Sådan forhandles med eventsteder og leverandører: 16 tips der virker

Du har lavet det meste af planlægningen til din kommende event og har indset, at det er meget nemt at bruge penge.

Så hvad gør du?

Du forhandler prisen. Det næste spørgsmål er, hvordan du så gør det. Ja, kære læser, det er, hvad vi er her for.

Læs videre for at lære 16 nyttige tips til, hvordan du forhandler med eventsteder og leverandører, så du kan få mest muligt ud af dit eventbudget.

1. Bestem dit budget

Det første skridt er at bestemme dit eventbudget, så du ved, hvad du har at arbejde med. En del af det betyder, at du skal lave nogle foreløbige undersøgelser, så du ved, hvor meget der skal afsættes til steder og leverandører.

2. Vis ikke dine kort på hånden

Selv om du ved, hvor mange penge du kan bruge, betyder det ikke, at du bør fortælle det til de steder eller forhandlere, du laver forretning med.

En bedre tilgang er at fortælle dem, at du stadig regner på budgettet. De vil give dig standardpriserne, og du kan forhandle dem ned derfra.

3. Overvej nye virksomheder

Nye steder og leverandører vil være mere sultne for forretning end de mere etablerede. Det betyder, at de også vil være mere villige til at forhandle prisen med dig.

Alternativt kan du også se på virksomheder med medium eller dårlige anmeldelser online. De vil være lige så sultne for nye kunder, som kan hjælpe dem med at genoprette deres omdømme.

Pas på, at både nye virksomheder eller dem med dårlige anmeldelser kommer med den ekstra risiko, at servicen måske ikke er helt i top.

Tip: COvervej at spørge en ekspert i eventsteder om nye spillesteder, der måske vil være interesserede din forretning.

4. Indsaml flere forslag

Du bør aldrig tage det første og det bedste eventsted eller leverandør, du støder på. Der er et bredt udvalg af virksomheder at vælge imellem – og derfor et bredt udvalg af omkostninger.

Når du har samlet flere forslag, kan du begynde at spille virksomhederne op mod hinanden. Det er en stor forhandlingstaktik, fordi de ikke ønsker at tabe til konkurrencen.

5. Vær opmærksom på salgstaktik

At spille eventsteder og leverandører op mod hinanden er fantastisk, men to kan spille dette spil. Vær forberedt på, at salgsfolk forsøger at lave det samme trick på dig.

De fortæller dig måske, at andre parter er interesserede i at reservere pladsen eller hyre stedet til samme dato som dig – og derfor behøver de ikke at sænke deres priser.

6. Vær realistisk om deltagelse

En del af din styrke under forhandlingerne er antallet af personer, du kan få til at komme til eventstedet. Hvis du overvurderer eventdeltagelsen, så ryger den styrke ud af vinduet.

Et realistisk antal vil på den anden side sætte dig i en meget stærkere position til at forhandle med steder og leverandører. Hvis du kan garantere gæster, kan du få sænket prisen.

Tip: Tag et kig på disse tips til at forudsige eventdeltagelse.

7. Timing er alt

Den bedste tid til at forhandle prisen er i lavsæsoner og hverdage. Spillesteder og leverandører vil ikke have nogen grund til at give dig en rabat i perioder, hvor de er i høj efterspørgsel.

En anden god tid til at forhandle er i slutningen af ​​måneden eller kvartalet. De er virksomheder, så de har månedlige og kvartalsvise mål, der skal mødes, bliver mere fleksible med hensyn til pris.

Alternativt kan du informere spillested og leverandører om, at du er fleksibel mht. datoerne. På den måde kan du vælge en tid, hvor de er mindre optaget og dermed få en reduceret pris på deres tjenester.

8. Vær specifik

En begynderfejl, du ikke må begå, er at være vag om, hvad du vil have. Vær altid specifik med hensyn til, hvad du gerne ser ske under forhandlingerne.

Spørg ikke efter “en rabat”. Spørg efter 10% rabat. Spørg ikke efter en bedre pakke. Bed i stedet om specifikke elementer, der skal tilføjes eller fjernes fra den pakke, du har fået tilbudt.

9. Udnyt events på samme sted

Det er ikke ualmindeligt, at evensteder er vært for flere arrangementer på samme dag eller inden for en relativt kort periode. Undersøg, hvilke andre begivenheder, der er på eventstedet, du overvejer at booke.

Hvis du fx vælger den samme menu som en anden event på samme sted, kan du muligvis forhandle prisen ned, da catering har mindre arbejde at lave.

10. Medbring dit eget personale

Mange steder har en liste over foretrukne leverandører, de gerne vil have, at du ansætter, når du booker deres sted. Disse leverandører har en aftale med stedet, og deres priser vil ofte være højere.

Spørg lokalet, om du kan enten medbringe dit eget personale eller hyre en tredjepartsleverandør. Hvis de ikke vil rykke sig, så saml forslag fra eksterne leverandører for at forhandle prisen ned på spillestedets foretrukne leverendør.

11. Bed om ekstra

Det er ikke altid muligt at forhandle prisen på et eventsed eller en service. Nogle gange er det bedre at bede om ekstrafunktioner, der skal tilføjes til den pakke, du diskuterer med dem.

Mange virksomheder vil have en basispris, de har brug for til at dække deres udgifter og tjene penge. De vil ofte være i stand til at smide yderligere tjenester oveni eller uden ekstra omkostninger for sig selv.

12. Diskuter annulleringsklausulen

Det er værd at diskutere annulleringsklausulen i din kontrakt med stedet eller leverandøren. Du mister ofte din depositum, hvis du skal aflyse begivenheden af ​​en eller anden grund.

Du skal bede om en annulleringsklausul med glideskala. Det betyder, at jo før du afbestiller din reservation, jo mere af dit depositum får du lov til at beholde.

Tip: Tjek denne guide til annulleringsklausuler for en mere detaljeret gennemgang.

13. Tilbyd at bruge deres forretning igen

Hvis du organiserer flere events eller planlægger at oprette en opfølgningsbegivenhed, skal du ikke glemme at fremhæve dette. Udsigten til gentagen forretning er et godt værktøj til at forhandle prisen på den første event.

14. Tilbyd andet end penge

Penge er ikke alt, og det gælder også ved forhandlinger. Overvej, om du har noget andet, du kan tilbyde eventstedet eller leverendørerne i stedet for at få en bedre handel.

Måske har du mange følgere på sociale medier, som du kan bruge til at promovere dem. Eller måske vil din begivenhed få kendisser til at deltage, som ser godt ud på deres track record.

15. Vær villig til at gå væk fra handlen

Vær ikke bange for at gå væk fra handlen. Ikke alle spillesteder og leverandører vil være lige så fleksible eller villige til at forhandle med dig. Nogle af dem kan være ret urimeligt.

Du ved godt med dig selv, når du har prøvet alle forhandlingsteknikker og udtømt dine muligheder. Spild ikke din tid ved at blive ved. Der er masser af andre eventsteder og leverandører til at vælge imellem.

16. Opfølgning efter eventet

Du har typisk betalt et depositum på forhånd og så afregnes den endelige regning efter eventet. Det er vigtigt, at du tjekker de endelige leverancer mod, hvad du har aftalt.

Bed om en rabat på den endelige pris, hvis du ikke er tilfreds. Ingen virksomheder vil have de negative anmeldelser, der kommer med en dårlig oplevelse og vil med glæde gå dig i møde for at undgå det.

Gør godt brug af disse tips

Det er ikke altid let at forhandle prisen på eventsteder og services. Men med en smule indsats er det helt sikkert muligt at få en bedre aftale.

Lad os vide, om disse tips til, hvordan man forhandler med eventsteder og leverandører, fungerer for dig. Og du er velkommen til at bidrage med egne tips i kommentarfeltet nedenfor.