Du har besluttet at arrangere en privat begivenhed, men du er ikke sikker på, hvordan du skal gøre det. Det er helt okay, og det er jo grunden til, at du er her.
Læs videre for at opdage, hvordan man …
- Bestemmer eventets mål
- Finder det rigtige sted
- Sætter et realistisk budget
- Får det rette niveau af privatlivet
- Bestemmer sig for menuen
- Finder og huser entertainere eller talere
Klar til at finde svar på dine spørgsmål?
Har du brug for flere ideér? Find Billetto events i København, Aarhus og Odense (eller andre byer).
1. Hvilken slags begivenhed er det?
Din indsats som eventplanlægger bør altid starte med at stille dig selv dette spørgsmål. En networking-middag for et firma vil have andre krav end en familiesammenkomst.
Overvej følgende underspørgsmål:
- Hvem deltager i arrangementet?
- Er det forretning eller fritid?
- Vil der være underholdning?
- Har du brug for teknisk udstyr?
- Hvilken slags mad vil du have?
Det vil gøre din planlægning meget lettere, når du har etableret målet for den private begivenhed.
2. Hvor skal arrangementet være?
Når du har forstået målet og temaet for arrangementet, er det tid til at se på stedet. Vil du holde din begivenhed i byen eller på landet? Indendørs eller udendørs?
Her er nogle punkter at overveje, når man vælger et sted:
- Passer det med eventets tema?
- Har gæsterne lyst til at se noget nyt?
- Hvor tilgængelig er det for gæsterne?
- Vil du have fuldstændig private forhold?
- Hvor meget vil det koste dig?
Tip: DesignMyNight har en god liste over private steder til leje til dit event.
3. Hvornår finder arrangementet sted?
Du har sandsynligvis en omtrentlig dato i tankerne for din begivenhed. Men du skal også sikre, at stedet er til rådighed på denne dato, så vær opmærksom på det, når du opretter en tidslinje.
Tænk også på sæsonen. Hvis du planlægger en julefest, så skal du reservere lokalet i god tid for at undgå skuffelse.
Tip:Sørg for, at du har tjekket op på helligdage og festlige årstider.
4. Hvad er dit budget?
Budgetter kan være vanskelig af flere grunde. For det første ved du ikke altid, hvor mange mennesker, der dukker op – og det er svært at budgettere abstrakt.
Men prøv at komme med dit bedste skøn, og skriv en liste ned over de bedste og værste scenarier. Du bør også finde ud af, hvem der betaler for det hele. Er det en personlige omkostninger eller virksomhedsomkostninger?
Tip: Læs vores guide til, hvordan du forbereder og administrerer dit eventbudget for at komme i gang.
5. Leje af sted eller minimumsforbrug?
En ting du bør overveje, når du vælger et sted og planlægger et budget, er, om du rent faktisk betaler for plads eller garanterer et minimumsforbrug.
Leje af lokale betyder, at du betaler en fast sats for plads, mad og drikkevarer. Minimumsforbrug betyder, at pladsen er gratis, forudsat at dine gæster bruger et vist beløb på mad og drikkevarer.
Visse steder vil også tilbyde dig lavere omkostninger ved at leje stedet, men hvor mad og drikkevarer tilføjes oven på regningen.
Du bør tænke på følgende:
- Hvor mange gæster vil deltage?
- Hvad er dit budget?
- Er du i stand til at forhandle en aftale?
Tip:Læs om, hvordan man forhandler lejemål for at sikre, at du får en god aftale.
6. Hvor privat skal arrangementet være?
Niveauet af privatliv, du har brug for til din begivenhed, er også noget at overveje. Det vil afhænge af målet med dit event (se punkt 1), og hvem der vil deltage.
Hvis du arrangerer et virksomhedsmøde for at diskutere følsomme oplysninger, eller hvis du har tilmeldt en VIP-gæst, så vil du måske gerne have så meget privatliv som muligt.
Tænk over disse punkter:
- Er rummet adskilt fra resten af stedet?
- Vil det være lydisoleret for at beskytte følsomme samtaler?
- Har lokalet egen indgang?
- Har du separat toiletadgang til dine gæster?
Du bør gennemgå disse spørgsmål med det sted, du har til hensigt at leje til den private begivenhed for at sikre, at du er dækket.
7. Hvem vil levere maden?
Hvem, der leverer mad til din begivenhed, vil afhænge af din aftale med stedet. Hvis du har valgt kun at leje lokaler, så skal du se på et tredjeparts cateringfirma.
Catering kan også blive dyrt, så prøv at tjekke, om det er billigere at få mad fra stedet.
Tip: Se på nogle af de største cateringfirmaer i Storbritannien for en løsning.
8. Hvordan vil fødevaren blive serveret?
Mad og drikke er altid vigtigt, når det kommer til events. En ting er smag og atmosfære, men en anden ting er at overveje praktiske forhold.
Kræver din private begivenhed …
- Drinks og kanapéer?
- Buffeter?
- Tre retters måltid?
Dit valg afhænger af, hvor formelt arrangementet skal være, og hvorvidt lokalet kan imødekomme din serveringsstil.
9. Hvad skal menuen være?
Når du har bestemt dig for den mest praktiske måde at servere maden på, bør du tænke på, hvad der rent faktisk skal serveres.
Medmindre du har valgt en stor buffet, bør du overveje, hvad dine gæster kan lide, og hvad de ikke kan lide. Der vil også være kostbehov, der skal overvejes.
Kostrestriktioner
Nogle af dine gæster kan have kostbehov eller kostrestriktioner af forskellige årsager. Menuen skal indeholde mindst en mulighed, der fungerer for alle til eventet.
Her er nogle ting at overveje, når man beslutter sig for en menu:
- Halal og kosher
- Veganere og vegetarer
- Fødevareallergier (jordnødder, gluten og så videre.)
Det er en god idé at bede gæsterne om at inkludere særlige krav, når de giver svar på, om de kommer. Men tjek også med stedet og cateringfirmaet i forvejen.
Festkager
Hvis du arrangerer et bryllup eller en fødselsdag, så vil du måske have en festkage. Tjek med stedet, om de kan stå for det. Ellers skal du hive fat i et separat bageri.
Drinks
Drikkevarer er, hvordan de fleste steder tjener deres penge ind, så du bør overveje dette, når du planlægger din private begivenhed. Har du en fri bar, en grænse, eller skal gæsterne selv betale for deres drinks?
10. Vil der være underholdning?
Et bryllup eller fødselsdagsfest kræver en smule underholdning, som levende musikband. Men et firmaevent kan også have en komiker eller talere fra industrien på stedet.
Tip: Tjek dette agenturkatalog for underholdning for at se, hvad du kan få til din private begivenhed.
11. Har du brug for teknisk udstyr?
Hvis din private begivenhed har en entertainer eller taler, skal du bruge teknisk udstyr.
Kontroller om stedet har …
- Mikrofoner
- Lydsystem
- Belysning
- Scene
- It-udstyr
- Projektor
Tip: Hvis lokalet ikke har det, skal du kontakte et AV-firma for at leje udstyret.
Billetto er en billetplatform, der hjælper dig med at administrere, promovere og afholde events. Opret en eventside og begynd at sælge billetter på 5 minutter.
OPRET EVENT >>
Føler du dig bedre forberedt?
Du bør nu have en god ide om, hvad der er involveret i at afholde en stor privat begivenhed. Nu er alt, hvad der er tilbage at gøre, at gennemføre planen
Bliv på vores blog for at finde ud af, hvordan du gør netop det.