Sådan følger du op efter et show: 6 ting du skal gøre

Showet er slut! Du gjorde det! Showet er forbi, og du er udmattet. Det er endelig tid til at slappe af.

Eller er det?

Du har læst vores blog om, hvordan du planlægger et show, hvordan du markedsfører det, og hvad du skal gøre på selve dagen. Der kan vel ikke være mere?

Men der er mere. Og det er vigtigt.

Tid til at finde ud af, hvordan man følger korrekt på på et show.

1. Tak alle sammen

Når showet er forbi, skal du først takke alle involverede. Der ville ikke være nogen show uden gæsterne og eventholdet, så vær sikker på, at de føler sig værdsatte.

Gæsterne

Forhåbentlig har du haft et stort publikum til dit show. Så stor at det ville tage dig hele året at takke dem individuelt.

Der er et par måder, du kan løse at takke alle deltagerne. Du kan sende dem en e-mail eller en besked på sociale medier med et stort tak.

Det er bedst, hvis du gør begge dele. Skriv en generel besked på dine sociale medier, og send derefter en mail med lidt mere information.

Du bør inkludere links til billeder og videoer fra natten før i din e-mail samt en eventundersøgelse (mere om det senere).

På denne måde takker du dem ikke kun, men du minder dem også om en god aften. Og du samler værdifuld feedback.

Talere og entertainerne

Du skal også takke de mennesker, gæsterne kom for at se. Uden dem ville der bare være et tomt lokale med folk, der stirrede på hinanden i stilhed i et par timer.

Da entertainerne ikke vil være så talrige som deltagerne, bør du sende dem en personlig takkehilsen.

Opfordr dem til at dele nogle af showets højdepunkter på deres sociale medier. Det vil være god markedsføring for både dig som eventplanlægger og for dem som kunstnere.

Lokalet og leverandører

Stedets ejere, personalet og alle leverandører vil også have spillet en stor rolle, der gjorde showet til en succes.

Send dem også en personlig hilsen for at fortælle dem, hvor godt de gjorde det. De vil sætte pris på det, og det vil gøre meget med hensyn til at opbygge langsigtede relationer.

Sponsorerne og donorerne

Hvis du formåede at sikre eventuelle virksomhedssponsorer, skal de også takkes. Det samme gælder for eventuelle donorer, hvis showet var en velgørenhedssag.

Sponsorer og donorer kan være særlig interesserede i nogle af de data, du har samlet. Du er velkommen til at dele deltagerantallet samt eventuelle indsigter fra sociale medier fra showet.

Dit eventhold

Sidst men ikke mindst skal du takke dit eventhold. Eventplanlægning er hektisk, og et godt hold hjælper dig med at holde dig over vande i lang tid nok til at komme igennem det.

Hvis dit budget ser godt ud, hvorfor så ikke invitere dem til middag eller drinks? Vis dem kærlighed og fejr showets succes som et hold.

Tip: Se på disse skabeloner til opfølgningsmails for at finde inspiration til din egen.

2. Bed om feedback

Dit show har uden tvivl været fantastisk, men intet og ingen er perfekte. Det er godt, da det giver plads til forbedringer og læring af nye ting.

Bed alle involverede om feedback. Du kan nemt gøre det på samme tid som du sender dem din takkebesked.

Du kan bede folk om at bedømme showet på en skala fra et til fem, men det fortæller dig ikke meget. Det er bedre at stille specifikke spørgsmål, der kan hjælpe dig med at forbedre.

Her er nogle eksempler på spørgsmål til feedback, du kan stille:

• Hvad kunne du bedst lide ved showet?
• Hvad kunne du mindst lide ved showet?
• Ville du deltage i et lignende show i fremtiden?
• Ville du medbringe en ven til næste show?

Tip: Du er velkommen til at kombinere et feedback-ratingsystem med specifikke spørgsmål. Brug en hjemmeside som SurveyMonkey til hurtigt at lave feedbackformularer.

3. Analyser data

Nu hvor du har samlet feedback fra alle, er det på tide at se på dataene. Du skal også have en række andre datasæt.

Her er nogle af de ting, du bør se på:

• Billetsalg
• Aktivitet på sociale medier
• Feedback fra deltagerne
• Optræden i medier
• Showbudget (mere om det senere)

Tip: Du kan læse vores vejledning til, hvordan du vurderer begivenheder for at få en bedre ide om, hvad du skal kigge efter.

4. Ryd op i dit showbudget

Da showet færdig med, er det tid til at se på finanserne. Du skal beregne dine indtægter og udgifter – og betale alle de involverede.

Her er nogle ting du bør gøre for at rydde op i økonomien:

• Beregn, hvor meget du fik fra billetsalg (og alle typer af mad, drikkevarer og merchandise).
• Betal entertainerne, lokalet, det tekniske hold, dit eventhold og alle leverandører.
• Sammenlign de endelige tal til dit første showbudget.
• Del detaljerne med eventuelle donorer eller sponsorer, der støttede showet.

Nu hvor du har et overblik over, hvad pengene gik til, ved du, hvad du skal gøre næste gang. Måske brugte du for meget på mad og for lidt på markedsføring.

5. Hold et debrief-møde

Du har nu takket alle, bedt om feedback, kigget på dataene og lukket finanserne. Det er på tide at gennemgå showet som helhed med dit hold.

Lav et holdmøde og debrief alle. Læs højt fra den generelle feedback, du har modtaget, og bed dem om yderligere input.

Pointen med mødet bør være at identificere, hvad der fungerede, og hvad der ikke gjorde. Så skal du arbejde på praktiske løsninger for at forbedre det næste show.

Så skal du arbejde på praktiske løsninger til at forbedre det næste show. Det er også en god tid at gennemgå målene for showet. Find ud af om de var realistiske eller ej.

Tip: Her er nogle gode forslag til effektiv event-debriefing.

6. Organiser dine marketingmaterialer

Hvis du har fulgt vores blog, har du nu mange potentielle marketingmaterialer. Hvis du fx har livestreamet showet, har du en times værd med optagelser eller mere.

Du har også mange stillbilleder taget af fotografen, du ansatte. Alt dette materiale er absolut guld, når det kommer til at promovere dit næste show.

Brug råmaterialet til at skabe produkter med highlights fra showet. Opret separate korte videoer, memes, GIFs, bloopers og alt andet, du kan bruge på de sociale medier.

Målet her er at opretholde hype omkring dit show og få folk til at deltage i det næste.

At opsummere

Showet stopper ikke bare, fordi lysene er slukket, og gæsterne er gået hjem. Som en eventplanlægger er din præstation en 365-dage lang.

Punktet med opfølgning efter et show er at …

• Vise påskønnelse
• Indsamle feedback
• Bygge langsigtede relationer
• Oprette hype til den næste begivenhed

Forhåbentlig vil dit næste show være endnu mere legendarisk end dette!