Lynkursus i konferrencestyring: 15 trin til succes

Konferencer er en god måde for folk at forbinde sig med hinanden. De er også et godt sted at lære om de seneste industrielle udviklinger.

Men de kan være en ordentlig håndfuld at organisere og styre.

Denne artikel vil give dig et kursus i konferencestyring. På den måde vil du ikke blive fanget på den forkerte fod.

Vi kommer til at dække, hvordan man …

• Opret et tema for din konference
• Fokusér på din målgruppe
• Opret en tidslinje
• Sæt et budget
• Saml et hold
• Rekrutter folk til at holde taler
• Sikr sponsorer
• Find et sted
• Opret netværksmuligheder
• Udlejning af teknisk udstyr
• Find et cateringfirma
• Organisér indkvartering
• Opret marketingmateriale
• Kom på de sociale medier
• Find det rette konferencestyringssystem

Klar? Parat? Lad os så komme i gang!

1. Hvorfor arrangerer du en konference?

Konferencer adresserer et bestemt emne af interesse for deltagerne. Der skal være en rød tråd, der forbinder talerne, sponsorerne og deltagerne.

Det kunne være…

• “De sociale mediers fremtid”
• “Sådan kan din virksomhed vokse på et bjørnemarked”
• “Politisk aktivisme i 2019”.

Angiv et tema til konferencen for at fokusere din indsats på at styre den. Læs mere om, hvordan man beslutter sig for et tema.

2. Hvem er konferencen for?

De vigtigste mennesker på din konference er deltagerne. Alt, du gør, bør styres af, hvad der vil få dem til at dukke op.

Tænk på følgende:

• Hvilke specifikke emner betyder noget for dem?
• Hvilke talere ville de kunne lide?
• Hvilke steder kan de komme til?
• Hvilke mad og drikke ville de sætte pris på?
• Hvem vil de gerne være netværke med?

Læs mere om, hvorfor din målgruppe er vigtig.

3. Opret en tidslinje

Beslut en foreløbig dato for din konference. Du skal højst sandsynligt justere den, når du taler med forskellige konferencesteder og talere.

Men fastsættelse af en dato vil hjælpe dig med at oprette en tidslinje for, hvad der skal ske, og hvornår.

Brug dette eksempel på en konferences tidslinje til at blive inspireret.

4. Sæt et budget

Budgettet for din konference bestemmer eventets omfang. Ligesom din tidslinje skal dit konferencebudget først være foreløbig.

Du kan revidere det, når du taler med sponsorer og begynder at rekruttere repræsentanter.

Brug denne skabelon til konferencebudget til at komme i gang.

5. Saml et hold

Meget arbejde skal bruges på at styre en konference, så du skal have et hold bag dig.

Nogle af de mennesker, du har brug for er …

• Sælgere for at sikre sponsorer, udstillere og repræsentanter.
• Marketingfolk til at kontakte medier, administrere sociale medier og e-maildeltagere.
• Folk i logistik til at organisere stedet, catering og grundplan.
• Producenterne til at kommunikere med talerne og skaber orden.
• Teknikere til at stå for lyd, lys og grafik.
• Administratorer til at hjælpe dig med planlægning, budget og forvaltning.

Læs mere om, hvordan man strukturerer de enkelte undergrupper.

6. Find talere

Lav en ønskeliste med talere, og lav så et udkast til dit værdiforslag.

Tænk over disse punkter:

• Hvordan vil talerne få gavn af at komme til din konference?
• Har de en bog eller et produkt, de vil promovere?
• Er målgruppen for din konference også deres målgruppe?

Måske vil talerne gerne have en vis kompensation for deres tid. Derfor er det en god ide at tage højde for talergebyrer i dit budget.

Læs mere om gebyrer for hovedtalere.

7. Sikr sponsorer

Sponsorer er et stort aktiv for din konference, fordi de giver dig troværdighed. Endnu vigtigere, så hjælper de dig med at betale for arrangementet.

Dit salgsteam skal være på udkig efter virksomheder, der er interesserede i at sælge til konferencens deltagere. Forbered nogle sponsorpakker, du kan sælge til dem.

Find lidt inspiration i disse sponsorpakker til konferencer.

8. Find et sted

Stedet skal være attraktivt, men først og fremmest egnet til formålet. Når du går på jagt efter stedet, skal du stille dig selv følgende spørgsmål:

• Er stedet let tilgængelig for alle?
• Er der nærliggende indkvartering og restauranter?
• Vil stedet være til rådighed på konferencedatoen?
• Kan stedet have det antal personer, du forventer, vil deltage?
• Har du råd til stedet?
• Indeholder prisen personale, teknisk udstyr eller catering?

Find inspiration med denne fulde liste over byer med konferencesteder eller -centre.

9. Skab muligheder for networking

Konferencer er en god måde for deltagerne at lære noget fra talerne. Men de vil også være interesserede i at skabe et netværk med hinanden. En støjende konferencehal er ikke altid det bedste sted at gøre det.

Du bør sikre nogle mødelokaler, der bruges til en-til-en-sessioner mellem konferencedeltagere. Alternativt kan du arrangere speed-networking event på konferencen.

10. Lej teknisk udstyr

Hvis lejemål ikke omfatter teknisk udstyr, skal du finde en leverandør. Sørg for at have de følgende aspekter dækket:

• Video: projektorer og skærme til videoer og PowerPoint-præsentationer
• Lyd: mikrofoner, forstærkere, skærme og mixere til dine talere
• Lys: spotlights, belysning og generelt til filmoptagelse
• Broadcasting: kameraer og WiFi til at optage, streame eller vise din konference

Start med at se påtop 20 udbydere af AV-udstyr i Storbritannien.

11. Find et cateringfirma

Mad og drikke er måske heller ikke inkluderet i lejemålingen, så det er vigtigt at sørge for catering. Husk at overveje kostbegrænsninger, når du beslutter dig for menuen.

Kig på disse top 8 cateringfirmaer til konferencer for lidt inspiration.

12. Sørg for at deltagerne har indkvartering

Mange konferencer spænder over flere dage, så du skal sikre, at deltagerne har et sted at bo.

Hjemmesider som HireSpace vil give dig en liste over konferencesteder med nærliggende indkvartering.

13. Find en printer til at skabe marketingmateriale

Din konference vil have brug for nogle bannere, plakater, flyers og andet marketingmateriale. Vigtigst er det, at dine deltagere har brug for en dagsorden for konferencen.

Kig på denne Pinterest-side for at få nogle ideer til dit konferencemateriale.

14. Kom på de sociale medier

LinkedIn er din ven, når det kommer til konferencer. Men det betyder ikke, at du bør forsømme alle de andre populære platforme.

Her er nogle ideer til at booste din konference med de sociale medier:

• Lav specifikke konferencekonti på alle platforme som Facebook
• Lav en promo-video på YouTube
• Opret hashtags til Instagram og Twitter
• Skriv blogindlæg på LinkedIn
• Læg billeder op på Pinterest og Instagram
• Lav tweets live fra konferencen og hashtag talerne og sponsorerne
• Vise kontonavnene på dine sociale medier og hashtags over alt på konferencestedet

Sociale medier er et gratis salgsfremmende redskab, du ikke kan leve uden. Men du bør også overveje betalte kampagner på de sociale medier som en del af din marketingindsats.

15. Få et konferencestyringssystem

Du har brug for et konferencestyringssystem, fordi det vil hjælpe dig med at spare tid. Det er også nyttigt at til at holde styr på dine billetter og tilmeldinger.

Du skal finde et system, der giver dig mulighed for at …

• Tilmelde deltagere og sælge billetter
• Administrere stedet med data real-tid
• Indsamle deltagerdata og få indsigt
• Integrere med sociale medier
• Få adgang til alt via en mobilapp
• Tjekke deltagere på stedet

Det hjælper også, hvis det er let at oprette og gratis at bruge. Tag et kig på konferencestyringssystem fra Billetto.

Husk at følge op

Nu kender du det grundlæggende ved konferencestyring. (Hvis du vil have mere, læs vores artikel om konferencestyring ).Med ordentlig planlægning og ledelse vil det være en super succes. Men når det så er sagt, skal du huske at følge op bagefter.

Få så meget feedback som muligt fra talerne, sponsorerne, dit hold og deltagerne. Det er uvurderligt, når du skal planlægge din næste konference. Send en takke-e-mail, hvor du fortæller dem, at du sætter pris på deres deltagelse og støtte.

Held og lykke med din konference!