til, hvordan man følger op efter en sportsbegivenhed.

Yderligere læsning: Vær opmærksom: Sådan følger du op efter en sportsbegivenhed..

Wrap-up

Scoring! Du har nu samlet al den viden, du har brug for for at arrangere en vellykket sportsbegivenhed. Føler du dig kampklar? Det bør du hvert fald!

Hovedpointer

Her er nogle af de vigtigste punkter, vi har dækket i denne vejledning:

• Pas på og overvej tid og penge, når du planlægger din begivenhed.
• Promovér begivenheden på de kanaler, hvor sportsfans går hen for at holde sig ajour.
• Forbered og deleger så meget som muligt på dagen for arrangementet.
• Indsaml feedback, så du kan forbedre din næste sportsbegivenhed.

Det var alt, folkens! Fortæl os, hvordan det går for dig i kommentarerne nedenfor!