At finde det rigtige sted er sjældent ligetil. Hver event har sine egne krav.
At vælge af et sted, der er stort nok (og som er tilgængeligt) kan være en udfordring. Overvej nogle af de spørgsmål, du skal stille dig selv som en eventplanlægger, og du vil se, hvor hård processen kan være.
Har stedet den rigtige tekniske opsætning? Er det let at få adgang til? Er det bemandet? Skal jeg medbringe noget udstyr? Det er nemt at gå lidt i panik med alt det, du skal tænke på. Vores tips er designet til at gøre dit liv lettere.
Der er to aspekter at overveje:
- Hvordan processen med at finde et sted ser ud.
- Hvordan man vurderer steder for, hvor egnede de er.
Har du brug for flere ideér? Find Billetto events i København, Aarhus og Odense (eller andre byer).
Processen med at finde et eventsted
Hvilke trin skal du tage for at finde det rette sted? Hvor starter og slutter processen? Lad os se på det.
1. Start tidligt
Dette kan ikke understreges nok. Et populært event kan være booket i flere måneder eller endda år i forvejen. Derudover er booking af højttalere, leverandører eller kunstnere nemmere, når du starter tidligt.
Jo mere du har, jo større er chancen for at få det rigtige sted … og jo mindre stressende bliver processen.
2. Arbejd med et sæt kriterier
Forestil dig at gå til en bilforhandler uden at overveje, hvor mange kilometer på literen, eller endda hvor mange pladser du har brug for. Det ville være tåbeligt. Det ville være tåbeligt.
Det gælder også, når man leder efter et sted. Du skal oprette en liste over kriterier. Dette skal dække alt fra kapacitet til sundhed og sikkerhed, afstand fra offentlig transport og bemanding.
For at fortsætte metaforen skal du sørge for, at du ikke forlader forhandleren med en sportsvogn, når du faktisk har brug for en funktionel familiebil.
Tip: For en god liste over ting at tænke på, tag et kig på “13 vigtige ting at overveje, når du vælger dit eventsted“
3. Lav et budget
At have et budget er et fornuftigt tip i alt, hvad du gør, omend det er forretning eller i livet. Dette er en del af dine kriterier, men det fortjener sin egen sektion. Ikke alene bør du budgettere til at leje stedet selv, men også til eventuelle sikkerhedsmæssige overvejelser, bemanding og licens.
Tip: Her er et godt værktøj til at hjælpe dig med at oprette et budget til din næste event (herunder lokalet eller stedet).
4. Lav en favoritliste og ræk ud
Det kan være meget fristende bare at finde et sted hurtigt, der virker passende og så bare tag det. Det vil betyde færre timers diskussioner og evaluering, men det kan også betyde, at man kan få en noget rå og ubearbejdet aftale uden at bemærke det.
At finde bare ét sted er hård, men den aktuelle opgave er faktisk at finde flere events og skære dem ned til det bedste.
Når du har valgt et par steder, der passer til dine kriterier, skal du kontakte dem for at kunne diskutere.
De skal ville have fat idin forretning. Af denne grund kan stedet være villig til at hjælpe med bemanding og forfremmelse. Diskussioner er også en mulighed for at tjekke ting som udstyr, og hvad de ellers kan tilbyde.
Et sted, der forstår dine behov og kan hjælpe med ekstrafunktionerne, og dermed mindske stressniveauet.
Tip: Tjek denne artikel for tips om forhandlinger med spillesteder.
5. Besøg
Det er lidt af en gylden regel: Book ikke et sted uden at besøge det først. Et besøg kan nemt ændre din beslutning i den ene eller den anden retning. Man møder op og finder ud af, at der ikke er parkering eller god adgang med transport, men uhøfligt personale og ødelagt udstyr? Så er det bedst at holde sig væk.
Besøg kan være tidskrævende, men de har den ekstra fordel, at det viser dig, hvorvidt stedet føles rigtigt for dit event. Din mavefornemmelse er vigtig.
Værktøjer til at at lave research på forskellige steder (og hvordan man bruger dem)
Der er mange værktøjer, der kan hjælpe dig med at finde steder. Nogle er mere indlysende end andre. Værktøjerne nedenfor bør i det mindste udgøre en del af dit arsenal, når det kommer til at finde det rigtige sted til events.
1. Tagvenue
Tagvenue er et fremragende værktøj til alle typer begivenheder. De har en britisk og australsk database og giver dig mulighed for at søge på mere end 5000 steder til events.
Deres søgeværktøj giver dig mulighed for at indtaste arrangementstypen, antallet af gæster og ønsket område, og det vil så give dig passende resultater. Hvis du fx planlægger en livemusikkoncert med 200 gæster i Manchester, skal du indtaste disse kriterier for at få en klargjort liste.
Du kan også filtrere de resultater, du får. Lad disse filtre passe overens med din liste af kriterier. Du kan søge efter specifikt A/V-udstyr, alkohollicenser, sikkerhed og meget mere.
Alternativt er Venue Scanner en anden hjemmeside med meget lignende funktionalitet. Hvis du kæmper for at finde resultater i dit område, så prøv også deres database.
2. Hjemmesider med registrerede events
Hjemmesider, der registrerer events, er steder, hvor du kan finde masser af eksisterende arrangementer. Der er ikke noget galt i at få inspiration fra begivenheder svarende til din egen.
Du bør derfor gennemse lignende begivenheder i det relevante område. (Alle denne type eventhjemmesider giver dig mulighed for at filtrere resultater.)
Du vil hurtigt se, hvilke steder, der bruges til lignende begivenheder. Derefter kan du lave en liste over steder, der skal undersøges nærmere.
Denne teknik kræver, at du foretager en hel del arbejde. Men det garanterer, at du finder eventområder, der er aktive og i brug i lige netop din branche.
Tip: Der er hundredvis af eventhjemmesider derude. For 10 af de bedste i Storbritannien, tjek denne vejledning.
3. Søgemaskiner
Rådene her er ikke begrænset til Google, men lad os være ærlige: Google er, hvad du tænkte på.
Eventplanlæggere har et had-/kærlighedsforhold til Google. Dette er helt forståeligt.
Det er stadig den bedste metode til at søge efter stort set alt på. Det er ikke anderledes med eventsteder. Du kan få masser af resultater med blot et par søgninger på bestemte søgeord, men det kan være med til at skabe mere arbejde.
En søgning efter “musiklokale Birmingham” eller “konferencested Southampton” vil give dig mange sider med matches, der så skal gås igennem.
Desværre er de steder, der vises i dine resultater, ikke blevet filtreret. Du bliver nødt til at grave lidt dybere i materialet for at fastslå, om stederne er egnede.
Google garanterer heller ikke, at et sted, der vises din søgning, stadig fungerer aktivt. Du kan ende med at blive frustreret, når du finder ud af, at stedet har været lukket i flere måneder.
Tip: Hvis du gerne vil gøre det ekstra godt på Google, så tjek “Hacks til Google-søgninger, der vil gøre dit liv lettere“
Yderligere overvejelser
Nu kender du processen for at finde frem til eventstederne, og hvor man kan kigge efter potentielle eventrum. Her er et par andre overvejelser.
1. Målgruppe
Et eventsted kan virke perfekt på papiret, men ikke have den rigtige fornemmelse, når det kommer til din målgruppe. Arrangerer du en dødsmetalkoncert? Book det ikke i et sted beregnet til klassisk musik. Arrangerer en begivenhed for forretningslivets hotshots? Lav noget eksklusivt. Overvej, hvad din målgruppe forventer.
2. Fyld rummet
Hvis du forventer 100 deltagere og finder et sted med kapacitet til 500 personer, der er inden for budgettet, overvej stadig et mindre sted. Det kan virke som om, at det går mod din intuition (og at have en smule plads at give af er fint), men et stort sted vil få det til at se ud som om, du har færre gæster til dit event.
3. Faciliteter, leverandører og andre tjenester
Har du brug for at få serveret mad til dit arrangement? Har du brug for borde og stole, eller er det et event, hvor man står op? Kan sikkerhed leveres af stedet? Find tidligt ud af, hvad der tilbydes for at undgå hovedpinen på et senere tidspunkt.
Tip: Add to event er en fremragende hjemmeside til at finde leverandører, hvis du selv skal finde dine egne.
Billetto er en billetplatform, der hjælper dig med at administrere, promovere og afholde events. Opret en eventside og begynd at sælge billetter på 5 minutter.
OPRET EVENT >>
Gå på jagt efter eventsteder i dag
Bevæbnet med disse tips, kan du oprette en stærk liste over muligheder og begynde at sende følere ud. At være smart omkring det og at etablere dine behov tidligt vil spare dig helt utroligt meget tid og stress.
Når du har fundet det rette sted, skal du gennemgå disse tips til eventplanlægning for at sikre, at du får arrangeret en helt formidabel succes. God jagt efter eventsted!
Skriv et svar