Sådan vælger du datoen for en event: 12 ting du bør overveje

Hvad er de bedste datoer til at arrangere events? Et godt spørgsmål, som vi vil forsøge at hjælpe dig med at besvare i denne artikel.

Det kan måske være let at vælge en dato for bestemte begivenheder: fødselsdage, jubilæer, jul, påske og nytår.

Så hvordan vælger du den rigtige dato for dit event?

Der er 365 dage at vælge imellem, så det kan være skræmmende at skulle at finde en dato og bestemme sig for den. Lad os bruge udelukkelsesmetoden for at gøre din planlægningsprocess lidt lettere.

Denne vejledning vil fokusere på, hvordan du vælger en dato for en event og hjælper dig med at overveje …

• Dit publikum
• Det arbejde, der skal gøres inden
• Populære feriesæsoner
• Helligdage
• Vejr- og klimaændringer
• Forstyrrelser af offentlig transport
• Konkurrerende eventdatoer
• Tilgængelighed af leverandører og eventsteder
• Tilgængelighed af talere og entertainere

Når vi har gennemgået alle disse emner, vil du have en langt bedre ide om de bedste datoer til events

1. Tænk på dit publikum

Som med alt relateret til eventplanlægning, så bør du altid tænke på dit publikum, når du vælger datoen for dit event.

Ugedage fra tirsdag til fredag ​​kan være praktiske for deltagere i B2B-sektoren. Deltagere i B2C-sektoren kan derimod finde det mere hensigtsmæssigt at deltage i events i weekenden.

Tip:Hvis du ikke er sikker på, hvad der ville være bedst for din event, skal du læse vores vejledning til, hvordan du bestemmer dig for din målgruppe.

2. Giv dig selv tid nok

Du har meget planlægning og promovering, der skal gøres før dit event. Din valgte eventdato skal give dig rigelig med tid, så du kan gøre alt det, som gør det en succes.

Tip:Læs vores vejledninger om planlægning og promovering for at få en ide om, hvor meget der er involveret i processen.

3. Overvej feriesæsoner

Det er en god ide at afholde sig fra populære ferieperioder. Folk booker ofte deres ture ganske lang tid i forvejen. Skolepauser og helligdage har tendens til at falde ind under denne kategori.

Du bør også forsøge at undgå datoer lige før og efter ferieperioder. Folk vil have for travlt med at forberede sig på deres ferie lige før, og for travlt at skulle have styr på ting lige efter.

4. Politiske og offentlige arrangementer

Der kan også være offentlige begivenheder, der kan forstyrre din eventplanlægning. Politiske begivenheder, som f.eks. valgdage, vil ofte være skyld i, at din event for mindre opmærksomhed.

Ikke alene vil folk være mere tilbøjelige til at fokusere på sådanne begivenheder, men medierne vil også primært koncentrere sig om politiske happenings og offentlige begivenheder.

5. Afbrydelse af offentlig tjeneste

Pendlere i storbyer ved, at intet kan ødelægge dine weekendplaner som planlagte byggearbejde eller bare de regelmæssige togstrejker.

Heldigvis har begge en tendens til at blive annonceret i god tid, hvilket giver dig mulighed for at tilpasse dine planer. Vær opmærksom på kommunikation omkring forstyrrelser i forbindelse med offentlige serviceorganer, når du vælger en eventdato.

6. Overvej arbejdstiden

Hvis du organiserer en forretningskonference eller musikfestival, der finder sted i løbet af flere dage, så er weekenden kærkommen.

Det er meget lettere for dine deltagere at tage en eller to dage ud af kalenderen til en event, der løber torsdag til søndag, end det er i løbet af arbejdsugen.

7. Vær konsekvent (eller ikke)

Du har muligvis bemærket, at de fleste årlige evvents, som konferencer og festivaler, finder sted på samme tid hvert år. Det virker, fordi det hjælper deres deltagere med at planlægge et helt år forud.

Men det kan også være interessant at skifte datoen og ændre sæsonen på din årlige begivenhed. Det kan lade dig nå ud til et helt nyt publikum og holde dig foran konkurrencen.

8. Hold øje med konkurrencen

Du bliver altid øje med, hvornår konkurrencen holder deres events. Du vil ikke have, at din eventdato ender på samme dag som deres, så du ender med at skulle kæmpe om deltagerne.

Det kan derfor være nyttigt at kortlægge alle konkurrerende begivenheder i en kalender. På den måde ved du præcis, hvornår de foregår, så du kan planlægge rundt om dem.

9. Uanset vejret

Vejret kan have stor indflydelse på din begivenhed, uanset om den holdes udendørs eller ej. Regn, hagl og stærke vinde er naturligvis ikke det bedste for udendørsfestivaler.

På den anden side, hvem ønsker så at sidde fast inde i et lokale til en forretningskonference, når det er 30 grader og solskin udenfor? (Og hvad sker der, når klimaanlægget bryder sammen?)

Tip:Kontroller de gennemsntilige temperaturværdier, når du planlægger datoen for din event.

10. Bevidsthedsdage

Hvis din begivenhed har et bestemt tema, bør du undersøge, om der er en bevidsthedsdag (eller måned), du kan tilpasse dig til.

Traditionelle medier fokuserer ofte på disse bevidsthedsdage, hvilket betyder, at din events pressemeddelelse vil være mere tilbøjelig til at blive vist. Sociale medier vil sandsynligvis også have en passende hashtag, du kan bruge til promovering.

11. Tilgængelighed af eventsteder og leverandører

Hvis du allerede har bestemt dig for bestemt sted eller har en foretrukken leverandør, du vil arbejde med, skal du også tjekke deres tilgængelighed, når du vælger eventdatoen.

Det er måske ikke et problem, hvis du er vært for regelmæssige events, som de er opmærksomme på. Men husk på, at eventsteder og leverandører vil have højsæsoner, hvor de er i høj efterspørgsel.

12. Tilgængelighed af talere og entertainere

Det samme gælder for alle talere eller entertainere, du vil booke til din event. Hvis deres tidsplan kolliderer med din valgte eventdato, så vil de sandsynligvis fravælge den.

Hovedtalere sælger billetter til konferencer, og store bands sælger billetter til festivaler. Hvis de dropper ud, kan det være til skade for dit events succes.

Skriv datoen ned

Nu, hvor du har en bedre forståelse af alle faldgruberne, er det tid til at annoncere datoen for din event.

Føj det til kalenderen på din hjemmeside, og begynd at sprede ordet vidt og bredt. Annoncér det på sociale medier, til din mailingliste, og fortæl folk, at de skal skrive datoen ned.

Held og lykke!