Betydningen af nødplan til begivenheder kan ikke understreges nok. Du kender den gamle historie om myren og græshopperen. Hvad sker der, når katastrofen rammer, og du er ikke klar? Nå ja, en katastrofe.
Det er mere arbejde først, men stol på os: Du vil have dækket dine baser med en solid beredskabsplan. Eventarrangører er ved roret, når uheld opstår. Du vil ikke være i kaptajnens sæde uden en anelse om, hvad du skal gøre.
Ved at følge vores vejledning nedenfor kan du begynde at opbygge din nødplan nu. Brug disse tips som et eksempel på en beredskabsplan til events og så byg videre på den.
Med den rigtige forberedelse kan en total eventdræber blive til et håndterbart tilbageslag.
Gør dig klar. Vær en myre.
Har du brug for flere ideér? Find Billetto events i København, Aarhus og Odense (eller andre byer).
Hvordan planlægger man
Trin 1 til en god nødplan for events? Identificer trusler. Find ud af, hvor du er sårbar og byg dit forsvar.
Førstehjælp
Sundhed og sikkerhed er blandt de vigtigste bekymringer for events. Du kan ikke være uden en plan for medicinske nødsituationer. Prøv at få et par medarbejdere fra dit hold uddannet i grundlæggende førstehjælp.
Hvis dit budget tillader det, kan du endda ansætte et firma med kendskab til akut medicinsk hjælp. Det er også en god idé at have AED’er (automatiske eksterne defibrillatorer) til rådighed. Sørg for, at nok af dit besætning ved, hvordan man bruger dem, hvis behovet opstår.
Tip: Du er eventarrangør, ikke en læge! Alligevel skal du og dit team kende basis af førstehjælp i nødstilfælde.
Katastrofer
Vær klar til en række omfattende nødsituationer. For eksempel, hvis der var en brand, hvad ville dine deltagere gøre? Kan du instruere dem, når der er opstået fare? Her er nogle spørgsmål, som du skal dække, når du forbereder:
- Er dine trappeopgange ventilerede?
- Er der nødkort til stede rundt om i lokalet? Er dit hold klar over stedets layout?
- Taler et af dine medarbejdere på flere sprog? (Kommunikation er essentielt under nødsituationer.)
- Har du en nødplan for terror? Hvad sker der, når der er en bombestrussel?
- Er der en nødstrømskilde i tilfælde af alvorlige vejrproblemer?
- Har dit spillested automatiske branddøre?
- Hvor længe vil det tage for myndighederne at reagere? (Brandmænd, politi osv.)
- Hvordan vil du holde hovedopkørsler og indgange fri?
Tip: Byg en god beredskabsplan ved at finde af om, et sted er sikkert for din næste begivenhed.
Tekniske problemer
Moderne arrangementer bruger masser af teknologi. Hvad vil du gøre, hvis dit system til billetlæsning gik i stykker? Eller hvad hvis lydsystemet ikke fungerer, og ingen kan høre din gæstetaler?
AV-fejlfindingsprogrammer er vigtige elementer i dit eventhold. Det er deres ansvar at tjekke teknologien før og under arrangementet.
Hvis du har vigtige filer – som videoer eller andre medier – brug harddiske og USB-sticks. Cloud-drev er webafhængige, og du ved aldrig, hvornår forbindelsesproblemer kan opstå.
I tilfælde af udstyr går i stykker, er det også en god ide at have sikkerhedskopier klar.
Afmeldinger
Den der komiker, der sagde, de ville komme til eventet? Ja, han aflyste i sidste øjeblik. Sørg for, at du har en backupgæst, for en sikkerheds skyld.
Hvis du holder en gæst på nødopkald, kan det koste dig ekstra, men det er meget bedre end at skulle betale penge tilbage, hvis dit hovednavn ikke møder op.
Ligeledes, hvis nogle af dine medarbejdere ikke kan klare det, vil du helt sikkert have brug for backup-medarbejdere.
Tip: Deal med de frygtede aflysninger ved hjælp af nogle af disse forslag.
Tilstedeværelse
Hvis en stor del af dine deltagere ikke møder op, kan dette være en alvorlig event-killer. Leverandører vil ikke have profit, og du vil ikke have så mange optagelser til at dele online.
Endnu værre kan dine deltagere føle, at de har lavet en fejl. De kan antage, at den sparsomme tilstedeværelse afspejler lav kvalitet af begivenheden.
Desværre kan dette ikke løses på selve aftenen. E-mails med påmindelser kan dog medvirke til at begrænse antallet, der ikke møder op. Derudover skaber opkrævning af billetter en investering: Dine deltagere er mere tilbøjelige til at dukke op, hvis de har betalt for det.
Og selvfølgelig skal du altid give dig god tid til at sælge billetter og markedsføre dit arrangement.
Tip: Undgå sparsom deltagelse med nogle af disse tips til billetsalg.
Mad og drikke
Fødevarer skal være friske. Det betyder, at det ikke kan forberedes længe før selve dagen for eventet. Mad kan også ende med at blive dårligt, ødelagt eller simpelthen uspiselig. Hvis din cateringfirma ikke går det ordenligt, vil du være glad for at have sikret en backup.
Det kan endda være en god idé at indgå en aftale med to separate cateringfirmaer for en sikkerheds skyld. Hvis du ikke har brug for den ekstra mad, får arrangementspersonalet en gratis frokost.
Tip: Nogle cateringfirmaer som StandByChef tilbyder cateringtjenester i sidste øjebliks, der giver mad og drikke så sent som 48 timer før arrangementets dag..
Sikkerhed
Yep, det er folk, der forsøger at crashe events. For ikke at nævne larmende deltagere og slåskampe på stedet, der bliver til mere end uformelle uenigheder.
Sikkerhed ved døren er en enkel måde at planlægge mod sikkerhedstrusler. Bare et lille team af sikkerhedspersoner med uniform kan afholde deltagere fra at starte problemer. Sikkerhed er en vigtig ting for enhver begivenheds nødplan, så gå ikke ned på sikkerhed og beskyttelse, hvis der er en chance for, at du får brug for det.
Tip: Sikkerhedsselskaber for events er som regel den mest effektive måde at holde alle sikre på.
Kommandokæden
Selv et hold med en nødplan for begivenheder er måske ikke udstyret til virkelig at håndtere ting i virkeligheden. Der bør være nul skænderier eller diskussion, hvis en nødsituation opstår.
En kommandokæde vil afklare, hvem der bestemmer. Alle på dit hold skal være opmærksomme på beslutningsprocessen. De bør vide, hvad der har ansvaret for, om det skal gå videre til det næste niveau.
Individuelle ansvarsområder bør udarbejdes for hver person på holdet. Hurtig, afgørende handling er, hvad der vil redde dagen.
En grundlæggende nødplansskabelon
Den egentlige plan skal beskrives i et enkelt dokument. På den måde kan du dele det med dit eventhold og andet personale. Brug punkterne herunder som et kort eksempel på en beredskabsplan.
Scenariet
Angiv truslen. Du kan tilføje små detaljer, som fx hvorfor det er en trussel og konsekvenserne af denne trussel, hvis den ikke kigges på.
Eksempel: “En uaddresseret ild kan hurtigt spredes. Det sætter alle menneskers liv i fare, som er i nærheden, og ødelægger dyr ejendom.”
Beredskabsplan
Det bedste angreb er et godt forsvar. Angiv, hvordan du tager basale sikkerhedsforanstaltninger. Afhængig af truslen kan dette omfatte nødøvelser, udstyrsundersøgelser eller endda bare planer for styring af sygedage.
Example: “Få kendskab til bygnings struktur. Hvert medarbejder skal vide, hvor udgangene er, og hvor alarmerne er placeret. Vi laver en brandøvelse efter dagens beredskabsplanmøde.”
Svarprotokol
Skitsere overordnet, hvordan man håndterer truslen. Hvad er kødet på problemet, og hvad er din filosofi bag at dæmpe det?
Example: “Vores prioritet er sikkerhed. Den første ting, der skal gøres, når du opdager en ildebrænd? Sæt alarmen i gang. Forlad straks af bygningen, hold dig tæt på jorden og undgå røg. Alle skal ud af bygningen hurtigst muligt. Ring kun 112, når du er nået hen til et sikkert område udenfor bygningen.”
Tip: Prøv at oprette en plan med en tidslinje for medarbejdere, som de kan følge i tilfælde af en nødsituation.
Billetto er en billetplatform, der hjælper dig med at administrere, promovere og afholde events. Opret en eventside og begynd at sælge billetter på 5 minutter.
OPRET EVENT >>
Hvad er planen igen?
Det er bedre at være helt sikker end, at der er en chance for problemer! Kommenter nedenfor med dine egne erfaringer fra nødsituationer.
Skriv et svar