Sådan vælger du et eventtema (og hvad der skal inkluderes)

Hvis du er i planlægningsfasen af ​​din begivenhed, spekulerer du sikkert på, hvordan du vælger et arrangementstema.

Bare rolig, det har vi også tænkt på for dig.

Læs denne artikel for at finde ud af, hvordan du vælger dit eventtema ved at …

• Se på formålet med din begivenhed
• Tag din målgruppe i betragtning
• Find det rigtige sted
• Hold dig til budgettet
• Tag højde for årstider og vejr

Vi vil også gennemgå, hvordan du indarbejder dit eventtema ved at …

• Blive kreativ med invitationer
• Bruge sociale medier til at fortælle en historie
• Dekorere for at skabe en atmosfære
• Matche mad- og drikkevarer til temaet
• Sørge for, at underholdningen justeres
• Arrangere sjove temaaktiviteter

Vi vil også give dig nogle værktøjer til at hjælpe dig med at komme i gang.

Hvordan vælger man et eventtema

Før du vælger et tilfældigt eventtema, bør du overveje grunden til at have et tema i første omgang. Vil det appellere til et bestemt publikum?

Samtidig er det også vigtigt at tænke over nogle af de begrænsninger, du står over for, når du vælger et tema. Dit eventbudget kan måske være afgørende.

Her er nogle af de ting, du bør tænke på, når du vælger et eventtema.

1. Mål

Det første spørgsmål, du bør stille dig selv, er, hvad målet med arrangementet er. En velgørenhedsfundraiser vil have et andet formål end en gadefest for nabolaget.

Tip: Læs denne artikel for at hjælpe dig med at definere målene for din begivenhed. Det vil gøre det meget nemmere at vælge det rigtige tema.

2. Målgruppe

Den målgruppe, du gerne vil tiltrække, bør også guide din indsats, når du vælger et tema. En begivenhed med udklædning vil ikke være så passende for en gruppe forretningsfolk.

Tip: Spørg dig selv hvem, hvad, hvorfor og hvor-spørgsmål for at hjælpe dig med at definere din målgruppe. Basér dit tema på de mennesker, du gerne vil have deltager i arrangementet.

3. Sted

Selve eventstedet vil også begrænse de mulige temaer, du kan vælge imellem. Du kan ikke være vært for en indendørs strandfest på et museum. (Altså, det kan du nok godt, men …)

Dit eventtema skal gå hånd i hånd med dit valg af sted. Sørg for, at de supplerer hinanden, snarere end at være i strid med hinanden.

4. Budget

Du bør også overveje det frygtede B-ord. Hvor mange penge koster det at lave et bestemt eventtema? Har du budgettet til det?

Eksotiske steder og smukke dekorationer kan hurtigt blive dyre. Overvej dit begivenhedsbudget, når du vælger temaet til dit event.

5. Årstid

Afhængigt af din begivenhed kan vejret også påvirke dit valg af temaer. Hvis du er vært for et udendørs event, så kan regn, vind og sne komme i vejen.

Dit tema behøver dog ikke at matche årstiden. Det ville være en interessant drejning at være vært for den førnævnte indendørs strandfest i december.

Hvad skal du inkludere i dit eventtema

Når du først har besluttet temaet for din begivenhed, er det tid til at se på, hvordan du kan inkorporere det. Heldigvis har du mange muligheder.

Jo flere elementer du kan inkludere dit tema i, jo stærkere og mere mindeværdige bliver det. Sjove invitationer, indretning og mad er også mere tilbøjelige til at blive delt på sociale medier.

Her er nogle af de ting, dit tema kunne have inflydelse på.

1. Invitationer

Brug eventinvitationerne som en teaser til dit tema. Hvis du arrangerer en skattejagt, hvorfor så ikke bruge et krøllet skattekort som invitation?

Du kan også bruge særlige e-mailoverskrifter eller skrive i en bestemt tone.

Tip: Brug nogle af disse ideer til kreative eventinvitationer som inspiration.

2. Marketing

Temaet skal også være en del af dine marketingaktiviteter. Sociale medier er, hvor du kan bruge dit tema til at fortælle en historie om din begivenhed.

Hvis du organiserer en 70’er-discofest, skal du lægge billeder op af vildt tøj fra den tid. Eller bede folk om at dele deres foretrukne disco-sange og starte en samtale omkring om det.

3. Indretning

Eventets indretning og udsmykning er nok et af de vigtigste aspekter af dit eventtema. Sammen med selve lokalerne og stedet, så er indretningen det, der hjælper med at skabe den rigtige atmosfære.

Et middagsselskab med halloweentema skal have nogle spøgelser, græskar og kranier. En mexicanerfest har brug for en pinata.

Tip: Se på disse eksempler for flere visuelle idéer.

4. Mad- og drikkevarer

Menuen til dit event er også en fantastisk mulighed for at indarbejde dit tema. Faktisk kan mad og drikke være så meget en del af indretningen som indretningen selv.

Du kan også ændre den måde, den serveres på. Hvorfor ikke servere pina colada i en udhulet ananas til dit event med Hawaii-tema?

5. Underholdning

De talere eller entertainere, der kommer til dit event, skal også være i overensstemmelse med temaet. En julefest er bedre med syngende nisser og så videre.

Tip: Hvis du ikke er sikker på, hvilken form for underholdning, der passer med dit tema, skal du kigge efter et underholdningsbureau, der specialiserer sig i temafester.

6. Aktiviteter

Du kan også indarbejde nogle sjove aktiviteter i din begivenhed. I tilfældet med en skattejagt så er aktiviteten selve begivenheden. Men hvorfor ikke få deltagerne til at klæde sig ud som pirater?

Aktiviteterne skal naturligvis være i overensstemmelse med dit eventtema.

Tip: Hvis du løber tør for ideer, kan denne liste over eventaktiviteter hjælpe dig.

Værktøjer til at hjælpe dig med at vælge et eventtema

Hvis du har brug for mere inspiration, er der en række hjemmesider, der kan hjælpe dig med at få gang i de kreative kræfter.

1. Pinterest: Visuelle temaideer

Pinterest er stedet, man går til, for visuel inspiration. Find boards dedikeret til eventidéer og se på, hvad andre mennesker har gjort med deres eventtemaer.

2. Hire Space: Lokaleidéer

Hire Space er et godt sted at starte, hvis du leder efter mindeværdige lokaler eller steder. Der er noget til enhver lejlighed, uanset om du arrangerer en konference eller en sommerfest.

3. Home Cooked Happy: Menuidéer

Home Cooked Happy har en lang liste over forskellige menuideer til temaaftener. Brug dem som inspiration til dit eventtema, eller bland og match de forskellige ideer.

Konklusion

Din begivenhed behøver ikke at have et bestemt tema, men det vil helt sikkert gøre det mere sjovt og mindeværdigt.

Dine gæster vil også være mere tilbøjelige til at fortælle deres venner om det på sociale medier.

I sidste ende, så husk at have det sjovt med det, så det ikke kommer til at ligne, at det er tvang.

God jagt på eventtema!