Sådan laver du en eventgeneralprøve (+tjekliste)

“You only get one shot, do not miss your chance to blow, this opportunity comes once in a lifetime, yo…”

– Eminem, “Lose Yourself”

Som liveperformer forstår Eminem værdien af ​​en forprøve. Intet er mere pinligt end ikke at kunne sige sin del foran en spændt (og dømmende) menneskemængde.

Som eventplanlægger bør du værdsætte generalprøver så meget som Eminem. Selvom jeres erhverv er forskellige, er resultatet af en dårlig event det samme: Folk vil ikke være glade. Og smide med ting.

Så lad os tage et kig på eventgeneralprøver, hvorfor de er vigtige, og hvordan man udfører dem.

Læs videre for at finde ud af mere om …

• Hvad en forprøve er
• Hvorfor du skal lave en til din begivenhed
• Hvordan man laver en vellykket generalprøve
• De forskellige slags forprøver
• Hvilke begivenheder en generalprøver er bedst til
• En tjekliste for forprøver til events

Sandheden er, at du ikke bare får en chance til at lave en vellykket event. I det mindste ikke hvis du øver dig korrekt.

Hvad er en forprøve for events?

For jer, der er bekendt med teaterverdenen, vil vide om udtrykket rigtig godt. På engelsk er det kendt som “dress rehearsal”. Det er her skuespillerne løber gennem hele stykket, som om publikum var til stede.

Ingen pause, kommentarer eller ændringer er tilladt under en generalprøve. Det er en strålende øvelse i, hvad der vil ske på dagen, og hvordan alle vil håndtere eventuelle fejl, der laves.

En generalprøve til din event skal være på samme måde. Det er en måde for dig at kontrollere, om du og dine medarbejdere er forberedt på, hvad der kan ske, når de faktiske gæster ankommer.

Tænk på det som en brandøvelse. Det er ikke meningen at forårsage ekstra stress, men snarere at reducere det, fordi alle allerede ved præcis, hvad de skal gøre.

Hvorfor skal du lave en generalprøve til din event?

Nogen tid tilbage sad Barack Obamas limousine med navnet “The Beast” fast ved et fartbump. (Eller gjorde det ikke, afhængigt af hvem du spørger.) Det virkede som et spøjst scenario for de fleste mennesker – og ynkeligt i hans kritikers øjne.

Forestil dig den sikreste bil i hele verden, der er fanget ved en lille hastighedsbump. Dette scenario understreger, hvor vigtige generalprøver er for en eventsucces.

Sådan laver du en vellykket eventgennemgang

Dæk alle aspekter af din event for at sikre, at det hele er som dig og dit team gerne vil have det, og at I er klar. Obamas team havde sandsynligvis lavet flere grundige forprøver.

Men det var før det skæbnesvangre besøg i Irland. De efterlod noget den dag, og resultatet er nu overalt på internettet, som folk kunne se.

Forprøver til events er med til at gøre, at man kan finde alle de små fejl, der måske ikke er synlige under planlægningsprocessen. Det gælder om at finde dem så hurtigt som muligt.

For at kunne vide, hvordan du gennemfører en vellykket gennemgang af dit event, er det vigtigt, at du forstår de forskellige former for eventgeneralprøver, samt hvilke arrangementer de passer bedst til.

De forskellige slags generalprøver til events

Den slags generalprøver, du vil lave for din event, afhænger stort set af den eventtype, du organiserer. Men som en generel tommelfingerregel er der to slags forprøver.

Teknisk forprøve

Her tester du alt det tekniske udstyr, du planlægger at bruge under hovedeventet. Det omfatter lyd, lys, specialeffekter og automatisering.

I teatret vil fx designerne lave en særlig forprøve for at se, hvordan lyset vil påvirke farven på rekvisitter og kostumer, så de kan foretage de nødvendige ændringer.

Teknikpersonalet får også mulighed for at gøre sig bekendt med eventets flow og til at løse ethvert problem som opsætning, lysstyrkeniveau, position og vinkler.

Logistisk forprøve

En logistisk forprøve er, hvor dit hold vil have en chance for at øve sig gennem alle facetterne af eventet.

Det omfatter også at forberedelse af menuen, borddækning og indretning, blande cocktails, opsætte skilte og gennemgå alle eventplanerne.

Denne slags forprøve skal gøres så tæt på den virkelige begivenhed som muligt, så ingen glemmer, hvad de skal gøre, før det går i gang.

Eventtyper, hvor generelprøver er mest relevante

Alle former for begivenheder kan drage fordel af en generalprøve, selvom nogle sikkert er mere tilbøjelige til at have brug for en end andre. Lad os gå igennem de fire slags events, der vil få mest ud af en generalprøve.

Livedemonstrationer

Events, som fx et produkts livdemonstration fra et firma, bør give publikum hyped med forventninger og spænding efter det nye produkt eller service.

Intet er mere pinligt end at forsøge at fremvise et nyt produkt, og det så mislykkes foran det publikum, som du håber at sælge det til. Vær ikke som Apple her nedenfor:

Teaterforestillinger

Som tidligere nævnt er teatre meget erfarne inden for forprøver og generalprøver. Det er, fordi det vil ødelægge publikums stemning og spænding, hvis det går galt.

Selv The Play That Goes Wrong (Stykket, der går galt), der er baseret på begrebet om, alt falder fra hinanden, er omhyggeligt planlagt. (Mest så ingen rekvisitter rammer skuespillerne i hovedet.)

Musikkoncerter

Som med teaterforestillinger så har publikum til en musikkoncert en forventning om, at alle ved, hvad de laver – især musikerne.

Hvis sangeren glemmer deres linjer, trommeslageren er ude af takt, og guitaristen ikke kan sin solo, så bliver det nok hurtigt til negative anmeldelser.

https://www.youtube.com/watch?v=FKGYLC3a-Tk

Præsentationer

Mange ting kan gå galt under en præsentation. Måske dog ikke så uheldig som hændelsen, hvor en skole lærer ved et uheld spillede en video med “blomster og bierne” på en projektor foran en måbende klasse.

Vær ikke som han. Især ikke hvis din præsentation handler om noget seriøst, som du vil have folk til at købe ind eller støtte med en donation.

Checkliste for generalprøve til events

Nu, hvor du er bekendt med generalprøver, vigtigheden af ​​dem, og hvordan man gør brug af dem, så er det tid til at se på den praktiske knowhow af generalprøver til events.

Her er en liste over ting, du kan gøre før eventet som en del af din generalprøve:

• Tænd lysene og sørg for at de rammer det rigtige sted.
• Prøv mikrofonerne og vær opmærksom på feedback.
• Arranger bordene og siddepladser.
• Sørg for, at alle kan se, hvad der sker, uanset hvor de sidder.
• Gør al dekoration klar.
• Dobbeltjek alle dokumenter, dias og filer.
• Kontroller WiFi-hastigheden.
• Udfør showet med alle skuespillere og rekvisitter.

Tip: Du kan læse mere om hvert af disse emner i denne artikel, der indeholder en tjekliste for generalprøver til events.

Lad det ikke være op til tilfældighederne

Hvis man føler sig presset pga. kontanter, tid eller begge, kan nogle eventplanlæggere nogle gange finde på at vælge, at man ikke holder en generalprøve før hovedeventet.

Det kan blive en dyr affære på et split sekund. Du risikerer negative anmeldelser på sociale medier, demoraliserer dit hold og afskrækker sponsorer og donorer.

Indsæt derfor en generalprøve i dit budget. Det kan bare spare dig penge i det lange løb.