Sådan får du sponsorer til et event: En hurtig guide til sponsorering af begivenheder

Det er nemt nok at planlægge begivenheder, når penge ikke er et problem. Men i virkeligheden er budgettet altid en vigtig faktor i planlægningen af arrangementer.

Vi har samlet en hurtig guide til at hjælpe dig med at forstå, hvordan du får sponsorer til et event. Det vil hjælpe dig med research- og kommunikationsaspekterne ved at erhverve finansiering.

Her vil vi gå igennem …

• Hvorfor virksomheder sponsorerer events
• Hvordan du finder sponsorer til din begivenhed
• Hvordan du pitcher din begivenhed
• De forskellige former for eventsponsorater

Efter at have læst dette, vil du vide præcis, hvordan du får sponsorer til et event.

Hvorfor virksomheder sponsorerer events

Det er vigtigt at forstå, hvorfor virksomheder sponsorerer begivenheder. På den måde ved du, hvordan man sælger eventet til dem, så de kommer med på idéen.

Sponsorer vil typisk sponsorere en begivenhed af en af følgende årsager:

• Markedsføring og opmærksomhed til brandet
• Nå nye målgrupper
• Lead-generering og forretningsudvikling
• Social ansvarlighed

Uanset deres grund til at sponsorere din begivenhed, vil de have et målbart afkast af deres investering. Det er op til dig at vise dem, hvordan de vil drage fordel af at sponsorere dit event.

Hvordan du finder sponsorer til din begivenhed

De potentielle sponsorer, du bør række ud efter, vil afhænge af din begivenhed og din målgruppe. Det skal være et godt match mellem alle tre, for at det virker.

Vigtigst af alt er, at du skal tilbyde sponsorerne noget unikt. Nedenfor er nogle af de trin, du bør tage for at sikre en sponsor til events.

1. Undersøg potentielle eventsponsorer

Det vil gøre alle efterfølgende trin lettere, hvis du undersøger potentielle sponsorer grundigt. Start med virksomheder inden for din niche, og se om de allerede sponsorerer events.

Du kan også gør det omvendt. Tjek begivenheder svarende til din og se, hvilke firmaer der sponsorerede dem. De vil sandsynligvis sponsere fremtidige begivenheder af samme type.

Tip: SponsorMyEvent er en super ressource til at finde potentielle sponsorer.

2. Lav et sponsorforslag til begivenheder

Når du har fundet de potentielle sponsorer, er det tid til at skabe et solidt forslag. Dit sponsorforslag skal skræddersyes til hvert enkelt firma.

Dit forslag skal indeholde følgende:

• Hvem du er, og hvorfor du er troværdig
• Hvad handler begivenheden om
• Hvilken slags publikum vil den tiltrække
• Fremtrædende talere og sponsorer
• Hvad selskabet vil få ud af sponsorering
• Nøgletal (antal deltagere, statistik fra sociale medier osv.)

Dit forslag bør ikke være det første, du smider efter potentielle sponsorer. Du skal helst gerne varme dem op først.

Tip:Brug denne gratis skabelon til sponsoringsforslag fra PandaDoc for at komme i gang.

3. Find ud af, hvem du skal tale med

Når du først har et solidt forslag, er det tid til at nærme sig den potentielle sponsor.

Det er standard praksis at sende en email … men virksomheder drukne ofte i e-mails. Så hvordan sørger du for, at din email ikke går tabt i bunken?

Først, undgå e-mailadresser med “info@” som var det pesten. Det er det sted, hvor alle salgsemails aldrig kommer videre.

For det andet skal du aldrig ringe til firmaet og bede om marketingafdelingen. Du vil blive set som en nybegynder i telemarketing og blive bedt om at bruge “info@” email-adressen.

I stedet bør du gennemsøge LinkedIn og se om du kan finde ud af, hvem der beskæftiger sig med eventsponsorater. Det vil typisk være en person fra marketingafdelingen.

Skriv nogle af de mest lovende navne ned og tag så telefonen.

Bed om at tale med et af navnene på listen, og bed om en e-mail-adresse, hvis de ikke er til stede. Lad dem ikke tage imod en besked, da det sjældent virker.

De fleste virksomheder undgår at have personlige e-mails på deres hjemmeside for at undgå spam. Marketingfolk vil imidlertid ofte blive interviewet af onlinemedieforretninger og få deres e-mails fremhævet på deres hjemmesider.

Alternativt kan du prøve at gætte den rigtige e-mailadresse. Nogle gange er det lige så nemt som fornavn.efternavn@virksomhednavn.dk. Andre gange er det deres initialer.

4. Skriv en åbningsmail

På dette tidspunkt kan du stadig ikke være 100% sikker på, hvem den rette person det. Derfor skal du lave en simpel åbningsmail:

“Hej [navnet på den person, du sender mailen til], jeg håber, at du modtager dette. Jeg leder efter den person, der beskæftiger sig med eventsponsorering, og jeg håbede, du kunne pege mig i den rigtige retning? Med venlig hilsen, [dit navn]. “

Send dette ud til alle folk på listen. Chancerne er gode for, at en af dem vil fortælle dig, hvem du skal sende en mailen videre til.

Tip nr. 1: Husk at erstatte “[navn på den person, du sender mailen til]” i din e-mail med personens rigtige navn.

Tip nr. 2:Vær sikker på, at du forstår Databeskyttelsesforordningens regler, før du sender e-mailsene.

5. Skriv den faktiske e-mail

Nu, hvor du ved, hvem du skal henvende dig til, er du allerede langt foran andre sælgere.

Du skal stadig sammenfatte en overbevisende emnelinje. Men chancen for, at din email åbnes, er betydeligt større.

Du har deres fornavn, så åbn dit pitch med det. Vær ikke bange for at nævne navnet på den kollega, der henviste dig til dem.

Hold det kort og vær venlig. Det viser, at du respekterer deres tid.

Fremhæv, hvorfor du kontakter dem specifikt, og hvad de får ud af at gå sammen med dig. Vedhæft så dit sponsorsforslag til begivenheden.

6. Opfølgning

Det er sandsynligt, at du ikke vil høre tilbage med det samme. Det er fint, da personen nok har travlt. Giv det en uge og følg derefter op på mailen.

Hvordan du følger op er et smagsspørgsmål. En anden email vil være fint, men ofte kan et hurtigt opkald være mere effektivt.

Du behøver ikke tage mere end et enkelt minut af deres tid. Du skal blot sige:

“Hej, håber, du har det godt. Jeg sendte en e-mail i sidste uge og spekulerede på, om du har haft tid til at læse den. Tak, farvel.”

Det er det. Vær ikke til gene.

Hvis de ikke vender tilbage til dig inden for en rimelig tidsramme, skal du gå videre til næste potentielle sponsor. Ryst det af dig og start forfra.

De forskellige former for eventsponsorering

Sponsorering til begivenheder er ikke altid bare et engangsbeløb. Et firma kan sponsorere din begivenhed på andre forskellige måder.

1. Finansiel sponsorering

Finansiel sponsorering er den mest almindelige form for sponsorering af events. Virksomheden vil typisk få en logoplacering på din begivenheds hjemmeside og under selve arrangementet.

2. Sponsorering med produkt eller service

I stedet for at betale dig penge, kan et firma tilbyde at levere produkter eller tjenester. Det kan inkludere drikkevarer, mad, eller endda selve stedet for eventet.

3. Mediesponsorering

Medieannoncering kan være dyrt, hvilket er grunden til, at mediesponsorering er værdifuldt. Virksomheden kan tilbyde at betale for det i bytte for at blive nævnt i forbindelse med arrangementet.

4. Sponsorering via influencers

Sponsorering med influencers svarer til mediesponsorering. I dette tilfælde er sponsoren dog medierne selv i stedet for nogen, der betaler for det. Influencers omfatter bloggere, berømtheder eller personligheder på de sociale medier.

Det er op til dig…

Der er meget mere at vide om eventsponsorering, men du forstår nu de grundlæggende principper. Lav ordentlig research, sammensæt en værdiproposition, og pitch den til den rigtige person.

Bemærk, at det ikke virker hver gang. Det er et spørgsmål om tid og antal. Der er mange faktorer, der påvirker, om et selskab kan eller vil sponsorere dit event.

Men hold dig til disse trin, og så har du allerede øget dine chancer for at sikre sponsorer med op til flere gange.

God jagt!