Hvordan man forbereder sig på en begivenhed (med Event Planlægningsskabelon)

Det kan være nemt at miste dig selv i færd med at planlægge en begivenhed. Der er masser af ting, du skal huske og holde øje med på samme tid.

Derfor er det godt at have rammer for at holde dig fokuseret. Med en oversigt over hvad der skal gøres, har du altid noget at vende tilbage til, hvis du farer vild.

Se det som dit kort i planlægningsvildmarken.

Vi har sammensat en event planlægningsskabelon, du kan bruge, hvis du mister din vej. Hver begivenhed er anderledes, så denne skabelon bliver ikke specielt skræddersyet til din.

Alligevel har alle begivenheder fælles elementer. Og disse komponenter har en tendens til at være de vigtigste.

Følg denne event planlægningsskabelon for at sikre dig, at du ikke misser nogen trin.

Tidlig forberedelse til arrangementet

Du bør begynde at planlægge din begivenhed hurtigst muligt. Der er ikke noget der hedder at have for meget tid til at forberede sig.

Store arrangementer planlægges et år (eller flere) på forhånd. Små eller mellemstore begivenheder kan stadig nyde godt af en god seks-måneders run-up.

1. Beslut dig for et tema

Medmindre du bare holder en fest for at holde en fest, vil der være et tema. Det kan være en fancy galla fest eller en politisk konference. Start med grunden til at holde arrangementet.

2. Definer dit publikum

Når det er krystalklart, hvorfor du organiserer arrangementet, skal du definere dit publikum. Hvem vil være interesseret i denne form for begivenhed? Hvorfor skulle de deltage? Hvor bor de online?

3. Beslut dig for en dato og klokkeslæt

Vælg dato og klokkeslæt for din begivenhed klogt. Sørg for, at det ikke kolliderer med helligdage, sæsonbestemt ferie eller populære ferietider. Hold også øje med lignende begivenheder, så i ikke konkurrerer om det samme publikum.

4. Undersøg steder

Du kender dit publikum og den omtrentlige dato for arrangementet. Nu er det tid til at finde et sted. Hvis din begivenhed skal være udendørs, skal du få de rette tilladelser. Hvis det er indendørs, er det tid til at kortlægge nogle steder og få priser.

5. Undersøg catering

Nu er det også en god ide at tænke på menuen til arrangementet. Er det en udendørs picnic hvor folk medbringer deres egen mad? Eller er maden den centrale del af din middagsfest? Begynd med at kortlægge nogle lokale cateringfirmaer og få tilbud på dit budget.

6. Rekrutter et eventteam

Hvis du kun organiserer en lille begivenhed, kan du muligvis selv klare det. Ellers er det en god ide at se, om du kan rekruttere et hold. Skriv en opgaveliste over opgaver, du vil gøre, og start derefter med at uddelegere.

7. Lav et budget

Du vil også have penge siden klaret. Hvor meget vil det koste at hyre mødestedet? Hvad med maden? Betaler du dit hold? Dit budget afhænger også af, om du opkræver indgang eller prøver at tjene penge.

Et par måneder før arrangementet

Du kan begynde at kigge mere på bestemte aspekter af din begivenhed en måned eller to, før den starter.

1. Skitser et program

Det er en god ide at have et program, uanset om du holder en fest eller forretningskonference. Tillad gæster at ankomme 30 – 60 minutter for sent. Men sørg for, at der er underholdning for dem, der kommer til tiden. Lav en grov tidsplan for hele arrangementet.

2. Beslut dig for et sted

Du har allerede gjort nogle undersøgelser, kortlagt steder og indsamlet priser. Nu er det tid til at låse en af dem ind. Lav bookingen og underskriv kontrakten. Sørg for, at du ved hvad der er inkluderet i prisen.

3. Sikre mad og drikkevarer

Som med at sikre lokalet skal du beslutte dig for, hvilke fødevarer og drikkevarer du bestiller. Laver du det selv? Vil du ansætte en caterer? Husk at forhandle madens levering, samt enhver yderligere dekoration.

4. Lej udstyr

Hvis du planlægger at give underholdning, skal du bruge udstyr. undersøg og book lydsystemer, mikrofoner, projektorer, og alt andet du måske har brug for.

5. Opret en begivenhedsside

Opret en side eller et hjemmeside for din begivenhed og opsæt sociale medie profiler. Inkluder også en nedtællingstimer for datoen for arrangementet.

6. Send invitationer ud

Hvis din begivenhed er privat (eller du har en gæsteliste), skal du også begynde at sende personlige invitationer.

7. Begynd event promovering

Nu er det også tid til at starte med promoveringen. Konfigurer sociale medie annoncer, udskriv flyers, og start en email kampagne.

8. Opsæt billettering

Hvis din begivenhed er med billetter, har du brug for et sted at sælge billetter fra. Find en billetplatform, der integreres med dit eventwebsted og sociale medier.

Et par uger før arrangementet

Med et par uger endnu før din begivenhed, skal du sørge for at alt er i orden.

1. Bekræft deltagere

Hvis du har sendt personlige invitationer ud, så bekræft deres deltagelse. Det vil hjælpe dig med at planlægge arrangementets logistik.

2. Planlæg logistik

Tænk på, hvor folk vil parkere og på hvilken måde de kommer ind i lokalet. Hvor vil de hænge deres frakker indenfor? Passer sædearrangementet til scenen? Er scenen overhovedet oppe?

3. Kontroller sundhed og sikkerhed

Afhængigt af lokalet skal du muligvis selv foretage sundhed og sikkerhedskontrol. Sørg for, at der ikke er brandfare eller andre sundhedsfarer.

4. Bekræft catering og udstyr

Bekræft, at catering, AV-udstyr og andre leverandører, du arbejder med, er i orden.

5. Foretag sidste øjebliks shopping

Er der nogen ting, du ikke har kunne få indtil nu? Så sørg for at købe dem et par uger i forvejen.

Et par dage før arrangementet

De sidste dage før arrangementet bliver de travleste. Få det bedste ud af det, og foretag kontrol i sidste øjeblik.

1. Opsæt lokalet

Dekorer indvendig og udvendig af mødestedet. Arranger sæderne og opret en selfie-væg, hvis du har brug for en.

2. Test udstyret

Sørg for, at al lyd, belysning og grafik fungerer korrekt. Kontroller om WiFi-forbindelsen er god.

3. Gør et gennemløb

Find dit eventprogram ud og løb gennem alt, hvad der sker. Regn med forsinkelser og planlæg, hvad der skal gøres, hvis og hvornår de sker.

Lad festlighederne begynde

Det er det! Du har gennemgået alle de trin, der kræves for at planlægge din begivenhed. Men dit arbejde er langt fra slut…

Nu skal du udføre arrangementet. Planlægningsfasen tager stor indsats, men alt kan ske, når gæsterne ankommer.

Forhåbentlig har denne event planlægningsskabelon hjulpet dig med at forberede dig på det hele.

Held og lykke!