Sådan skriver du en forretningsplan for events (+ tjekliste)

En forretningsplan for events er et praktisk dokument, der hjælper dig med at holde fokus som eventplanlægger. Men det er også et godt værktøj til at sælge din eventidé til potentielle investorer.

Læs denne guide, hvor du lærer om alle de forskellige sektioner, du bør tage med i din forretningsplan, så den bliver brugbar og overbevisende.

1. Virksomhedsstruktur

Opbygningen af ​​din eventvirksomhed og -team vil kunne være en stor hjælp for at overtale investorer. Det er ligegyldigt, hvor fantastisk dit eventforslag er, hvis der ikke er et hold, der kan gøre det til en realitet.

Her er, hvad du bør tage med i beskrivelsen af ​​din virksomhedsstruktur:

• Dig og din rolle som eventplanlægger
• Eventholdet, du har rekrutteret (plus deres titler og jobbeskrivelser)
• Hvilken slags virksomhed du kører (eneste erhvervsdrivende, partnerskab eller aktieselskab)
• Hvilke leverandører og firmaer du har til hensigt at arbejde med
• Din virksomheds historie og eventuelle tidligere præstationer

Tip:Hvis din virksomhedsstruktur er mere kompleks, skal du bruge denne guide til at hjælpe dig med at formulere en beskrivelse.

2. Eventbeskrivelse

Eventbeskrivelsen er det saftige kød på din forretningsplan. Det er her, du virkelig forsøger at sælge konceptet til potentielle investorer. Vær sikker på at inkludere så mange detaljer som muligt.

Her er, hvad du skal adressere i eventbeskrivelsen:

• Missionsbeskrivelse: Beskriv det overordnede mål for eventet, og hvad du håber at opnå før, under og efter arrangementet.
• Mål og tidslinje: Skitsér de opgaver, der skal gøres, hvonår de skal gøres, hvem der skal gøre dem, og hvordan de planlægger at få dem gjort, så I opnår de overordnede mål for eventet.
• Eventprogram: Beskriv eventets programoversigt i detaljer for at skabe et overblik over den slags indhold, du har til hensigt at præsentere deltagerne for.
• Målgruppe: Fortæl investorer, hvilke demografier du forsøger at nå ud til (inkluder din køberpersona), hvorfor din begivenhed ville appellere til dem, og hvordan du planlægger at markedsføre den.
• Alle relevante aktører: Inkluder alle vigtige parter for eventet (også kaldet stakeholders), hvad deres rolle er, og hvordan dette event vil gavne dem.

Du kan også inkludere en smule af eventets historie, hvis du har organiseret en lignende begivenhed i før. Medtag alle positive resultater, samt dine planer om at udvide dem i fremtiden.

3. Udviklingsplan

Eventbeskrivelsen skal tvinge dine potentielle investorer til at understøtte den aktuelle begivenhed. Udvid den med en udviklingsplan for fremtiden, og de vil have dollartegn i øjnene.

• Fremtidsvision: Vis det store billede ved at beskrive din vision for eventet fremadrettet. Vil det være endnu større næste år? Vil du udvide til andre lande?

• Strategisk udvikling: skitsér, hvordan du planlægger at gøre fremtidsvisionen til virkelighed, hvordan tidslinjen vil se ud, og hvem vil være involveret i udviklingen.
• SWOT-analyse: Vis investorer, at du har tænkt alt igennem ved at give dem en analyse af styrker og svagheder i din vision.

Tip:Hvis du ikke har tidligere erfaring med det, så lær hvordan du laver en SWOT-analyse for begivenheder.

4. Eventkrav

Brug eventkravene til at skitsere, hvad du har brug for, så eventet kan blive til virkelighed. Det vil give investorer en ide om, hvor mange ressourcer du har brug for og vise dem, at du har været grundig.

Her er nogle af de mange ting, du har brug for til din event:

• Faciliteter: liste over lokaler, catering, rejse, indkvartering, parkering, strøm og WiFi.
• Udstyr: indbefatter lyd-, belysnings- og oplægningsudstyr til alle kunstnere eller talere.
• Personale: beskriv al det event-, service-, sikkerheds-, underholdnings- og medicinsk personale, du har brug for.
• Juridisk: Skitsér alle de forskelle licenser og forsikringer, du har brug for til arrangementet.
• Budget: inkludere estimerede tal på, hvor meget alt det ovenstående vil koste.

Tip: Læs vores guide til, hvilken forsikringspolice til events du har brug for.

5. Marketingplan

Investorer er ikke de eneste, du skal sælge arrangementet til. Din målgruppe skal også kende til det. Til gengæld vil dine investorer gerne vide, hvordan du planlægger at få ordet ud.

Her er nogle overvejelser, du bør gøre dig, når du formulerer din marketingplan:

• Positionering: definer dine unikke salgspunkter, og hvordan du placerer din begivenhed i forhold til din konkurrence.
• Billetsalg: skitsér, hvor meget dine billetter vil koste, og hvordan du planlægger at sælge dem.
• Promovering: angiv, hvilke kanaler (som e-mail, direkte mail, SEM og sociale medier), du vil bruge til at promovere begivenheden og nå ud til dit publikum.
• PR: identificer de forskellige typer af medier, du vil række ud til, og hvordan du vil overtale dem til at arbejde med dit event.
• Budget: estimer, hvor meget det vil koste for at promovere eventet som helhed.

Tip:Du kan downloade denne skabelon til eventmarketing som hjælp til at skitsere din plan.

6. Finansiel plan

Det koster penge at tjene penge, men alle, der investerer deres i dit event, vil gerne vide, om du kan klare det. Lav en plan over finanserne, og hvordan du administrerer eventbudgettet.

Skitsere alle dine mulige indtægtskilder fra eventet:

• Billetter
• Merchandise
• Salg fra udstillingsplads
• Finansiering
• Bevillinger
• Donationer
• Sponsorater

Lav derefter en liste med alle dine forventede udgifter:

• Leje af sted
• Leje af udstyr
• Markedsføring
• Talere og entertainere
• Catering
• Fotografering
• Skiltning og dekorationer
• Personale
• Apps og software

Tip: Læs vores guide til, hvordan du planlægger et eventbudget, det hjælper dig med at estimere omkostningerne ved dit event.

7. Afslutning

Nu, hvor du har dækket alle de vigtige afsnit i din forretningsplan, er det tid til at få den færddigjort og få den til at se flot ud.

Her er de sektioner, du bør tage med før og efter de sektioner, vi lige har dækket:

• Forside: Indsæt eventnavn og logo, titel på din forretningsplan og dine kontaktoplysninger.
• Indhold: Opret en indholdsfortegnelse, der beskriver alle de forskellige dele af din forretningsplan.
• Sammendrag: Skriv hele forretningsplanen i et kondenseret format, der dækker alle vigtige detaljer, men som kun tager få minutter at læse.
• Bilag: Indsæt bilag i ryggen, hvis du har yderligere noter, rapporter eller undersøgelser, der supplerer din forretningsplan.

Tip: Du kan læse denne guide til, hvordan du opstiller en forretningsplan for at give dig en ramme.

Tjekliste til forretningsplan for events

Bare for at opsummere, så er det disse sektioner, du skal tage med i din forretningsplan:

• Forside: titel, eventnavn og logo.
• Indholdsfortegnelse: Sidetal for hver sektion.
• Resumé: En kondenseret version af din forretningsplan.
• Virksomhedsstruktur: virksomhedstype og personale detaljer.
• Eventbeskrivelse: mål, program og målgruppe.
• Udviklingsplan: fremtidig vision, strategi og SWOT-analyse.
• Eventkrav: faciliteter, udstyr, bemanding og juridisk.
• Marketingplan: positionering, billetsalg, promovering, PR og budget.
• Finansiel plan: Indtægter og udgifter.
• Bilag: Yderligere undersøgelser, grafer og noter.

Konklusion

Det tager lidt tid at formulere din forretningsplan for events, men du vil være glad, du gjorde det, når det er klar. Det vil ikke kun være nyttigt for potentielle investorer, men også for dig og dit eventhold.

Husk, at din eventplan skal være et levende dokument. Opdater det hver gang, at en udvikling sker.

Hvis du stadig vil have mere, så se denne video om, hvordan du skriver en forretningsplan: