Ordspillet “it will be alright on the night” (det vil blive okay på selve aftenen) er noget, du sandsynligvis vil høre meget, når du arrangerer din musikbegivenhed. Du er nødt til at tro på, at tingene vil falde på plads om selve aftenen. At tage de rette skridt mod planlægning vil hjælpe og have planen klar for dagen er afgørende.
Nu har du planlagt og promoveret din musikbegivenhed. Tid til at se på den faktiske proces på selve dagen.
Selvom det er umuligt at simulere præcis, hvad der vil ske på dagen, er der planer og uforudsete ting, du kan forholde dig til. Vi udforsker disse i vores tips til at arrangere din musikbegivenhed.
1. Opsætning af stedet
Det plads, du er blevet tildelt til eventet, er dit domæne. Dette omfatter scenen og området for tilskuere. Uanset om du bruger kælderrummet på en pub eller et sted med tusindvis af sæder, skal du tænke over, hvordan det skal opsættes (og hvilket arbejde det involverer).
Scene
Pladsen omfatter også sceneudstyr. Hvis teknisk personale på stedet har en bestemt måde at gøre tingene på, kan dette ansvar tages fra dig. Hvis ikke, vil det være op til dig og dine medarbejdere at oprette scenen og gøre den klar til kunstnerne.
Tip: For overvejelser af sceneopsætning fra et publikum perspektiv, tjek dette for at opsætte din eventscene..
Belysning
Hvis du har brug for din egen belysning, skal du tænke på, om du skal lave en gør-det-selv-opsætning eller ansætte et bestemt belysningsfirma.
Lyd
Opstil på en måde, der tager i betragtning, hvordan eventet kommer til at lyde. Dette er uden tvivl den vigtigste ting. Der er en grund til, at man laver lydtjek på forhånd: Det er den ideelle måde at sikre, at alt kører (og høres), som det skal.
Tip: For at sikre dig, at du effektivt har testet lyden på dit spillested, så tjek den her komplette guide til lydtjek.
Sidde- og ståområder
Du bør have fundet ud af lang tid før eventet, om du vil have stående eller siddende gæster. Dette vil sandsynligvis blive besluttet på baggrund af lokalets opsætning også. Koncerttypen vil også spille en rolle. En metalkoncert vil nok ikke være så populær, hvis der er siddepladser. Metal fans har tendens til at kunne lide en “pit.”
Hvis du har booket et orkesterensemble, kan dine kunder forvente siddepladser.
På dagen skal du sørge for, at stedet er klar i god tid før eventuelle tilskuere ankommer. Kontroller, at forholdsregler som fx barrierer er sat på plads.
Hvis du er heldig, har det tekniske personale på stedet ansvaret for at forberede selve området. Dette vil betyde en mindre ting at bekymre sig om.
2. Mange hænder gør let(tere) arbejde
Gør det ikke alene. Selvom du arrangerer en begivenhed i mindre skala, bør du tage folk med dig for at hjælpe. Venner vil sandsynligvis være glade for at komme med. Advar dem, at hvis noget går galt, så skal de muligvis hjælpe til.
På samme måde skal du sikre dig, at arrangementet er ordentligt bemandet, herunder:
- En lydingeniør til blandebordet
- Teknisk personale til transport og opstilling af udstyr
- Sikkerhedspersonale
- Billetpersonale
Tjek, hvad stedet giver, og hvilke af disse job er dit ansvar. At mangle mennesker fører ofte til stress og fejl. Selv lægerne laver flere fejl, når de er stressede. Efterlad ikke noget til tilfældighederne.
3. Hav en liste og detaljerede tider
Personers færdigheder er vigtige, hvis du arrangerer en begivenhed. Musikbegivenheder betyder, at man beskæftiger sig med kreative mennesker. Der er mange sammenhænge mellem kreativitet og disorganisering, så du må måske “være lidt en mor” for folk og holde øje med deres tid for dem.
Hav ekstra tid
Af denne grund, så hav altid en buffer med ekstra tid. Ankom tidligt og bed kunstnere om at gøre det samme. Få dit lydtjek af vejen, og forsøg at komme med processen. Alle har deres egen måde at gøre ting på, men lydkontrol bør væreet par timer, før showet skal starte. Selvom du forventer, at showet starter klokken 5:30, så bed bandet om at være der klokken 5:00
Det er også vigtigt til at kontrollere tidsbegrænsninger med spillestedet. Hvilken tid kan du indlæse? Hvornår skal arrangementet være færdigt? Etabler disse på forhånd.
4. Medbring et værktøjssæt og et krisesæt
At skulle gå ud og finde noget med kort varsel kan være en stor ulempe på selve eventdagen. Tag et værktøjssæt (bogstaveligt talt værktøj, hvis du skal bruge dem til at reparere noget). Fyld det med ting, du måske har brug for i en krise.
Hvad skal puttes i sættet?
De slags ting, der skal ned i et krisesæt, omfatter tape, opladere, penge, saks, notesblokke, førstehjælpskasse og meget mere.
Specifikke musikartikler, der skal i et krisesæt, omfatter:
- Ekstra strenge til alle instrumenter
- Ekstra kabler, herunder XLR-kabler og 1/4” jackkabler
- En tuner
- Ørepropper for at beskytte hørelsen, hvis der skal foretages ændringer i nærheden af en højttaler
- Trommepinde
- Reservedele til overvågningssystemer, tunere og andet udstyr, der har brug for dem
- Forlængerledning, hvis du har brug for ekstra stikkontakter
- Elektrisk tape
- Et multi-værktøj eller en schweizerkniv
- Ekstra penge eller kontanter
- Markører, penne, blyant og papir
- Håndklæder eller papirhåndklæder
Der er scenarier, hvor alle disse elementer kan være nyttige ved din musikbegivenhed. Du kan have dem alle i en boks. Selvom der er ring, du kan få med kort varsel, bør du antage, at du ikke har tid til at gå og købe dem.
Tip: Du kan finde en liste over ting, du måske kunne have brug for i denne liste over almindeligt glemte eventplanlægningsdetaljer.
Stikirenddrenge
Hvis du har glemt at tage noget med, er det her, hvor vores tip om at tage hjælpere med kan blive meget praktisk. Selv en hjælper uden musikalsk ekspertise kan løbe ud og købe en saks, hvis du har brug for dem.
Tip: Denne guide dækker stort set alt, hvad du behøver på scenen og vil hjælpe dig med at beslutte, hvad der skal gå i dit krisesæt.
5. Tænk på, hvad andre vil have brug for
Når du arrangerer din musikbegivenhed, skal du være … nå ja, værten!
Det betyder, at folk kommer til dig, når de har brug for noget. Det betyder ikke, at du bliver nødt til at passe dem som børn, men det er vigtigt at kunne levere ting, som alle har brug for.
Sørg fx for, at der er masser af vandbackstage samt snacks, ekstra opladere, ekstra stikkontakter, te og kaffe og andre ting at lave. WiFi til bandsene vil også hjælpe dem med at blive underholdt.
Krav
En masse mennesker lader kunstnere have en liste med liste med krav. Den fortæller i detaljer, hvad de gerne vil have eller forventer at have i deres omklædningsrum.
For store bands og kunstnere er det nogle gange tilfældet, at kravene er indbygget i den kontrakt, de underskriver for deres optræden. Der er masser af kendte historier om bands, der laver sjov og joker med deres krav. (Se nogle eksempler på krav fra rigtige turnéer.)
Dette kan være dyrt. Der er gode chancer for, at en kunstner prøver deres held og beder om en kasse med hjemmebryg eller en flaske dyr whisky. Men kravene sørger for, at alle kostbehov bliver opfyldt. Man rådes også til at have tekniske krav. Det hjælper det teknisk personale, så alle ved og forstår, hvad kunstnere har brug for.
Tip: For mere information om krav, og hvordan man skal tænke sig godt om med dem for dine kunstnere, tjek denne guide.
6. Forvent det uventede
Det lyder måske ikke meget som et “tip”, men dette råd er afgørende. Chancerne for, at alt går nøjagtigt efter planen, er ikke stor, men det er okay, hvis du kan tænke hurtigt.
Hold dig ikke kun til én ide om præcis, hvordan arrangementet skal foregå. Tilbageslag er næsten uundgåelige. For eksempel…
Udeblivelser
Bands og kunstnere dukker måske ikke op. Nogle musikere har et ry for at være upålidelige. I et show med et par bands er det ikke det store. Hvis du mister nogen med kort varsel, kan du tjekke, om du kan få en solo-kunstner ind med kort varsel eller tilbyde andre bands længere spilletid.
Uoverensstemmelser og sammenstød
Ego-angreb, uoverensstemmelser og personligheds sammenstød. Mange kreative mennesker er ret udadgående og endda oprørske. Menneskefærdigheder er et must.
Udstyrsproblemer
Udstyret kan gå i stykker på dagen for begivenheden. Uden advarsel kan du være en ødelagt mikrofon væk fra den rene katastrofe. Hav reservedele til vitalt og vigtigt udstyr (se punkt 4), og diskutér ideen om at dele gear, hvis noget skulle gå galt.
Sygdom
Du kan ikke udelukke sygdom eller skade. Et førstehjælpskasse kan være nødvendigt, hvis dit band kan lide at få publikum til at gå helt amok.
Lange køer
Hvis sikkerhedspersonalet er langsomt, og du ender med en lang kø, kan du se, om du ikke kan sende et supportband derhen for at underholde dem.
Dårligt vejr
Hvis vejret er dårligt, så vær klar til at tørre gulve så godt som muligt og hav de korrekte sikkerhedsskilte parat for at sikre, at du ikke er ansvarlig, hvis der er en ulykke.
Tip: Her er et glimrende gennemgang af ting, der kan gå galt, og hvordan man håndterer dem.
7. Sikr klar kommunikation
Kommunikationen skal være klar i planlægningsfasen af dit event, men tingene kan hurtigt komme lidt ud af kontrol den dag, hvor alle har travlt. Vælg et værktøj til gruppekommunikation. Dette sikrer, at du ikke behøver at videresende meddelelser til flere personer.
Gruppechats
WhatsApp er et godt værktøj til dette. Hold og medarbejdere vil være mere produktive med en gruppechat. WhatsApp er krydsplatform, så den kan bruges på enhver smartphone. Det fortæller dig også, om andre allerede har læst meddelelserne.
Undgå at bombardere folk med for meget info i en gruppechat. Brug den til det væsentlige. Ændringer i tider og rækkefølger, vigtige sundheds- og sikkerhedsoplysninger samt tekniske detaljer. Disse bør videresendes til alle, så ingen går glip af, hvad der foregår.
En til en
Som arrangør skal du også stå for en masse en-til-en-kommunikation. Dette omfatter at lade bands vide, hvis de skal afslutte på et bestemt tidspunkt eller bede en tekniker om at kontrollere et fejlagtigt stykke udstyr. Hold denne form for kommunikation ude af gruppechatten.
8. Vær fleksibel, bevar roen
Vi ved det. Nemmere sagt end gjort. Det kan være svært at bevare roen, og eventplanlægning er et meget vanskeligt job, hvis du ikke kan formå det.
Kernefærdigheder til at håndtere dette inkludere bl.a. kreativ problemløsning. Fleksibilitet kan være en vanskelig færdighed at lære, især hvis du er en kontrolfreak.
Men husk: Fleksibilitet betyder ikke, at du ikke har en plan. Det betyder at være forberedt på, at den kan ændres.
Tip: For at få tips om håndtering af stress kan du læse om disse meget nyttige tips til at forblive rolige under en begivenhed.
Grib dagen
Uden at lyde som en motivationscoach er det afgørende at gribe dagen, og føle, at du har det under kontrol.
Hvis ting irriterer dig i forvejen, skal du gøre alt for at ændre det.
På den måde, når den store dag kommer, så ved du, at du kan gå ud og få det til at være en fantastisk succes.