Indtjekning af gæster til events : 7 smarte måder at administrere gæsternes ankomst

Der er gode grunde til at forbedre gæsteindtjekning ved dine begivenheder. Indgangen er det første kontaktpunkt med dit publikum. Det er din chance som en eventarrangør at gøre et godt førstehåndsindtryk på dine gæster.

En gnidningsfrit indtjekningsforløb holder spændingsniveauet højt – og kølængden nede. Det sætter også tonen for, hvad der kommer bagefter.

Omvendt kan et negativt indtryk skade dit omdømme, før selve eventet starter. Lange ventetider kan lægge en dæmper på atmosfæren, du har kæmpet så hårdt for at skabe.

Så som eventplanlægger er der mange ting at overveje for at sikre en god håndtering af køer.

Store overvejelser, når du tjekker gæster ind til events

Før vi kommer ind i, “hvordan” man tjekker sine gæster ind, er der nogle forberedelser, du skal kigge på først.

1. Opsæt indgange

Mere end et sted at tjekke ind bør være klar til gæsterne, især hvis vi taler om tusindvis af deltagere.

Det kræver en sted, der har flere døråbninger eller indgangspassager. Jo før publikum kan komme forbi indgangspunktet, jo gladere vil de være.

Tip: Læs vores vejledning til, hvordan du finder det ideelle sted, så du kan komme i gang med dette på forhånd.

2. Hav flere check-in-skranker

Flere check-in-skranker forhindrer gæster i at flokkes på et enkelt sted. En lang kø vil få eventplanlæggere til at se inkompetente ud. Målet bør være at minimere køen så hurtigt som muligt.

3. Vælg de rigtige personer til jobbet

Som en eventarrangør er et af dine job at ansætte de rigtige personer til at styre eventets gæsteliste. Nogen med gode menneskeefærdigheder bør håndtere ansigt-til-ansigt-registreringer. Et holdmedlem, der er usædvanligt omhyggeligt, bør håndtere papirarbejdet. Og så videre.

4. Hav tilstrækkelig arbejdskraft

Hver indgang skal have mindst én person til at tjekke gæsterne ind. Når det er med større folkemængder, er det også vigtigt at have mere end en person til jobbet, i tilfælde af en nødsituation.

5. Hav en backupplan, når du arbejder med software

Apps og software har en tendens til at gå ned, når du mindst venter det – eller vil have det. Hvad så? Altid have en backupplan, om det så er et personlig hotspot, hvis wi-fi-netværket skulle gå ned eller skriv det ned på et papirark, hvis du skal tælle de indtjekkede gæster.

6. Vælg den rigtige ressource

Sørg for, at du bruger den hurtigste måde at registrere deltagere på for at forhindre forsinkelser. Papirark er gammeldags, men alligevel kan jobbet blive gjort. Men du kan måske markere navne fra en digital liste i en app i stedet for.

Tip: Se vores app til billetsalg og -håndtering for at se, om det er en løsning, der kan fungere for din begivenhed..

7. Få styr på udleveringerne

Skal du give dine gæster et armbånd, drikkebilletter, goodiebags eller andet materiale, når de kommer ind? Hvis det er tilfældet, skal du sortere disse ting på forhånd for at holde strømmen af ​​folk gå kørende og undgå køer.

8. Hold skiltningen enkel

Hader vi ikke alle folk, der springer køen over? De kan ødelægge alles humør på få sekunder. Som eventplanlægger vil du gerne undgå, at det sker. For at forhindre nogen i at springe over i køen, kan du sætte nogle enkle og ligefrem skilte op.

Tip: Læs vores guide til eventskiltning for at få en bedre forståelse af, hvad der virker, og hvad der ikke gør.

Eventets process for indtjekning

Selve eventets process for indtjekning omfatter mange opgaver med alt fra at hilse på gæsterne til at tjekke dem ind ved dørene og give dem eventprogrammet.

Det kan virke ligetil: Spørg gæsterne om deres navn, find dem på listen eller i systemet, og giv dem programmet til eventet.

Så simpelt som det end kan synes, er der uforudsete omstændigheder, som kan blive et problem for en ellers noget så enkel check-in-proces.

1. Uanmeldte gæster

Forestil dig nogen uden en invitation eller billet, der forsøger at få adgang til arrangementet. Ikke alene vil det aldrig føre til noget at lede efter deres navn på listen, men de vil også holde køen tilbage og spilde alles tid.

Tip: Du kan forberede dig på dette ved at læse mere om, hvordan du holder sådanne uanmeldte gæster eller event-crashers væk.

2. Udlevering af materiale

Hvis du planlægger at uddele badges, armbånd eller kort ved indgangen, skal du sørge for at sortere og have det klar på forhånd. Når du overleverer tilpasset eller branded materiale, bør du lave et separat bord, hvor du leder gæsterne hen.

Tip: Denne artikel beskriver, hvordan du kan holde dine eventmaterialer organiseret.

3. Uventede (men velkomne) gæster

Tog en vigtig gæst en “plus-en” med sig? Har en gæst undskyldt for ikke at melde tilbage til deadline? Vil han eller hun gerne registrere lige nu?

Alle disse kan hindre processen med gnidningsfri check-in for andre gæster til dit arrangement. Diskuter, hvordan du håndterer sådanne anmodninger med din eventmanager før selve eventet. Dette vil spare dig tid på dagen.

Idéer til gæsteindtjekning ved events

Der er mange måder at checke gæster ind på til events: fra de traditionelle blyant-og-papir-metoder til de mere avancerede metoder for teknikkyndige eventplanlæggere.

1. Manuel check-in

Selvom det inok kke er værdsat helt så meget i disse dage, er manuelle indtjekninger stadig meget praktiske og omkostningseffektive til små folkemængder. De involverer brugen af en simpel kuglepen og en trykt gæsteliste.

2. RFID

RFID-armbånd er blevet populært i nyere tid. De kræver en NFC-kompatibel tablet eller smartphone til scanning. De bruger en deltagers information og giver dem adgang til begrænsede områder. RFID-armbånd hjælper også eventplanlæggere med at holde styr på “fodtrafikken”.

3. Check-in-kiosker og -stande

Selvregistreringskiosker tillader individuel indtjekning uden hjælp fra dit eventpersonale. Registrerede kan bruge deres QR-koder til at tjekke sig selv ind og undgå at stå i kø.

4. Tablets

Et tech-kyndig publikum vil sætte pris på tablets monteret på en stand eller bord. Disse vil tillade selvregistrering med en brugervenlig grænseflade. De er også nemme at flytte rundt og tager derfor meget lidt plads.

5. Billetkontrolsmaskiner

Billetkontrolsmaskiner er ideelle, når de fleste af dine events finder sted på samme sted. De leveres med en indbygget stregkodelæser, der giver mulighed for nem scanning. De har heller ikke brug for nogen bemanding. Da de ikke kræver nogen manuel kontrol, er disse gode til VIP-arrangementer som velgørenhedsbal og galaer.

6. Eventapps

Eventapps gør registreringsprocessen problemfri. Nogle kan endda have en muligt for egen indtjekning indbygget for yderligere at kunne lette processen. De reducerer behovet for logistik som køer og registreringsskranker. Sådanne applikationer er ideelle, når man beskæftiger sig med store folkemængder, da gæsterne kan scanne billetter på deres telefoner.

Tip: Se vores liste over de bedste begivenhedsapps, så du ved, hvilken du skal vælge til dit event.

7. Stregkodescannere

Stregkodescannere er håndholdte gadgets, der scanner QR-koder og stregkoder. De er engangsbaserede enheder dedikeret til scanning af billetter, og som kan hjælpe med at scanne mange stregkoder på én gang.

Gør dig klar til indtjekning

Check-ins kan være stressende, men de behøver ikke at være. det. Vi håber på, at med disse tips og retningslinjer kan du bedre administrere indtjekningen til dit event.

Lad os vide i kommentarerne, hvordan du håndterer indtjekning og alle dets dele, samt hvad der virker bedst for dig.