Sådan arrangerer du hemmelige events (+ hvilke værktøjer bruges)

Hvorfor i al verden ville du arrangere et hemmeligt event? Er det ikke hele meningen med at holde et event, at folk skal komme?

Ja og nej.

Vi lever i en demystificeret verden, hvor alt bliver delt på sociale medier med alle. TMI (too much information, eller “for meget information” på dansk) er en del af vores daglige rutine, hvilket betyder, at vi mangler lidt af “det ukendte”.

Der er noget magisk ved at udforske ukendt territorium og ikke vide, hvad der kan forventes. Vi har tidligere skrevet om, hvordan eksklusive events kan få folk til at føle sig specielle.

Hvis der kun er få billetter, kan det virkelig gøre vidundere ved billetsalget.

Men hvad kunne muligvis være mere eksklusivt end en hemmelighed, som kun få mennesker kender til?

Hemmelige events er ikke kun en fantastisk måde at opbygge hype på. Der kan være mange grunde til at være vært for en begivenhed for en bestemt gruppe mennesker.

Måske er det særligt pikant (Eyes Wide Shut, måske?) eller blot en samling af dine tætteste venner og bekendte.

Vi har alle hørt om begivenheder, der er gået virale på sociale medier, og som derefter så hele kvarterer, der blev vilde med dem.

Så lad os tale om hemmelige events. I denne artikel dækker vi:

• Hvorfor du bør være vært for en hemmelig event
• Hvilken del, der skal holdes hemmelig
• Hvilke detaljer, der skal lækkes, og hvornår
• Hvordan du skal tænke på kommunikation
• Hvordan du finder det rette sted
• Hvordan folk får adgang til stedet
• Hvordan du bruger influencers til at hjælpe med promovering
• At sælge billetter til hemmelige events
• At følge op efter et event

Som du kan se, skal der lidt mere til end bare at lade være med at fortælle om det til alle.

Lad os så komme i gang!

1. Hvorfor skal du være vært for et hemmeligt event?

Har du nogensinde spekuleret på, hvordan iskiosker forbliver i drift i de kolde vintermåneder?

De sælger varm chokolade.

Den gennemsnitlige forretning vil opleve sæsonmæssige høje og lave punkter. Nøglen til at minimere nedgangen er at genoverveje din tilgang, når du arrangerer events.

Hemmelige events hjælper dig med at krydre tingene lidt op og opretholde relevans under de mindre travle sæsoner. Det vil også introducere en smule mystik og eksklusivitet til dit sted eller forretning.

2. Hvad er hemmeligheden?

Det hemmelige element ved dit event er noget, som du bør tænke rigtigt godt over. Du skal holde dele af det som et mysterium.

Men du vil også have, folk skal vide lige netop nok til at blive interesserede. Du vil have dem til at begynde at tale om det og skabe hype.

Secret Sessions er en singer-songwriter-gruppe i London, der holder liveevents. Billetter og placering er kun tilgængelige for medlemmer af gruppen. Ingen ved hvem der skal optræde – men det er altid en succes.

Dans Le Noir er en restaurantkæde, hvor gæsterne spiser i mørke og serveres af blinde tjenere. Bortset fra et par generelle valgmuligheder, ved gæsterne ikke, hvad de egentlig bliver serveret.

Både Secret Sessions og Dans Le Noir er perfekte eksempler på hemmelige events. Tænk på, hvad du kunne holde hemmeligt for at skabe ekstra interesse for dine gæster.

3. Giv få detaljer ad gangen

En del af din marketingkampagne kan være langsomt at lække detaljer, der leder op til dit event.

Start med en generel placering eller et overordnet tema. Derefter indsnævre informationen som tiden skrider frem.

Lav en tidslinje for, hvad du vil afsløre, hvornår, og se fascinationen og interessen udfolde sig online. Det vil få folk til at se frem til det næste stykke af puslespillet.

4. Find det rette sted

Stedet for dit hemmelige event behøver ikke være hemmeligheden selv.

De ovennævnte Secret Sessions afholdes på et velkendt mødested (som vi ikke vil afsløre her), og Dans Le Noir er en international restaurantkæde.

Alligevel tilføjer det et ekstra element af mystik, hvis du vælger en af hemmelige undergrundssteder i byen.

Men din prioritet bør altid være at vælge et sted, der passer til temaet for eventet. Vigtigst: Sørg for, at stedets personale ikke lækker hemmelighederne!

5. Gør viden et adgangskrav

Du kender dette koncept, hvis du nogensinde har været i en af de mangespeakeasies i storbyerne.

For det første skal du høre om stedet fra en, som kender det. Så er du nødt til at gå ned ad en smal gade, gemme sig i en affaldsspand, og vente på, at den skal samles op.

Eller det kan være enklere: Vælg den rigtige bog fra en bogreol på en pub og afslør en skjult dør, der fører til det hemmelige mødested.

Mulighederne er kun begrænset af din kreativitet. Tilføj en lille udfordring for dine gæster. De vil sætte pris på det.

6. Gentænk kommunikation

Da dit event er hemmelig, skal du være smart med, hvordan du kommunikerer. Du kan droppe hints på de sociale medier og til din mailingliste.

Men du har brug for en separat kommunikationskanal for folk, der faktisk tilmelder sig deltagelse.

Du har flere muligheder at vælge imellem:

• Tekstbeskeder
• En WhatsApp-gruppe
• Telefon-hotline
• En separat mailingliste
• Fysiske billetter
• En lukket Facebook-gruppe
• Direkte mail (snail mail)
• En brugerdefineret mobilapp

Du vil ikke være 100% i stand til at forhindre deltagere i at dele de hemmelige oplysninger. Men det er i deres egen interesse at holde hemmeligheden, så deres venner kan blive jaloux senere.

7. Udnyttelse af influencers (og journalister)

Hvis du har adgang til influencers på relevante sociale medier, så prøv at rekruttere dem til promovering.

Lad dem slippe hints til deres følgere i kombination med din anden markedsføring. De vil være et stort aktiv for din kampagne, da de udfylder rollen som “betroet rådgiver” for deres fans.

Du kan også bruge journalister eller bloggere til at gøre det samme med deres læsere. Bare sørg for, at ingen afslører nogen detaljer, du endnu ikke selv har afsløret på dine egne kanaler.

8. Hvordan sælger du billetter til et hemmeligt event?

Visse billetsystemer giver dig mulighed for at oprette en privat (eller hemmelig) begivenhed.

Det betyder, at din begivenhedsside ikke vises på forsiden … eller dukker op i søgningerne.

Billetto giver dig muligheden for at gøre lige netop det. Du vil også kunne skjule bestemte billetter bag adgangskoder.

Hvorfor ikke gøre adgangskoden en del af din salgsstrategi?

9. Efter eventet

Du vil have folk til at blive ved med at tale efter eventet, ligesom med alle ikke-hemmelige events.

Dine gæster vil vær helt vilde for at fortælle alle, hvad hemmeligheden var, så nu er det tid til at blive kreativ. Hvis du vil lave en lignende begivenhed i fremtiden, skal du komme med en ny hemmelighed.

Det kan være forskellige artister, et andet sted eller et helt nyt koncept. Den vigtige del er, at selv folk, der deltog i den sidste begivenhed, ikke ved, hvad de skal forvente.

For at opsummere …

Der er mange fordele ved at organisere hemmelige begivenheder. Det vil medvirke til at skabe buzz under høj- og lavsæsoner og tilføje noget tiltrængt mystik til nattelivet.

Her er de punkter, du bør overveje til dit hemmelige event:

• Find ud af, hvad hemmeligheden skal være
• Find ud af, hvilke detaljer skal lækkes og hvornår
• Overvej, hvordan du kommunikerer med deltagerne
• Find det rette sted, der matcher dit tema
• Gør det at gå ind på stedet en del af mysteriet
• Brug influencers og journalister til at give hints
• Find en billetplatform som Billetto, der faciliterer private arrangementer
• Opfølg efter eventet for at opretholde buzz

Alle elsker en hemmelighed, så du har al mulig grund til at tage del i det hele. Held og lykke!