Vi bliver ofte spurgt, hvordan man planlægger et velgørenhedsevent. Hvad gør velgørenhedsarrangementer så udfordrende?
Arrangører af velgørenhedsarrangement skal tænke på alle de samme ting som andre arrangementarrangører … og så lidt ekstra.
Ikke alene skal man tænke over budgetmæssige begrænsninger og fundraising mål. Du skal også sørge for, at alle berørte siders interesser er i overensstemmelse med hinanden.
Ofte er det desværre ikke nok at bede folk om at donere til en velgørende sag. De ønsker sig en oplevelse, at blive set, og at føle sig speciel.
I denne artikel lærer du, hvordan du:
- Definér dit arrangements formål
- Sæt et bestemt mål
- Lav et realistisk budget
- Find din målgruppe
- Dan et tema, der resonerer med dem
- Find et sted samt leverandører, der passer til temaet
- Saml et hold af medarbejdere og sponsorer
- Bestem, hvordan donationer accepteres
Der er en del, der skal ses på, så lad os komme i gang med det samme!
Har du brug for flere ideér? Find Billetto events i København, Aarhus og Odense (eller andre byer).
1. Definér formålet med din begivenhed
Begynder med definere et eller flere mål. Din indsats vil blive mere fokuseret, hvis du begynder med at formulere formålet med dit arrangement.
Et indlysende mål med de fleste velgørende begivenheder er at skaffe penge til et bestemt formål eller sag. Men det kan også være at gøre folk mere opmærksomme på et bestemt emne eller øge bevidstheden blandt nye mennesker.
2. Sæt et målbart mål
Når du har etableret formålet med dit arrangement, skal du angive et målsætning, der kan måles aktivt. Afhængigt af dit mål i sidste ende kan du bl.a. gøre brug af:
- Hvor mange penge, der indsamles
- Hvor mange billetter, der sælges
- Hvor mange medlemmer, der tilmeldes
- Hvor mange partnerskaber, der dannes
- Hvor mange sponsorater, der sikres
- Hvor mange flere, der gøres opmærksomme på emnet
Den vigtigste ting er at være SMART, når dine mål sættes. På den måde vil du vide, om arrangementet var en succes eller ej.
Såkaldte SMART-mål er:
- Specifik (specific)
- Målbar (measurable)
- Opnåelig (attainable)
- Realistisk (realistic)
- Rettidig (timely)
I sidste ende er det også klogt at oprette en tidsplan, hvor arrangementerne planlægges og dine mål kan opnås.
3. Lav et realistisk budget
Dette er den del, hvor det bliver en kliché, for “det tager penge at tjene penge” – og det er virkelig sandt!
Regnearket med dit budget for velgørenhedsarrangementet bliver en form for levende dokument. Du vil begynde med et groft skøn, som derefter bliver mere og mere specifik, efterhånden som arrangementet skrider fremad.
Et budget hjælper dig med at forstå, hvor mange penge du skal tildele til:
- Underholdning
- Mad og drikke
- Markedsføring
- Sikkerhed
- Personale
- Transport
- Vand, varm, el m.m.
- Leverandører
- Lokale/spillested
Det er afgørende at forlade dig selv en buffer i tilfælde af uforudsete udgifter.
Læs, hvordan du minimerer dine omkostninger her.
4. Definer en målgruppe
Du bør beslutte dig for, hvem arrangementet er rettet mod. Målgruppen for dit arrangement er vigtig at forstå, fordi det vil påvirke mange andre beslutninger, du laver.
Nogle af de faktorer, du bør tages i betragtning er alder, køn, baggrund, erhverv og personlige interesser.
Når du ved, hvem din målgruppe er, vil du være klar over …
- Hvilket eventtema ville appellere til dem
- Hvordan man markedsfører arrangementet til dem
- Hvilke sponsorer, der vil være et godt match
- Hvad slags underholdning, der skal organiseres
Henvis til målgruppen, hver gang du er i tvivl om noget relateret til dit arrangement.
5. Saml et hold
Mange hænder gør arbejdet nemmere, så du vil gerne have et hold til at hjælpe dig med logistik. Hvis det er muligt, prøv da at sikre et værtsudvalg af lokale berømtheder eller velhavende donorer for at hjælpe med at lede vejen.
6. Skab et eventtema
Temaet for din velgørenhedsbegivenhed vil være en af de vigtigste faktorer, der får folk til at tilmelde sig. Beslut et tema baseret på, hvad din sag er, og hvilket publikum du vil målrette eventet mod.
Løbet tør for ideer?
Husk, at et velgørenhedsevent stadig er en event, men med et velgørende element. Brug andre arrangementer som inspiration og se, om du kan indarbejde din sag i dem.
Her er nogle ideer, der hjælper dig med at komme godt i gang:
- Singlefest
- 5 km-løb i byen
- Udklædningsfest
- Musikkoncert live
- Komedieaften
Temaet vil have indflydelse på dit budget og valg af sted, så det kræver, at man tænker det igennem.
7. Find et sted
Når du har temaet på plads, er det tid til at finde et sted til arrangementet. Lokalet eller spillestedet skal kunne have plads til det antal personer, du forventer, tilmelder sig, men som også matcher dit budget.
Vær ikke bange for at bruge dét, at du organiserer en velgørenhedsbegivenhed, når du forhandler med spillestederne. Du vil blive overrasket over, hvor mange, der er villige til at give dig en rabat – hvis ikke direkte donere lokalet.
Find ud af…
- Hvor meget det vil koste
- Hvad der er inkluderet i prisen
- Hvor mange mennesker det kan rumme
- Om du kan få rabat eller ej
Husk, at lokalet ikke behøver at være traditionelt, det skal bare være passende. Du kan være vært for en komedieaften i en lufthavnshangar, så længe der er siddepladser og et lydsystem.
8. Tal med sponsorer
Formålet med dit velgørendsarrangement er at skaffe penge. Størstedelen af pengene kommer fra de deltagende.
Men der er ingen grund til, at du ikke kan få nogle sponsorer med på den også.
Når du har et mål, et budget, et hold, et tema og et sted, kan du nærme begynde at tale med potentielle partnere.
Find virksomheder, der passer til din velgørenhedssag, og som gerne vil nå din målgruppe også. Et godt sted at starte er virksomheder, der allerede sponsorerer velgørenhedsarrangementer i dit område.
Læs mere om, hvordan du får sponsorer til din velgørende begivenhed her.
9. Find en måde at acceptere donationer på
Der er mange måder, du kan acceptere donationer på til et velgørenhedsevent. Du kan fokusere på at fremme én måde at donere på eller give folk flere muligheder at vælge imellem.
Her er nogle af måderne, hvorpå donationer kan accepteres på:
- Billetsalg
- Salg af tilbehør
- “SMS for at donere”
- Lodtrækning
Du bør finde et billetsystem, der er brugervenligt og fungerer på alle typer enheder. Gør det så nemt som muligt for folk at tilmelde dig til dit arrangement.
10. Vælg leverandører
Hvis du har bestemt dig for, at det skal være et middagsselskab eller lignende, skal du finde leverandører. Brug dit tema for eventet og målgruppe til at guide din indsats her.
Nogle leverandører, du kunne have brug for til din begivenhed, omfatter:
- Cateringvirksomheder
- Fotografer
- Medieplanlæggere
- Udlejning af udstyr
Som med spillestederne, skal du se, om du kan få rabat fra de forskellige leverandører. Forsøg at sikre dig leverandører, der tidligere har arbejdet med velgørende organisationer.
CharityComms har en fremragende oversigt over velgørenhedsvenlige leverandører.
Billetto er en billetplatform, der hjælper dig med at administrere, promovere og afholde events. Opret en eventside og begynd at sælge billetter på 5 minutter.
OPRET EVENT >>
Og til sidst…
… du skal sætte alt sammen. Nu burde du være ved at have…
- Målbare mål for fundraising
- Et realistisk budget til din begivenhed
- Målgruppe
- Et tema til din begivenhed
- Sted og underholdning
- Hold og sponsorer
- Leverandører og billetsalg
Du skal sikre, at alle arbejder sammen, og alt går glat. Lav en plantegning af arrangementet, og gå gennem logistikken et par gange på forhånd.
Kommuniker klart og tydeligt med dit hold, dine sponsorer, spillestedet og sælgerne. Lav backupplaner, hvis noget skulle gå galt i sidste øjeblik.
Held og lykke med dit velgørenhedsevent. Fortæl os i kommentarerne, hvis du har noget at tilføje til vores liste!
Skriv et svar