En begivenhedsplanlæggers job er aldrig slut. Når du har valgt et tema, fundet et sted, skitseret et budget og lagt en marketingplan, er der stadig teknologien tilbage til at styre. Det er her, det kan være praktisk at arbejde med en eventteknolog.
Vi har kigget på dette spirende job for at hjælpe dig med at beslutte, om du har brug for en. Hvis du har, har vi et par tips til, hvor du kan finde dem.
Læs videre for at lære…
- Hvad en eventteknolog er
- Fordelene ved at arbejde med en
- Hvilke events der har brug for en (og hvilke der ikke har)
- Hvad man skal tænke på, før man ansætter
- Hvor man skal kigge efter kandidater
Hvad er en eventteknolog?
Hvis du har holdt øje med de seneste tendenser inden for eventbranchen, ved du, at arrangørerne af events har en bred vifte af nye teknologier tilgængelige for dem.
Men der er et stort problem: Kun en femtedel af begivenhedsplanlæggere ved hvordan man bruger dem.
Det er her eventteknologen kommer ind.
Selve rollen er stadig i et tidligt stadie og har kun eksisteret i et årti. Det gør det vanskeligt at give en klar definition af de nøjagtige funktioner og ansvar.
De første eventteknologer blev sat til at håndtere apps og netværk i forbindelse med events. Nu til dags er deres ansvar udvidet til at omfatte dataanalyse og oplevelsesmæssige events (tænk augmented og virtual reality).
Det giver mening i forbindelse med nye eventteknologier som kunstig intelligens, hybridbegivenheder, gamification og automatisering.
For at opsummere kan rollen som eventteknolog indebære følgende:
- Indsaml, analyser og rapporter data og feedback
- Udvikle en omfattende tech-strategi
- Find relevante udstyrsleverandører
- Administrer al eventteknologi
- Administrer hjemmeside og online registrering
- Giv teknisk support på stedet under events
- Hold dig opdateret på digitale trends
Hvorfor skal du ansætte en eventteknolog?
Selv hvis du betragter dig selv som en relativt teknisk begivenhedsplanlægger, kan du stadig drage fordel af at ansætte en eventteknolog. Lad os se på nogle af fordelene ved at gøre det.
1. Specialiseret viden
Hvis du er ledelse, er eventteknologen din IT-afdeling. De er specialiserede i områder af teknologi, som du sandsynligvis ikke har tid eller lyst til at undersøge.
2. Bedre dataindsigt
En eventteknolog kan fortælle dig, hvordan du indsamler relevante data, viser dig, hvordan du analyserer dem og rådgiver dig om, hvordan du handler i forhold til dem. Det vil hjælpe dig med at øge ROI’et for dine begivenheder.
3. Mindre arbejdsbyrde
Med kun 24 timer i døgnet — 25 hvis du strækker det — har du brug for al den hjælp, du kan få. En eventteknolog kan administrere alle de tekniske aspekter af dit event og dit team.
4. Leverandørundersøgelse
Hvis du ikke ved, hvilken teknologi du leder efter, er det vanskeligt at finde en leverandør, der kan levere den. En eventteknolog ved præcis, hvad du har brug for, og kan undersøge de relevante leverandører.
Hvilke typer events kan drage fordel af en eventteknolog?
Ikke alle events har brug for en eventteknolog. De bliver kun relevante, når der er meget teknisk udstyr eller deltagere.
Events i mindre omfang som private middage, lokale samfundsevents, bryllupper, yogatimer og universitetsarrangementer, der ledes af studerende, behøver normalt ikke særlig mange apps og udstyr for at få succes. De har heller ikke en stor gruppe deltagere at holde styr på og indsamle data om.
Men du når en bestemt størrelse, ser billedet pludselig anderledes ud.
Store forretningskonferencer, musikfestivaler og teaterforestillinger har normalt et stort antal deltagere og en masse teknisk udstyr, der skal sættes op og tages ned. Det er her, en eventteknolog er god at have.
Hvad man skal tænke på, før man ansætter en eventteknolog
Hvis du føler, at en eventteknolog ville være en god ide til din slags begivenhed, er det tid til at lægge nogle følere ud for at finde en god kandidat til rollen. Her er nogle tips til, hvordan man gør det.
1. Internt vs. outsource
Den første ting, du skal overveje, er, om du skal ansætte din egen interne eventteknolog eller finde en freelance-entreprenør. Outsourcing er en god mulighed, hvis du kun har brug for personen til et engangs event eller et lille segment af et tilbagevendende event.
- interne eventteknologer kender dit eventfirmas mål og kultur. Dette gør det lettere for dem at arbejde imod din vision. De er bedre i stand til at rådgive dig om hvilken software, leverandører og teammedlemmer, du skal bruge, end en outsider ville være i stand til. Vigtigere er det, at de data, de indsamler og analyserer, også er i sikrere hænder end det ville være med en freelancer.
- Outsourcede eventteknologer kræver mindre investering fra din side, da du ikke behøver at betale for en fuldtidsansat. Agenturer, der er specialiserede i eventteknologi, kan også bringe mere viden til bordet end en enkelt person. Endelig har etablerede agenturer normalt eksisterende bånd til relevante udstyrsleverandører og softwareudbydere.
2. Teknologistrategi
Det er en god ide at udarbejde en strategi for din eventteknologi, inden du leder efter en kandidat. Lav en liste over de apps og udstyr, du tror, du har brug for, samt de data, du gerne vil indsamle. På den måde ved du hvilke evner og erfaringer du skal kigge efter i kandidaten.
3. Personlighedstræk
Som med teknologistrategien, er det en god ide at skitsere, hvilken type person du gerne vil have på dit team. Har du brug for en, der er meget analytisk og detaljeret? Eller har du brug for en, der kan balancere den tekniske side med at lede et team af mennesker?
4. Irrelevante opgaver
Det er vigtigt at erkende, at ikke alle tekniske problemer hører til en eventteknolog. Det er spild af deres tid og dine penge, hvis du beder dem om at hjælpe dig med at formatere din computer eller installere en app. Deleger disse opgaver til en lokal it-professionel i stedet.
5. Referencer og resultater
Når du interviewer kandidater, skal du sørge for at bede om referencer fra tidligere arbejdsgivere. Det giver dig en god idé om, hvad de kan lide at arbejde med. Du skal også bede om en oversigt over de resultater, de har opnået, f.eks. Et casestudie, der skitserer problemet og løsningen.
Hvor kan du finde en eventteknolog?
Da rollen stadig er ret ny, kan det være svært at finde websteder, der annoncerer for denne type job. Men hvis du ikke kender nogen, der kan forbinde dig til en potentiel kandidat, er der stadig steder at tage hen.
Dit første stop skal være at poste en annonce på eventfokuserede jobsider:
Hvis det fejler, kan du annoncere stillingen på mere generelle jobsider:
Ikke flere tekniske vanskeligheder
Vi kan ikke komme uden om det: Fremtiden er her. Hvis du arrangerer større events og ikke betragter dig selv som en teknisk erfaren begivenhedsplanlægger, har du brug for en eventteknolog. Når du finder den rigtige person til rollen, vil du være glad for, at du investerede i dem.
Kender du til ressourcer til eventteknologer? Arbejder du allerede med en? Vi vil meget gerne høre om det, så send os en kommentar i feltet herunder.