Sådan Træner og Styrer du Dine Eventfrivillige: 10 Vigtige Trin

Hvis du læser dette, har du med succes rekrutteret nogle frivillige til dit event!

Nu er det tid til at lære at træne og styre dine eventfrivillige.

Denne vejledning vil dække hvordan man…

• Tager imod og træner dine frivillige
• Kommunikerer klart og effektivt
• Laver underafdelinger og udpeger teamledere
• Holder sig på den rette side af loven
• Laver backup planer til nødsituationer

Er du klar til at tage rollen som eventfrivillig manager?

1. Tag imod dine eventfrivillige

Uanset om du har formået at rekruttere erfarne frivillige eller komplette nybegyndere, bør du tage imod dem alle på en ordentlig måde.

En del af processen er at…

• Tak dem for at melde sig frivilligt
• Giv lidt baggrundsviden om dig (og din organisation)
• Skitsere de specifikke mål for arrangementet
• Forklare, hvordan deres rolle er relateret til arrangementsmålene
• Beskriv kommunikationsprocedurerne
• Forklar dine forventninger

En god start vil gøre frivillige spændte på at arbejde på din event. Gør et godt indtryk på dem, og de vil forsøge at imponere dig til gengæld.

Tip: Læs mere om de bedste praksisser for at tage imod frivillige.

2. Lav et event orienteringsprogram

Når du har budt de frivillige velkommen, bør du lave et event orienteringsprogram, der gør dem klar til det kommende event.

Ting, der skal inkluderes i dit event orienteringsprogram:

• Adfærdskodeks
• Hvad kan man forvente på dagen for arrangementet
• Hvilket tøj man skal bære
• Hvor man skal mødes med holdet
• Hvornår de skal rapportere til deres leder
• Hvordan man sporer arbejdstimer
• Hvem man skal kontakte, hvis der er et problem
• Hvordan man får refusion af udgifter

Du kan dele dette program ud personligt eller få de frivillige til at gennemgå det online, hvis du har et stort antal af dem.

Tip:Læs mere om at skabe et godt frivilligt orienteringsprogram.

3. Sådan træner du dine eventfrivillige

Træning er en stor del, når det kommer til at styre dine eventfrivillige. Deres præstationer er meget afhængige af kvaliteten af den træning, du har givet dem.

Hold et møde (personligt eller online), hvor du går gennem alle de væsentlige detaljer. Opfordre dine frivillige til at stille så mange spørgsmål de vil, for at fjerne enhver forvirring.

Et andet vigtigt punkt er at sikre, at dine frivillige lærer hinanden at kende. Det vil gøre dem mere effektive på dagen for arrangementet

En omfattende frivillig træningssession vil inkludere:

• Planen for arrangementet
• Tildelte opgaver (og deres tidsfrister)
• Hvordan man bruger de værktøjer, du giver dem
• Beredskabsplaner, hvis noget går galt
• Hvordan man kommunikerer med deltagere, leverandører, kunstnere og sponsorer
• Hvordan man får adgang til stedet (inklusiv parkering)
• Hvor man får mad til frokost
• Hvornår man skal tage pauser (og hvor ofte)

Tip:Lær hvordan du korrekt træner eventfrivillige.

4. Sådan implementerer du dine eventfrivillige

Under screening, interview, velkomst eller træningsfaser skal du tænke over, hvilke frivillige der skal udføre specifikke opgaver.

Nogle af dine frivillige kan være indadvendte og omhyggelige. Andre kan være meget udadvendte men uorganiserede. Fokus på hver frivilligs styrker, så de udfører deres tildelte job godt.

Hvis du er i tvivl om hvor du skal placere bestemte frivillige, så giv dem en lille opgave at starte med. Så kan du vurdere, hvor godt de gjorde det, og om de skal fortsætte eller ej.

5. Udnævn frivillig leder(e)

Du skal udpege en holdleder eller leder, uanset om du arbejder med et lille hold på ti frivillige, eller hundredvis af dem.

Du vil sandsynligvis have meget at holde styr på på arrangement dagen, så det er en god idé at give frivillige et andet kontaktpunkt, hvis du har for travlt til at hjælpe dem.

Hvis du har delt dine eventfrivillige i grupper (såsom marketing, service, rengøring osv.), Kan du udpege en teamleder i hver gruppe.

Tip: Du skal lave en separat jobbeskrivelse for teamlederen. Se på dette eksempel fra en musikfestival for at få en ide om, hvordan det skal se ud.

6. Lav et rapporteringssystem

Hvis du organiserer en stor begivenhed — som en konference eller en festival — bør du overveje at oprette et rapporteringssystem, der hjælper dig med at styre dine frivillige.

Et solidt rapporteringssystem kan hjælpe dig med at organisere dine frivilliges tidsplan, deltagelse, opgavelister og andre mål, som du vil bruge til at evaluere dine frivillige efter begivenheden.

Tip:Disse gratis frivillige styringsværktøjer til events kan hjælpe dig med at lave et rapporteringssystem.

7. Kommuniker effektivt

Kommunikation er nøglen på alle hold. Du bør være opmærksom på at du kommunikerer med dine eventfrivillige på en klar og hyppig måde.

Det vil sikre, at dine frivillige er opdaterede med den seneste udvikling af eventet. Når du holder kontakt med dit hold, vil du også hurtigt bemærke, hvis nogen ikke reagerer.

Brug nogle af disse gratis værktøjer til at kommunikere effektivt med dit frivillige hold:

• Facebook Messenger (til mindre hold)
• Facebook Grupper (til større hold)
• WhatsApp gruppechat
• Slack
• Email lister
• Skype gruppechats
• GoToMeeting

Hvis du styrer et stort hold med underopdelinger, bør du opfordre dem til at oprette deres egne private grupper. På den måde oversvømmes hovedkanalen ikke med kommentarer.

8. Undersøg juridiske spørgsmål

Der er nogle juridiske spørgsmål, du skal læse om, når du styrer et hold af eventfrivillige.

Selv om frivillige er ubetalte, er der stadig love om deres rettigheder, sikkerhed, træning, forsikring, udgifter og tilsyn.

Du skal sikre dig, at du ved, hvor mange timer de må arbejde, hvor mange pauser de må få, og så videre.

Tip:Center for Frivilligt Socialt Arbejde har alt hvad du behøver at vide.

9. Hav backup-planer

Du kan ikke forudsige alt, men det er godt at have nogle backup-planer til potentielle problemer, som du allerede er klar over.

For eksempel kan du opleve at en frivillig registrerer sig, men ikke dukker op. Der er risiko for udfald på ethvert tidspunkt af processen.

Du bør derfor træffe forholdsregler, som at give klare instrukser om hvornår og hvor de skal dukke op, samt rekruttere ekstra frivillige i tilfælde af manglende bemanding.

10. Tak dine eventfrivillige

Når begivenheden er overstået, skal du sørge for at takke dine frivillige for at hjælpe dig. Kommuniker den forskel, de har gjort for succesen af arrangementet.

Det er også en mulighed for dig, at spørge dit frivillige hold om tilbagemelding om deres oplevelse med at arbejde på arrangementet.

En fremragende måde at gøre det, er at sende en post-event undersøgelse til dine frivillige. Det vil være særligt praktisk, hvis du har at gøre med et stort hold.

Tip:Du kan bruge en færdiglavet frivillig undersøgelse (eller tilpasse din egen) med SurveyMonkey.

Følg op med frivillige efter arrangementet

Du må ikke miste forbindelsen med dine eventfrivillige, selv efter at have takket dem og modtaget deres feedback.

Du kan få brug for dem til fremtidige events. Det en god ide at fortsætte det forhold, du allerede har startet med ved det første event.

Hvem ved, du kommer måske til at ansætte dem som betalt personale for din organisation.

Held og lykke!