eventteam

Hvis du virkelig kan lide at gøre tingene på den hårde måde, så prøv at stå for en hel event selv. Hvad angår os, kan vi lide at leve efter det gamle ordsprog: “Mange hænder gør arbejdet let.”

Sandheden er, at uanset dit holds størrelse, så vil det være en udfordring at få en event til at køre (hvis det er et godt event). Ligegyldigt hvad, så kan du alvorligt lette din arbejdsbyrde med lidt hjælp fra dine venner. Eller dine ansætte, mere sandsynligt.

Her er pointen: Ofte er ansættelse af eventpersonale fuldstændigt afgørende.

Vi vil gerne ævne, at der ikke er nogen forkert måde at finde personale til en event på, men …

Det er bedre at tænke på det eftertænksomt og med en smule forsigtighed. Brug denne guide, når du ansætter dit eventpersonale, og du vil sikre dig en livlig samling.

1. Hvad er de vigtigste stillinger for eventpersonale?

Det er ikke altid så simpelt igen at udfylde generelle stillinger, når der skal ansættes eventpersonale. Medarbejderens påtænkte stilling vil påvirke stort set alt i ansættelsesprocessen. Så før vi taler om, hvordan man skal ansætte eventpersonale, er der her nogle af de stillinger, du måske skal have udfyldt.

1. Feltjob

Dette er dine grundlæggende eventstillinger. De ansatte, der er i felten, kan varetage følgende opgaver:

Scanne eller sælge billetter i døren
Give grundlæggende information til deltagerne
Stå for børnepasning
Hjælpe sælgerne
Hjælpe til med sætte op/tage ned
Rydde op efter eventet

Eventpersonale bør være involveret og ikke bare stå stille. — “Job i felten” betyder ikke at stå stille et sted. Dit personale skal være involveret!

2. Sikkerhed

Du behøver ikke at finde et private sikkerhedsselskab her. En lille hjælp til at holde tingene på plads kan dog være smart.

3. Leverandører

Leverandører er ofte tredjepartsgrupper, som du inviterer til din event. Du kan dog også ansætte dine egne leverandører til at arbejde i specifikke boder eller lignende.

4. Marketing

Man går ikke bare direkte ind i verden af markedsføring! Du vil måske gerne ansætte en professionel til at styre din eventkampagne.

5. Logistik og planlægning

Hvad sker der faktisk på eventdagen, time for time? Hvad er grundplanen? Hvad sker der, hvis en gæstelæser melder fra i sidste sekund? Jo større event, jo mere planlægningspersonale bør du ansætte.

Tip: Det kan være en rigtig god idé at kigge efter førstehjælpskompetencer i det potentielle personale. Alternativt leverer nogle grupper events med uddannet medicinsk personale.

6. Mad og underholdning

Uanset om det er en madevent eller en event med mad, skal du havde fundet nogen til følgende stillinger. Og mens de spiser, hvorfor ikke give deltagere lidt underholdning?

Kok: Medmindre du vælger fuld cateringfirma, så vil maden ikke forberede sig selv!
Tjenere: Afhængigt af eventet kan det være hensigtsmæssigt at medtage serveringspersonale af en eller anden art. Især hvis det kunne være forstyrrende for gæsternes oplevelse at skulle op og hente maden.
Hilsen og siddepladser: Hvis du gerne vil være ekstra imødekommende eller vil tildele pladserne, kan en vært eller værtinde være en rigtig god idé
Annoncør: For strukturerede events, debatter eller præstationsfokuserede arrangementer kan en god annoncør eller moderator give lidt ekstra til forsamlingen. Ellers vil gæstetalere og kunstnere selv skulle sætte vise sig hen til spotlyset.

2. Hvor finder man eventpersonale?

Hvis at sætte en annonce i den lokale avis var godt nok for bedstefar, så er det godt nok for dig!

Bare for sjov. Du kan bruge den lokale avis, hvis du virkelig vil, men i takt med at du ansætter eventpersonale, er det nok i din bedste interesse at prøve nogle dedikerede metoder online.

Der er to grundlæggende veje, som vi anbefaler:

1. Gør det selv-metoden

Søgeportaler online giver dig mulighed for gøre alt det beskidte arbejde, så at sige. På denne måde laver du din søgning manuelt ved hjælp af en digital platform.

Praktisk talt sætter du en annonce med “hjælp søges” på en hjemmeside. Denne hjemmeside forenkler processen ved at tiltrække brugere, der er på udkig efter det arbejde, du udbyder. Her er et par sådanne af websteder til at komme i gang:

Hvis du er dedikeret til at gå igennem alle ansættelsesprocesserne selv, så er det vejen at gå.

Tip: Denne artikel tilbyder en længere liste over websteder, hvor du kan søge efter eventpersonale.

Kvinde, der bruger en computer til at ansætte eventpersonale — Ansættelse af eventpersonale? Trin 1: Få en computer

2. Outsourcing

Du styrer en event. Du har så meget, der skal ordnes, at bare tanken om traditionel gør det selv-ansættelse gør dig svimmel.

Outsourcing til agentur for eventpersonale er helt normalt. På denne måde giver du interviewprocessen til certificerede fagfolk.

Her er en kort liste over virksomheder for eventpersonale:

Grupper, der specialiserer sig i eventsektoren, kan hjælpe med at rekruttere eventpersonale med interviewstrategier, der er designet til at vælge de bedste medarbejdere til jobbet.

Tip: Der er visse bureauer for eventpersonale, der har en liste over erfarne medarbejdere. Du beskriver dine behov, og de finder de rigtige kandidater.

3. Hvordan ansættes eventpersonale?

Hvis du planlægger at rekruttere dig selv, er det ikke så forskelligt fra generel ansættelsespraksis. Men i tilfælde af en event er dine stillinger sandsynligvis midlertidige. Derudover skal eventpersonale måske have specifikke færdigheder som at drive en leverandørbod eller styre eventet sikkert.

Her er et hurtigt overblik over, hvordan man går igennem det, når man ansætter eventpersonale.

1. Bliv beskrivende

Du skal sandsynligvis skrive en jobbeskrivelse for eventpersonale, uanset hvordan du har tænkt dig at gå gennem ansættelsesprocessen. Det er en hel kunst i sig selv, og det er ret vigtigt.

Tip: Her er en skabelon af enjobbeskrivelse for eventpersonale for at give dig en ide om, hvordan det kan se ud.

Ansættelse af eventpersonale gennem et interview — Det er ikke et godt tegn, når din kandidat stirrer ud i tomheden under interviewet.

2. Interview

Tid til at adskille fårene fra bukkene!

Interviews er en nuanceret proces, selv for de enkleste job. Det hele kommer an på spørgsmålene. Her er nogle nyttige interviewspørgsmål til eventpersonale:

Kan du beskrive din eventoplevelse?
Hvad tiltrak dig til denne stilling som eventpersonale?
Hvad er dine styrker, og hvordan bruger du dem i eventstyring?
Hvordan tager du tidsfølsomme beslutninger?
Hvordan håndterer du overraskelser under et event?
Beskriv en tid, hvor du blev bedt om at gøre noget, du ikke var blevet uddannet til at gøre. Hvordan håndterede du det?
Hvilke områder af eventplanlægning har du brug for mere forbedring eller træning i?
Som en deltager, hvad mener du så gør en event værd at gå til?
Hvad gør dig glad for at arbejde med eventplanlæggere i særdeleshed?
Er der noget, der forhindrer dig i at arbejde lange timer, weekender, aftener eller i sidste øjeblik?

Tip: Fandt du en kandidat, du kunne lide? Eventstillinger er unikke, men husk disse universelle grundlæggende ting, når du udbyder jobtilbuddet.

Klargør dine medarbejdere

De rette medarbejdere kan virkelig gøre eventet til en succes eller ej. Dette er en del af opbygningen af et event, der altid vil bør få din opmærksomhed.

Erfarne planlæggere, hvad er din personlige proces for at hyre eventpersonale? Del dine metoder nedenfor!

Medmindre du er en blæksprutte, skal du bruge et ekstra par hænder til at hjælpe dig med at arrangere en vellykket event. Et godt eventteam er et uvurderligt aktiv for dig som en eventplanlægger.

Men hvordan ved du, hvor godt dit team klarer sig? Ved at udarbejde en måde at evaluere deres ydeevne på, så ved du, hvad der virker, og hvad der ikke gør.

Læs videre for at lære om, hvordan du definerer succeskriterier for din begivenhed og måler dit holds præstationer imod dem.

1. Definer kriterierne for succes på eventteamet

Før du kan evaluere dit hold – eller din begivenhed som helhed for den sags skyld – skal du definere dine succeskriterier. Ellers har du intet at måle din præstation imod.

Dine succeskriterier kan være:

Hvor mange billetter, der sælges
Indsamlede midler
Aktivitet på sociale medier
Feedback fra eventundersøgelser
Formular for teamevaluering

Uanset hvilke kriterier du beslutter dig for, skal du sørge for at bruge dem til at etablere en klar basislinje. På den måde ved både du og dit team, hvad der forventes.

Tip: Læs vores vejledning om, hvordan du evaluerer events for at hjælpe dig med at udarbejde dine kriterier.

2. Brug KPI’er til dit eventteam

Hvis du organiserer en større begivenhed, der involverer et forholdsvist stort personale, kan du overveje at bruge KPI’er (nøgleindikatorer) til at evaluere dine holdmedlemmer.

KPI’er til holdmedlemmer kan hjælpe dig …

Find ud af, hvem der gør mest (og mindst) arbejde
Find ud af, hvilke opgaver holdmedlemmer finder udfordrende
Opret gennemsigtighed på eventteamet
Forøg alles samlede produktivitet

Nogle ledere anser evaluering af teammedlem som spild af tid, mens andre sværger ved dem. Det afhænger af din tilgang til at styre dit eventteam.

Sådan vurderer du dit eventteam: Brug KPI'er til at kvantificere ydeevne. — Brug KPI’er til at kvantificere ydeevne.

Her er nogle af de punkter, du kan bruge til at evaluere dit eventteam:

Deltagelse (hvem kom for sent, hvem gik tidligt og sygedage)
Hjælpsomhed (hvilke medlemmer ses af andre som de mest nyttige)
Effektivitet (hvor hurtigt er de med deres opgaver)
Initiativ (hvor ofte tager medlemmer ejerskab og bidrager med ideer)
Kvalitet (hvor godt udfører medlemmerne deres opgaver)

Når du vurderer hvert holdmedlems præstationer, skal du huske at kigge på eventuelle positive eller negative ting.

Positive ting angiver, at holdmedlemmet gør noget ekstraordinært, som resten af holdet også kunne have gavn af.

Omvendt indikerer negative ting, at et individuelt holdmedlem kæmper. Det sænker produktiviteten for det pågældende medlem i bedste fald, eller gør hele holdet mindre effektivt i værste fald.

Tip:Brug denne ressource til at hjælpe dig med at udarbejde dine KPI’er til eventteams.

3. Skriv observationer ned under eventet

Du skal gøre observationer om, hvad der sker under arrangementet. Det vil helt sikkert være en travl dag, så det kan være nyttigt at faktisk skrive ned, hvad du observerer.

Når det bliver mere roligt igen, kan du gennemgå noterne. De vil være en fremragende kvalitativ tilføjelse til de tal, du bruger til at måle arrangementets succes.

4. Bed om feedback fra gæsterne på dagen

Du kan også supplere dine evalueringsdata med feedback på selve dagen. Det kan ikke skade at spørge dine gæster, om de føler, at de er blevet taget godt imod af dit hold.

Faktisk kan du bede gæsterne til at gennemgå eventet online og nævne exceptionelle holdmedlemmer ved navn.

5. Spørg gæsterne i undersøgelser efter eventet

En undersøgelse efter eventet er et fremragende værktøj til at hjælpe dig med at forbedre fremtidige begivenheder. Du kan bruge det til at måle, hvad gæsterne tænkte om stedet, underholdning, mad og dit team.

Sådan vurderer du dit eventteam: Brug undersøgelser efter eventet til at måle holdets præstationer. — Brug undersøgelser efter eventet til at måle holdets præstationer.

Du kan inkludere åbne og multiple-choice spørgsmål om dit holds præstationer i dinundersøgelse efter arrangementet.

Tip:Læs vores guide til gratis værktøjer til begivenhedsundersøgelser, som du kan bruge til at indsamle feedback.

6. Mål onlinedata

Hvis dit team hjælper dig med e-mailkampagner og social medier, kan du også bruge succesen med disse initiativer til at måle holdets præstationer.

Hvis et teammedlem fx har til opgave at reagere på tilhængere på sociale medier, kan du tælle antallet af svar, de har skrevet til potentielle gæster.

Tip:Læs om, hvilke numre du skal kigge efter, når du måler din promoveringssucces online.

7. Debrief dit team efter eventet

Det er god praksis at holde et debrief-møde med dit hold efter arrangementet. Det giver dig mulighed for at se målene for arrangementet igen og se, om du har opnået dem.

Det vil også give dig mulighed for at løse eventuelle kritiske udfordringer som en gruppe. Brug debriefingen til at brainstorme eventuelle mulige løsninger på de vanskeligheder, du har oplevet før og under eventet.

Tip:Læs om, hvordan du debriefer dit eventteam efter arrangementet.

8. Tal til hvert medlem individuelt

Ikke alle har det godt med at tale foran en gruppe, især hvis det drejer sig om personlige problemer eller kritik af andre holdmedlemmer.

Sådan vurderer du dit eventteam: Interview hvert holdmedlem individuelt, hvis det er muligt. — Interview hvert holdmedlem individuelt, hvis det er muligt.

Hvis du organiserer en mindre begivenhed, bør du overveje at debriefe hvert holdmedlem individuelt. Det vil give dig meget mere indsigt i, hvordan de opfattede begivenheden.

Tip:Brug disse prøvespørgsmål til at stille under en præstationsbedømmelse for inspiration.

9. Vurder dit engagement

Som arrangør og teamleder er det afgørende, at du vurderer din egen præstation. Du er kaptajn på skibet. Uden dig vil det synke.

Der er mange måder at mislykkes som leder, selv når du har de bedste hensigter.

En af dem er at blive så involveret i små opgaver, at du mister overblik og det store billede. Omvendt kan du også være så løsrevet fra dit team, at du bliver utilgængelig.

Tag dig tid til at reflektere over dit eget engagement i teamet. Og vær ikke bange for at bede dit team om at give dig feedback om din præstation som eventmanager.

Tip:Læs om, hvordan du vurderer dig selv som leder.

10. Overvej eksterne faktorer

Når du vurderer dit eventteam, skal du også faktorere alle de ting ind, der ligger uden for dit holds kontrol.

Du kan måle, hvor godt dit hold klarer sig med at promovere din begivenhed online, men du kan ikke forudsige virkningen af konkurrerende begivenheder, der markedsføres på samme tid.

Samtidig kan du måle, hvor godt dit team tjener gæsterne ved en udendørs begivenhed, men du kan ikke forudsige pludselige vejrforandringer, der påvirker deres job.

11. Analyser alt

Når du har kigget på alle numrene, debriefede holdet og samlet feedback fra deltagerne, er det tid til at føje det hele sammen.

Nu skal du have følgende måder at evaluere dit holds præstationer på:

Succeskriterier for eventet
KPI’er for eventteam
Personlige observationer under arrangementet
Tilbagemelding on-site fra deltagerne
Resultater efter arrangementet
Data online
Forslag fra teamdebriefing
Indgang fra individuelle interviews med gruppemedlemmer
Feedback om din rolle som eventmanager
Eventuelle eksterne faktorer uden for din kontrol

Det er op til dig, om du vil gå efter kvalitative eller kvantitative data, når du vurderer dit holds præstation. Hvis du er i tvivl, brug en blanding af begge for at få et mere detaljeret billede.

Planlæg den næste begivenhed

Nu, hvor du har evalueret dit eventteams præstationer, er det tid til at planlægge den næste begivenhed. Forhåbentlig har du mange værdifulde nye indsigter, som kan hjælpe dig med at forbedre eventet.

Held og lykke, og du er velkommen til at dele nogle forslag med os i kommentarerne nedenfor.

Ansættelse af eventpersonale: 3 væsentlige ting for at finde dit A-hold