Guide til evaluering af events: 10 trin til at måle din succes

Hvorfor har du brug for en guide til evaluering af begivenheder?

Det er afgørende, at du vurderer succesen af din begivenhed, hvis du planlægger at organisere fremtidige begivenheder.

En grundig evaluering af din begivenhed hjælper dig med at forstå:

• Hvad fungerede og hvad fungerede ikke
• Om du har mødt dine gæsters forventninger
• Hvor godt din markedsføringsindsats har fungeret
• Om dit budget og tidslinje var realistiske
• Hvad skal du være ekstra forsigtig med næste gang

Med andre ord vil du forbedres som en eventplanlægger, hvis du kritisk gennemgår din egen præstation. Det vil hjælpe dig med at føle dig mere selvsikker og forbedre kunsten af arrangementsplanlægning.

Trin 1: Brug SMART mål

SMART mål er en populær metode til måling af din succes. Dine mål bør være specific, measurable, assignable, realistic, og time-related (SMART).

Specifikke (Specific)

Jo mere specifik du kan blive, desto mere præcist kan du evaluere din begivenhed. Et specifikt mål er også lettere at formidle til dit team.

Målbar (Measurable)

Det er meget nyttigt, hvis du kan kvantificere din succes og sætte et nummer på det. Det nummer kan være billetsalg, penge tjent eller social medie engagement.

Tildelbart (Assignable)

Hvert mål skal tildeles en person eller et hold. På denne måde ved du, hvem der i sidste ende er ansvarlig for at nå det specifikke mål.

Realistisk (Realistic)

Måske er det vigtigste, at dine mål skal være realistiske. Manglende fastsættelse af realistiske mål resulterer kun i fejl i din begivenhed som helhed.

Tids-relaterede (Time-related)

Endelig skal du angive den tidsramme, hvor du vil nå dine mål. Det kan være måneder, uger eller dage afhængigt af størrelsen af din begivenhed.

Trin 2: Sammenlign din begivenhed med dine konkurrenter

Nu hvor du har etableret SMART-mål, kan du begynde at se på konkurrerende begivenheder. Deres resultater vil give dig en indikation af, hvor godt du klarede dig i sammenligning.

Det er vigtigt at se på begivenheder, der ligner din så meget som muligt. Sammenlign ikke æbler med appelsiner. Hvis din begivenhed er en lille lokal musikfestival, skal du ikke sammenligne den med Roskilde.

Trin 3: Gør dig observationer under arrangementet

En af dine vigtigste opgaver under selve arrangementet er at se og lytte. Gør dig observationer om, hvor godt tingene går. Nyder gæsterne det? Kæmper dit hold hårdt?

Brug din telefon eller en notesblok for at skrive observationer ned på dagen. Det vil hjælpe dig med at huske, hvad der skete mere præcist.

Hvis der skete én dårlig ting på dagen, kan du glemme alt det positive, der skete… eller omvendt.

Trin 4: Bed gæsterne om feedback på stedet

Vær ikke bange for at spørge dine gæster, hvad de tænker på dagen for arrangementet. Du kan spørge dem direkte og notere deres feedback.

Men en mere sjov måde at få feedback på dagen er at gøre det til en del af arrangementet. Du kan f.eks. Tilbyde gæster en gavepose, hvis de skriver deres feedback på din begivenhedsapp.

Du kan også gøre det interaktivt ved at sætte to skraldespande op ved udgangen. Bed dine gæster om at smide deres skrald i en af dem, hvis de kunne lide arrangementet eller den anden, hvis de ikke kunne lide det.

Trin 5: Send feedbackundersøgelser efter arrangementet

Det er vigtigt at samle så meget feedback data som muligt. Derfor anbefaler vi, at du ikke kun indsamler feedback på dagen, men også bagefter.

Der er en række online undersøgelsesværktøjer (som Survey Monkey), du kan bruge til det formål. De vil gøre det hurtigt og nemt at oprette en feedback formular.

Alternativt kan du ogsåoprette din egen feedback formular og sende til dine gæster. Tak dem for at deltage og forklar hvorfor deres feedback er vigtig for dig.

Bed så dine gæster om at vurdere hver del af arrangementet fra 1 til 5 eller 1-10:

• Begivenheden som helhed
• Mødested og faciliteter
• Mad og drikke
• Talere og entertainere
• Hvor sandsynligt det er at de anbefaler arrangementet

Du bør også give plads til at gæsterne kan skrive yderligere kommentarer.

Tip: For eksempler på event feedback spørgsmål, se på denne guide.

Trin 6: Indsaml presse udklip og medie omtale

Hvis du har lavet en ordentlig medieoptræden, kan du forvente dit navn i pressen.

En god måde at holde styr på medie omtale er at oprette en Google Alert med dit arrangement navn.

Du bør også holde øje med sociale medier, da disse sandsynligvis vil være mere talrige.

Trin 7: Se på social medie engagement

Hver social medie platform vil have et indsigt værktøj, der giver dig værdifulde data.

Du kan bruge disse værktøjer til at beregne dine:

• Likes
• Kommentarer
• Delinger
• Omtaler
• Følgere

Det er dog sandsynligt, at du vil være på flere forskellige platforme. Heldigvis kan du bruge et social medie overvågningsværktøj som Hootsuite til at samle alle dataene.

Tallene vil naturligvis kun fortælle en del af historien.

Du er måske interesseret i de specifikke ting, folk siger om din begivenhed på sociale medier. Til dette formål skal du bruge et værktøj som Spezify.

Trin 8: Tæl op hvor mange mennesker der deltog

Sociale medie omtaler er fint, men rigtige mennesker til dit arrangement er bedre. Du skal have et billetsystem, der giver dig mulighed for at tælle deltagelse.

En god billetplatform vil også fortælle dig:

• Hvordan dine gæster fandt din begivenhed
• Den foretrukne betalingsmetode for dine gæster
• Hvordan og hvornår de checkede ind

Den skal også kunne fortælle dig, hvor mange mennesker der er registreret, men ikke dukkede op. På den måde kan du følge op med no-shows individuelt.

Trin 9: Se på dit begivenhedsbudget

Det handler om pengene. I de fleste tilfælde, i det mindste.

Du har allerede udarbejdet et budget forud for arrangementet. Nu er det tid til at se, hvor godt du har holdt ved det (og om du har tjent noget).

Saml alle dine udgifter i forbindelse med lokalet, udstyr, catering og så videre. Beregn derefter, hvor mange penge du har tjent fra billetsalget.

Træk udgifter fra indtægter fra… og voila!

Du bør også notere eventuelle særlige tilbud, du fik hos sælgerne. Hvis du ikke gjorde det, så se om der er noget du kan gøre for at få en aftale for den næste begivenhed.

Trin 10: Hold en debriefing med dit team

Dine gæster og event sponsorer er ikke de eneste meninger, du bør bekymre dig om. Husk også at lytte til dit eventteam.

Det er altid en god idé at holde et debrief-møde efter det hele er afsluttet. Spørg alle, hvad de følte gik godt, og hvad der kunne gå nemmere næste gang.

Du bør også få nogle udtalelser fra talere eller entertainere, du havde til arrangementet. De kan blive gode sociale medie citater.

For at opsummere

Nu ved du hvorfor du har brug for en guide til evaluering af events. Der er meget at tænke på!

For at opsummere, er her hvad du skal gøre:

• Brug SMART mål
• Sammenlign din begivenhed med relevante konkurrenter
• Lav observationer under arrangementet
• Bed om feedback fra dine gæster på dagen
• Følg op med en feedbackundersøgelse
• Hold øje med medierne
• Analyser sociale medie data
• Beregn hvor mange mennesker deltog
• Udregn dit event budget
• Få feedback fra dit team

Marker alle disse felter, og du vil få en detaljeret analyse af, hvor godt din begivenhed klarede sig.

Held og lykke med eventevalueringen!