Sådan organiseres en prisuddelingsceremoni i 17 trin (+ Tjekliste)

Alle elsker en god prisuddeling. Du skal kun kigge på underholdningsindustrien for at se, hvor populære de er. Så lad os se på, hvordan du arrangerer din egen prisuddelingsceremoni.

Læs denne artikel for at finde ud af …

• Hvorfor du bør være vært for en prisudstilling
• Hvordan en banket til prisuddelinger planlægges
• En praktisk tjekliste, du kan bruge

Hvorfor arrangere en prisuddelingsceremoni?

Hovedårsagen til at arrangere en prisuddeling er at vise påskønnelse for opnåelsen af ​​specifikke individer. Prisudstillinger kan også bruges som et super PR-værktøj.

Der er to slags prisuddelingsceremonier: interne og eksterne.

Intern

Interne prisceremonier afholdes typisk for virksomhedsansatte og har titler som “Prisen for årets medarbejder” eller “Prisen til bedste sælger af XYZ Firma.”

Ekstern

Eksterne prisceremonier fokuserer ofte på en hel branche og har titler som “Grammy Awards” og “Golden Globe Awards.”

Lad os se på, hvad der skal til for at arrangere en fænomenal prisuddeling, uanset om det er for dine virksomhedsansatte, velgørenhedsdonorer eller din branche som helhed.

1. Lav en brief

EN brief til din prisuddelingsceremoni skal skitsere formålet med begivenheden. Det kan være at samle penge til en god sag eller blot udvise påskønnelse for dine kolleger.

Stil dig selv følgende spørgsmål, når du skriver brief:

• Hvem skal nomineres til en pris?
• Hvorfor fortjener de nomineringen?
• Hvilke oplysninger har du brug for om dem?
• Hvem skal vælge vinderne?
• Hvordan skal priserne se ud?
• Hvornår skal ceremonien finde sted?

2. Vælg et tema

Ceremonien vil være mere interessant, hvis du giver den et overordnet tema. Sørg for, at du vælger noget inspirerende og mindeværdigt, der får folk til at tale bagefter.

Tip: Læs vores guide til, hvordan du vælger et tema til din event som en hjælp.

3. Fastsæt budgettet

Budgettet for din prisuddelingsceremoni bestemmes i vid udstrækning af, om du vil sælge billetter eller tillade folk at deltage gratis. Tænk også på velgørenhedsdonationer og virksomhedssponsorater.

Tip: Brug vores guide til, hvordan du styrer dit eventbudget til at holde dig på rette spor.

4. Vælg et sted

Når du først har en idé om eventbudgettet, er det tid til at se på et passende sted. Prisceremonier er tendens til at være glamorøse, så lokalet skal afspejle dette.

Tip: Læs vores guide til, hvordan du vælger det rigtige sted til temaet.

5. Planlæg scenedesign

Tænk på, hvordan du ønsker, at scenen skal se ud, og om den passer ind på stedet. Forestil dig, hvor værten og podiet er, og hvor priserne vil blive uddelt. Efterlad plads til branding.

Tip: Pinterest har billeder af scenedesigns fra uddelingsceremoni, som du kan bruge til inspiration.

6. Opret en plantegning

Folk har brug for et sted at sætte sig ned, mens ceremonien foregår. Placer de nominerede, så det er let for dem at stå op og acceptere deres pris. Placer vinderne relativt tæt på scenen.

Tip: Du kan bruge et værktøj som PerfectTablePlan til at oprette en plantegning eller grundplan til din ceremoni.

7. Planlæg lyd og video

Teknologien skal være på sin plads, så tænk over mikrofoner, PA-systemer, wifi-forbindelser og projektorer i forvejen. Du skal også bestemme de bedste positioner for alle kameraerne.

Tip: Se vores guide om udstyr til events for at få tip til, hvor du kan finde det, du har brug for.

8. Vælg prissange

Det er et dejligt touch at have en optimistisk og inspirerende sang, der spilles, når en vinder accepterer deres pris. Du kan også bruge sange til at introducere talere, før priserne uddeles.

Tip: Her er en YouTube-playliste med de mest populære sange til prisuddelinger.

9. Vælg en ceremonivært

Værten er den lim, der holder alle andre sammen på selve dagen for prisuddelingen. Hvis du ikke selv kan være vært, skal du udpege en kompetent og erfaren vært.

Tip: Der er også muligheden for at ansætte en professionel vært til prisceremonier til at udføre jobbet.

10. Ansæt talere

Det kan være en god ide at introducere hver pris med en ny taler, der er ekspert på området. Hjælp dem, du ansætter, med scriptkort og andre metoder for at sikre, at det kører problemfrit.

Tip: Brug disse tip til, hvordan du rekrutterer de rigtige talere til din prisceremoni.

11. Vælg dommerne

Priserne bør betyde noget, og derfor er dommerudvælgelse rigtig vigtig. De skal være eksperter, der er kvalificerede til at vælge den vinder, der fortjener prisen mest.

Tip: tjek OpenWaters’ gratis guide til, hvordan du vælger dommere til din ceremoni.

12. Find relevante leverandører

Find ud af, hvad du har brug for med hensyn til teknisk udstyr, catering, møbler, scenen og indretning. Find derefter de bedste leverandører på disse varer i forvejen for at forhandle en god pris.

Tip: Læs vores guide til, hvordan man forhandler med leverandører, så du holder dig inden for budgettet.

13. Lej underholdning

Ikke alle vinder en pris, så sørg for, at der er merværdi for de resterende gæster. Book underholdning til prisuddelingen og gør begivenheden mindeværdig.

Tip: Find et bookingbureau, der har livebands, komikere og anden underholdning.

14. Opret et program

Lav et detaljeret program for prisuddelingen, og informer dit team om eventforløbet. Husk at have små buffere mellem segmenterne for at tage højde for forsinkelser.

Tip: Brug en af ​​disse programskabeloner for prisceremonien til at fremskynde processen.

15. Gennemgå og øv ceremonien

Øvelse gør mester, så tag dig tid til at øve showet sammen med dit team. På den måde kan du identificere eventuelle risici, som du ikke tænkte på under planlægningsprocessen.

Tip: Vi har skrevet en guide til udførelse af generalprøver, der kan hjælpe dig med dette.

16. Markedsfør prisceremonien

Uanset om det er en lille intern prisuddeling eller en storstilet prisuddeling for hele branchen, skal du promovere den ordentligt i forvejen. Det er endnu mere afgørende, hvis du vil sælge billetter til det.

Tip: Læs vores guide til, hvordan du promoverer din event for at maksimere din rækkevidde.

17. Brug en tjekliste

Det var godt nok meget at tænke på. Hvis du føler dig svimmel eller overvældet, er det en god ide at bruge en tjekliste til planlægning af prisuddelingsceremonier for at holde styr på det hele.

Og vinderen er…

Nu, hvor du kender til alt det, du skal holde øje med til din prisuddeling, er det eneste, du kan gøre nu, at gå i gang.

Så hvad venter du på?