Catering og eventplanlægning går hånd i hånd, så lad os se på, hvordan man vælger et cateringfirma til en begivenhed.
Denne artikel vil dække …
- Indledende overvejelse, inden du kigger på cateringfirmaer
- Hvordan finder man et cateringfirma, og hvordan man vælger det rigtige
- Kvaliteter ved et godt cateringfirma
- Sådan ansætter man et cateringfirma, og hvad man skal diskutere før eventet
Klar til nogle smagsprøver? Bon appetit.
Har du brug for flere ideér? Find Billetto events i København, Aarhus og Odense (eller andre byer).
Hvilken type catering er det rigtige for din begivenhed?
Før du dykker ned i din forskning, skal du overveje hvilken slags begivenhed, du er i gang med. Det vil virkelig hjælpe dig med at finde ud af, hvilken slags cateringfirma du skal være på udkig efter.
Spørgsmål til at stille dig selv:
- Hvor formelt er dit arrangement?
- Hvor finder det sted henne?
- Hvordan er sædearrangementet?
- Hvor mange gæster deltager?
- Hvilken slags mad forventer de?
- Har de specielle kostbehov?
De tre hovedtyper af cateringservices, som du vil støde på, er:
- Reception: Den billigste løsning, som typisk omfatter drikkevarer og fingermad, som gæsterne spiser, mens de står og taler med hinanden.
- Buffet: Den næstbilligste løsning, hvor gæsterne selv kan gå op og vælge mellem et stort udvalg af mad og drikkevarer.
- Bordservering: Den dyreste løsning, hvor gæsterne sidder ved bordene, og der bliver serveret for dem af medlemmer af cateringpersonalet.
Tip: Læs mere om fordele og ulemper ved hver cateringtype for at få en bedre ide om, hvad der passer til din begivenhed.
Sådan finder du et cateringfirma
Der er en bred vifte af cateringfirmaer, der er specialiseret i events. Lad os gennemgå nogle vigtige overvejelser for catering- og eventplanlægning for at hjælpe dig med at indsnævre din søgning.
1. Størrelse
Cateringfirmaet skal kunne servere for det antal gæster, der kommer til at deltage i eventet. Størrelsen på cateringfirmaet skal matche størrelsen af dit event.
2. Sted
Det er også en god idé at overveje stedet for din begivenhed. Et lokalt cateringfirma kan være bekendt med lokalerne og vil være mindre tilbøjelige til at opleve forsinkelser på grund af en lang rejse.
3. Budget
Hvor mange penge, du har afsat i dit eventbudgettil catering, vil også hjælpe med at indsnævre din søgning. Prøv at finde et cateringfirma med en god blanding af værdi og pris.
4. Begrænsninger på stedet
Mange steder har en liste over cateringfirmaer, de foretrækker at arbejde med. At vælge et cateringfirma fra deres liste reducerer ikke kun risikoen for misforståelser, men du kan endda få rabat.
Tip: Brug en cateringkatalog for at få tilbud fra flere cateringfirmaer med en enkelt søgning.
Hvordan man vælger et cateringfirma
Du har lavet nogle indledende undersøgelser. Nu er det tid til at vælge et cateringfirma til din begivenhed. Lad os gå gennem nogle af de kvaliteter, du finder hos et godt cateringfirma, så du tager det rigtige valg.
1. Kommunikation
Et godt cateringfirma er let at få fat på og vil reagere hurtigt på dine opkald og e-mails. Hvis du oplever problemer med kommunikation i starten, så er det også sandsynligt, at der vil være problemer på et senere tidspunkt.
Tip: Læs om nogle af de lingo, der anvendes i cateringbranchen for at undgå misforståelser.
2. Organisering
Ud over deres kommunikationsfærdigheder skal du også være opmærksom på, om cateringfirmaet er organiseret. Modtog du forslaget rettidigt? Hvis ikke, kan det være et dårligt tegn på, hvad der kommer senere.
3. Erfaring og specialisering
Ligesom de fleste eventplanlæggere specialiserer sig i en bestemt type events, så gør mange cateringfirmaer det samme. Sørg for at din cateringfirma har erfaring inden for din slags begivenhed.
4. Kundeservice
Dine behov og forventninger som kunde skal være øverst på cateringfirmaets liste af prioriteter. Lav en notat om, hvorvidt et givent cateringfirma er opmærksom på dine specifikke behov.
5. Fleksibilitet
Du bør kontrollere, hvor fleksibel cateringfirmaet er i forhold til menuen og servering af maden. Se om de kan justere til ethvert kostbehov som madallergier og glutenfri mad.
Tip: Se på denne liste over forskellige kostbehov sammen med detaljerede beskrivelser.
6. Kundeanmeldelser
Anmeldelser og personlige anbefalinger online fortæller meget, når det kommer til et cateringfirmas evne til at udføre jobbet. Gør dit arbejde og få undersøgt cateringfirmaet, før du ansætter.
Tip: Brug et websted som Trustpilot til at finde et cateringfirma og læse deres anmeldelser.
Sådan ansætter du et cateringfirma
På nuværende tidspunkt bør du have en kort liste over kandidater til dit eventcatering. Der er kun nogle få måder til at finde den rigtige caterer og nogle ting at huske på, når de ansætter dem.
1. Fotos fra tidligere events
Et billede siger meget om, hvad du kan forvente af maden … medmindre du er på en McDonald’s. Hvis vi antager, at du ikke serverer Big Macs, så skal du sørge for atse billeder fra tidligere begivenheder.
2. Certificeringer
Før du ansætter en cateringfirma, skal du sørge for at kontrollere deres certificeringer. De skal overholde britiske fødevarestandarder og eventuelle krav, der er fastsat i din politik for eventforsikring.
3. Ingredienser
Du vil måske kontrollere, hvor cateringfirmaet får deres menuingredienser fra. Er de lokale? Er de organiske? Blev de dyrket og fragtet ansvarligt?
4. Fremstilling
Tal med din cateringfirma om, hvordan og hvor maden bliver tilberedt. Nogle retter er billigere at lave på andetsteds, men andre retter skal tilberedes på stedet.
5. Smagsprøver
Du har set billederne, men hvad med den egentlige smag? En god cateringfirma giver dig en smagsprøve, så du kan vurdere, om fødevarerne lever op til dine forventninger, før du ansætter dem.
Tip: Læs om, hvad du kan forvente fra en smagsprøve ved et cateringfirma, så du er forberedt.
6. Møbler og bordservice
Ikke alle steder og lokaler kan tilbyde dig møbler og service til dit arrangement. Dog kan nogle cateringvirksomheder inkludere disse i prisen, så tjek om det er en mulighed.
Tip: Hvis hverken stedet eller cateringfirmaet kan levere serviceartikler, så kontakt en separat leverandør.
7. Tilgængelig personale
Se om cateringfirmaet har det rette antal medarbejdere til rådighed for dit event. Du skal typisk have en tjener for hvert andet bord. (Færre, hvis du er vært for en buffet.)
Tip: Denne artikel indeholder en tabel, der viser forholdet mellem tjener og gæst for de fleste arrangementer.
8. Kontraktoplysninger
Sørg for at alle detaljer er dækket, når du gennemgår cateringaftalen. Er alle leverancer opført? Er moms inkluderet? Vil deres medarbejdere forvente drikkepenge? Har du læst det med småt?
Tip: Læs eksempler på cateringkontrakter, så du ved, hvad du skal kigge efter.
9. Afbestillingsregler
Selv om du sandsynligvis ikke regner med at annullere din begivenhed, er det godt at være forberedt på det værste tilfælde. Tjek cateringfirmaets afbestillingsregler for en sikkerheds skyld.
Billetto er en billetplatform, der hjælper dig med at administrere, promovere og afholde events. Opret en eventside og begynd at sælge billetter på 5 minutter.
OPRET EVENT >>
God fornøjelse!
Du bør ikke være en kræsen, når det kommer til mad, men du bør være kræsen, når det kommer til at ansætte cateringfirmaer. I sidste ende handler begivenheden ikke om dig. Det handler om dine gæsters oplevelse.
Det er også værd at undersøge lidt på forhånd, hvis du planlægger at lave events igen i fremtiden. Ansættelse af cateringfirma til denne event kan være starten på et langsigtet forretningsforhold.
Du bør nu have en meget bedre ide om, hvordan man vælger et cateringfirma til et event, du planlægger.
Held og lykke!
Skriv et svar