finde eventsteder

by Frederik Nielsen on april 15, 2019 Skriv et svar

12 typer af eventsteder (og hvordan man forstår deres omkostninger)

Hvis du har læst vores vejledning om, hvordan du finder et evensted, spekulerer du sikkert på, hvor mange penge du skal af med.

Priserne for at leje et sted varierer meget efter, hvilke typer af forskellige events, der holdes i dem. Så for at forstå, hvordan stederne er prissat, lad os se på, hvilke spillesteder der er i første omgang.

12 af de mest almindelige typer af eventsteder

Et eventsted kan være hvilket som helst sted, dit arrangement holdes. (Det behøver ikke engang at have vægge eller et loft.) Når det er sagt, er der visse typer af steder, der er ideelle til events.

Læs videre for at finde ud af, hvilket der er bedst til dit næste event.

1. Barer, pubber og klubber

Hvis du organiserer en fest eller et liveshow, så er der få mere velegnet spillesteder til at holde det ind end barer og klubber. Når det er sagt, kan du også få et godt tilbud, hvis du ansætter dem i løbet af dagen.

Bedst egnet til: Fester, livemusik, komedieaftener og smagsoplevelser.

2. Restauranter

Du kan booke en privat spisestue, eller hvis din begivenhed er stor nok, kan du booke hele restauranten.

Bedst egnet til:middagsselskaber, fødselsdage, bryllupsmøder, forretningsmøder og smagsoplevelser.

3. Hoteller

Mange hoteller er udstyret med restauranter, barer, balsal, konferencelokaler og andre eventrum, hvilket gør dem til det ideelle valg til mange forskellige arrangementtyper.

Typer af steder til events: Hoteller. — Hoteller kan håndtere en række forskellige arrangementer.

Bedst egnet til:fester, middagsfest, smagshændelser, forretningsmøder, konferencer, præsentationer, netværksbegivenheder og bryllupsreceptioner.

4. Konferencecentre

Selvom mange konferencer afholdes på hoteller, er specielle konferencecentre også et populært valg. De har alt det AV-udstyr, du har brug for, og kommer desuden ofte også med catering.

Bedst egnet til: konferencer (selvfølgelig), forretningsmøder, præsentationer og networkingevents.

5. Forretningscentre

Der er en vis grad af overlapning mellem forretnings- og konferencecentre. Forretningscentre har typisk tendens til at være mere koncentreret omkring de daglige aktiviteter som møder og rum til at kunne samarbejde.

Bedst egnet til: forretningsmøder, networking events og præsentationer.

6. Medborgerhuse

Lokale myndigheder og organisationer (såsom kirker) har plads til privat udlejning. Lokalerne er ikke altid så imponerende, men det er muligt at få sig nogle rigtigt gode tilbud.

Bedst egnet til:møder og events for lokalsamfundet.

7. Sportsklubber

Lokale sportsklubber, som golf, fodbold og rugby, kan have ekstra plads, som de er villige til at leje ud til private arrangementer for at få ekstra indtægter til deres medlemmer.

Bedst egnet til: sportsrelaterede events.

8. Kunstgallerier

Kunstgallerier er stort set tomme rum, så der er plads til kunstinstallationerne. Dette giver også plads til at holde arrangementer af enhver art, og du kan muligvis forhandle en anstændig pris.

Bedst egnet til:workshops, kunstnermøder og events for networking.

9. Akademiske institutioner

Ligesom sportsforeninger er akademiske institutioner ivrige efter at tjene ekstra penge. Du vil opdage, at mange skoler og universiteter er glade for at leje en del af deres lokaler ud til private arrangementer.

Typer af steder for events: Universiteter. — Akademiske institutioner er et smart valg for events.

Bedst egnet til: skrive-workshops, networking events og præsentationer.

10. Storslåede hjem

Hvis du leder efter et smukt sted, der ikke er tilgængeligt for alle, så søg efter nogle storslåede hjem, hvor du kan være vært for din næste begivenhed. De ser fantastiske ud … men det er også for en pris.

Bedst egnet til: bryllupsreceptioner, middagsselskaber og firmaudflugter.

11. Stadioner og arenaer

Hvis du arrangerer en kæmpekoncerter med tusindvis af deltagere, er stadioner og arenaerdet bedste valg. Du vil dog også se, at de tilbyder mindre pladser til mindre begivenheder.

Bedst egnet til:sportsbegivenheder, koncerter, komedieshows, teaterproduktioner og præsentationer.

12. Parker og marker

Den store udendørs kan bruges til mange forskellige slags event – og der er masser af plads til at være vært for dem. Kom i kontakt med dit lokale boligforening eller kommune for at se, hvilke parker eller markerdu kan bruge.

Bedst egnet til: markeder, messer, festivaler, koncerter, komedieshows og teaterproduktioner.

Pris på stedet

Når du har afgjort stedet for dit event, er det tid til at se på de forskellige prisstrukturer. Ikke alle spillesteder vil opkræve dig en fast sats for at leje deres sted.

Nedenfor finder du nogle af de mest almindelige prissætningsstrukturer.

1. Lejegebyr

Et leje gebyr er en fast sats, som du betaler baseret på, hvor længe du har brug for lokalet for. Du vil typisk være i stand til at leje stedet i et par timer, en halv dag eller en hel dag.

Du vil skulle komme afsted med noget fra omkring 100 kr. per time for de billige spillesteder … helt op til tusindvis af kroner pr. dag på de steder, der er i den mere prestigefyldte ende af skalaen.

Lejeafgifter kan være tørre (se punkt nr. 2 nedenfor) eller omfatte catering og teknisk udstyr. Det hele afhænger af din aftale med stedet.

2. Tør leje

Tør leje er den samme som lejeafgift (se punkt 1 ovenfor), bortset fra at det er blevet gjort udtrykkeligt, at intet andet er inkluderet end selve stedet. I mange tilfælde betyder det, at der ikke engang er dekoration.

Det er en god løsning, hvis du selv gerne vil organisere mad, drikkevarer, dekoration og teknisk udstyr. Du skal dog regne lidt på det for at se, om du faktisk kan spare penge på den måde.

3. Pakke pr. person

Pakke pr. person er en prisstruktur, der er ret præcist, hvad den siger: Du betaler et bestemt beløb for hver person, der deltager.

Det betyder prisen er typisk inklusive den mad og drikke, som gæsterne vil forbruge. Pakke pr. person-priser er normalt i nærheden af 300-1000 per gæst.

Typer af eventsteder: Prisstruktur for eventsteder. — Beslut dig om den bedste struktur for eventpris til dit arrangement.

Dagdelegerede sats

Hoteller og konferencecentre, der fokuserer på forretningsbegivenheder, vil tilbyde dagdelegerede satser. Disse er stort set i samme prisklasse som tilbuddet med pakker pr. person (se punkt 3 ovenfor).

Dagdelegerede satser varierer i den forstand, at de ofte inkludere AV-udstyr samt eventuelle ekstraelementer, som deltagerne måske har brug for, såsom penne og notesblokke.

5. Minimumsudgifter

Mange hoteller, restauranter, barer og klubber vil tilbyde dig et minimumsforbrug. Det betyder, at du ikke betaler noget forude for at leje stedet, men skal sørge for at dine gæster bruger et bestemt beløb.

Hvis dine gæster forventer at købe deres egne drikkevarer og mad, kan det være en god løsning for dig. Bare sørg for tingene på menuen ikke er til helt utrolige overpriser.

Ulempen ved denne prisstruktur er, at du skal dække forskellen, hvis minimumsudgifterne ikke bliver opfyldt. Minimumsforbrug kan variere fra 2000 kr. på en hverdag til tusindevis i weekenden.

6. Minimum antal gæster

Nogle steder vil tilbyde dig et minimum af antal gæster, som en variation på minimumsprisstrukturen. Dette er muligvis en endnu bedre aftale end muligheden med minimumsforbrug.

Her behøver du kun at sikre et bestemt antal deltagere. Lokalet beregner, at hver gæst vil bruge nok til at dække deres generalomkostninger og give dem en fortjeneste.

Som med muligheden med minimumsforbrug skal du muligvis betale en straf, hvis du ikkeopnår det minimum antal gæster, som stedet efterspurgte.

Tip: Læs denne dybtgående vejledning til steders priser for at få en bedre forståelse af, hvor meget du skal sætte til side af dit eventbudget

Lad jagten på stedet begynde …

Nu hvor du kender til, hvilke slags steder, der er tilgængelige for dit event og de prisstrukturer, de tilbyder, har du en meget bedre chance for at finde og forhandle en god aftale.

Hvis du har nogen førstehåndsoplevelser med at leje lokaler og steder, som vi ikke har dækket i denne artikel, er du meget velkommen til at skrive til os i kommentarerne nedenfor!

by Daniel Gniazdo on marts 11, 2019 Skriv et svar

8 grunde til, at akademiske steder er det intelligente valg for events

Leje af firmalokaler er en god forretning. Du finder ingen mangel, når det kommer til udvalg i den luksuriøse ende af markedet. Glitterende faciliteter på tophoteller og specialbyggede, topmoderne konferencecentre konkurrerer om virksomhedskunder, hvis netværksmøder, træningsdage eller gæstfrihed gerne skal fremstå meget stilfulde.

Med så meget at vælge imellem, hvem ville så tro at leje af lokaleplads på skoler, gymnasier, universiteter eller lignende steder?

Indtil for nylig blev disse typer af lokaler betragtet som mere triste end glamourøse; fast positioneret på utilitaristisk, uinteressante ende af spektret. Kun tilgængelig uden for sæson, var akademiske lokaler kendt for at tilbyde praktiske lokaler uden meget pjat og med plads til store grupper og basisindkvartering til elever.

Heldigvis har denne gammeldags tilgang til lejelokaler givet plads til en ny, intelligent måde at tænke på. Det er baseret på erkendelsen om, at der er mange penge at tjene. Ved at maksimere potentialet i ofte smukke historiske bygningerog investere i nye, banebrydende konferencelokaler, tilbyder mange kollegier og universiteter nu forretningslounger, højteknologiske mødelokaler og hotelophold, der er prissat rigtig godt, og som er yderst eftertragtede.

Uddannelsesstederne høster nu resultaterne af deres bestræbelser på at udvikle faciliteter som virksomhedslokaler for deres område. Hvis du overvejer at reservere et sted på en skole, et universitet eller et læreanstalt til din næste begivenhed, er der 8 grunde til at gå videre.

1. Utrolig værdi for pengene

Det er ikke overraskende, at værdi for pengene er en af de vigtigste beslutningsfaktorer, når det kommer til at reservere et sted. For de akademiske institutioner er leje af virksomhedslokaler en værdifuld og stigende indtjeningskilde. Fordi omkostningerne ved konferencelokaler er delvist dækket af tjenester, der er beregnet til eleverne, kan private lejeomkostninger holdes konkurrencedygtige.

2. Fleksibel mødelokaler

Uddannelsesinstitutioner er meget opmærksomme på behovet for at have fleksible undervisningssteder. De er vant til at konfigurere værelser og haller ind i en række forskellige mødelokaleopstillinger og møbler. For erhvervskunder, der ønsker at leje alsidigt mødeværelser, kan dette være en stor fordel.

3. Storstilede eventrum

Akademiske institutioner er specialbyggede til at imødekomme et stort antal studerende. De omfatter dedikerede rum til læring, møde og socialisering. Fra store foredragsrum og -haller til mindre klasseværelser, barer og caféer, der er masser af plads til rådighed til events for firmanetworking. (Plus andre typer af lokaler med plads.)

4. Tilgængelighed året rundt

Mens skoler, gymnasier og universiteter fortsat styres hovedsagelig af tidsbegrænsede sæsoner, er tilgængeligheden af lokalerne til leje for virksomheder forbedret markant mellem uddannelsesinstitutioner i de seneste år. Mange institutioner har nu dedikerede faciliteter, der er tilgængelige hele året rundt, ud over de allerede eksisterende mødelokaler.

5. AV/IT-faciliteter

I modsætning til mange kommercielle steder har akademiske konferencelokaler tendens til at komme med audiovisuelle og it-faciliteter, der allerede er indbygget i værelset og inkluderet i værelseslejen (sammen med gratis wi-fi). Med mange steder, der har investeret stærkt i den nyeste teknologi i et forsøg på at konkurrere med traditionelle eventsteder, er priserne gode, og en on-site tekniker kan også være til rådighed.

6. Opmærksom kundeservice

Sammenlignet med mange kommercielle steder tilbyder uddannelsessektoren attraktive medarbejderfordele. Dette resulterer i højere niveauer af medarbejdermotivation og lavere personaleomsætning. Når det kommer til kundeservice, kan virksomhedskunder drage fordel af kontinuitet i service, større opmærksomhed omkring detaljer og mere personligt engagement fra medarbejderne.

7. Valg af sted

Med så bred en vifte af attraktive akademiske lokaler, der nu tilbydes til erhvervskunder, er det let at finde det perfekte sted til enhver lejlighed. Fra sportshaller til store haller, små klasseværelser til foredragshaller, indendørs udstillingsplads til udendørs faciliteter, så kan du ikke undgå at finde det ideelle sted til dit events behov.

8. Individuel arkitektur

Uanset om du vælger et moderne kunstcenter eller et historisk universitets college, vil der ikke være to steder, der ligner hinanden. Forvent at finde steder med karakter og personlighed, spændende arkitektur og inspirerende omgivelser, gode udsigter og meget mere. Sammenlignet med et moderne konferencecenter eller standard hotelværelser til møder, vil et akademisk mødested have en atmosfære som ingen anden.

Forfatter: Dakota Murphey lavet indhold til et lille udvalg af hjemmesider om eventindustrien, herunder Billetto.

by Ben Jacklin on februar 25, 2019 Skriv et svar

Find det rigtige sted til dit event: Tips til at finde det perfekte sted

At finde det rigtige sted er sjældent ligetil. Hver event har sine egne krav.

At vælge af et sted, der er stort nok (og som er tilgængeligt) kan være en udfordring. Overvej nogle af de spørgsmål, du skal stille dig selv som en eventplanlægger, og du vil se, hvor hård processen kan være.

Har stedet den rigtige tekniske opsætning? Er det let at få adgang til? Er det bemandet? Skal jeg medbringe noget udstyr? Det er nemt at gå lidt i panik med alt det, du skal tænke på. Vores tips er designet til at gøre dit liv lettere.

Der er to aspekter at overveje:

Hvordan processen med at finde et sted ser ud.
Hvordan man vurderer steder for, hvor egnede de er.

Processen med at finde et eventsted

Hvilke trin skal du tage for at finde det rette sted? Hvor starter og slutter processen? Lad os se på det.

1. Start tidligt

Dette kan ikke understreges nok. Et populært event kan være booket i flere måneder eller endda år i forvejen. Derudover er booking af højttalere, leverandører eller kunstnere nemmere, når du starter tidligt.

Jo mere du har, jo større er chancen for at få det rigtige sted … og jo mindre stressende bliver processen.

2. Arbejd med et sæt kriterier

Forestil dig at gå til en bilforhandler uden at overveje, hvor mange kilometer på literen, eller endda hvor mange pladser du har brug for. Det ville være tåbeligt. Det ville være tåbeligt.

Det gælder også, når man leder efter et sted. Du skal oprette en liste over kriterier. Dette skal dække alt fra kapacitet til sundhed og sikkerhed, afstand fra offentlig transport og bemanding.

For at fortsætte metaforen skal du sørge for, at du ikke forlader forhandleren med en sportsvogn, når du faktisk har brug for en funktionel familiebil.

Tip: For en god liste over ting at tænke på, tag et kig på “13 vigtige ting at overveje, når du vælger dit eventsted“

3. Lav et budget

At have et budget er et fornuftigt tip i alt, hvad du gør, omend det er forretning eller i livet. Dette er en del af dine kriterier, men det fortjener sin egen sektion. Ikke alene bør du budgettere til at leje stedet selv, men også til eventuelle sikkerhedsmæssige overvejelser, bemanding og licens.

Find det rette sted til events ved først at fastsætte et budget — Du bør altid overveje dit budget, når du finder et eventsted.

Tip: Her er et godt værktøj til at hjælpe dig med at oprette et budget til din næste event (herunder lokalet eller stedet).

4. Lav en favoritliste og ræk ud

Det kan være meget fristende bare at finde et sted hurtigt, der virker passende og så bare tag det. Det vil betyde færre timers diskussioner og evaluering, men det kan også betyde, at man kan få en noget rå og ubearbejdet aftale uden at bemærke det.

At finde bare ét sted er hård, men den aktuelle opgave er faktisk at finde flere events og skære dem ned til det bedste.

Når du har valgt et par steder, der passer til dine kriterier, skal du kontakte dem for at kunne diskutere.

De skal ville have fat idin forretning. Af denne grund kan stedet være villig til at hjælpe med bemanding og forfremmelse. Diskussioner er også en mulighed for at tjekke ting som udstyr, og hvad de ellers kan tilbyde.

Et sted, der forstår dine behov og kan hjælpe med ekstrafunktionerne, og dermed mindske stressniveauet.

Tip: Tjek denne artikel for tips om forhandlinger med spillesteder.

5. Besøg

Det er lidt af en gylden regel: Book ikke et sted uden at besøge det først. Et besøg kan nemt ændre din beslutning i den ene eller den anden retning. Man møder op og finder ud af, at der ikke er parkering eller god adgang med transport, men uhøfligt personale og ødelagt udstyr? Så er det bedst at holde sig væk.

Besøg kan være tidskrævende, men de har den ekstra fordel, at det viser dig, hvorvidt stedet føles rigtigt for dit event. Din mavefornemmelse er vigtig.

Værktøjer til at at lave research på forskellige steder (og hvordan man bruger dem)

Der er mange værktøjer, der kan hjælpe dig med at finde steder. Nogle er mere indlysende end andre. Værktøjerne nedenfor bør i det mindste udgøre en del af dit arsenal, når det kommer til at finde det rigtige sted til events.

1. Tagvenue

Tagvenue er et fremragende værktøj til alle typer begivenheder. De har en britisk og australsk database og giver dig mulighed for at søge på mere end 5000 steder til events.

Deres søgeværktøj giver dig mulighed for at indtaste arrangementstypen, antallet af gæster og ønsket område, og det vil så give dig passende resultater. Hvis du fx planlægger en livemusikkoncert med 200 gæster i Manchester, skal du indtaste disse kriterier for at få en klargjort liste.

Tagvenue.com søgning efter eventsted — Tagvenue.com er både enkel og fyldt med detaljer

Du kan også filtrere de resultater, du får. Lad disse filtre passe overens med din liste af kriterier. Du kan søge efter specifikt A/V-udstyr, alkohollicenser, sikkerhed og meget mere.

Alternativt er Venue Scanner en anden hjemmeside med meget lignende funktionalitet. Hvis du kæmper for at finde resultater i dit område, så prøv også deres database.

2. Hjemmesider med registrerede events

Hjemmesider, der registrerer events, er steder, hvor du kan finde masser af eksisterende arrangementer. Der er ikke noget galt i at få inspiration fra begivenheder svarende til din egen.

Du bør derfor gennemse lignende begivenheder i det relevante område. (Alle denne type eventhjemmesider giver dig mulighed for at filtrere resultater.)

The List eventregistreringer — The List er et godt sted at finde eventlister, og hvor de holdes

Du vil hurtigt se, hvilke steder, der bruges til lignende begivenheder. Derefter kan du lave en liste over steder, der skal undersøges nærmere.

Denne teknik kræver, at du foretager en hel del arbejde. Men det garanterer, at du finder eventområder, der er aktive og i brug i lige netop din branche.

Tip: Der er hundredvis af eventhjemmesider derude. For 10 af de bedste i Storbritannien, tjek denne vejledning.

3. Søgemaskiner

Rådene her er ikke begrænset til Google, men lad os være ærlige: Google er, hvad du tænkte på.

Eventplanlæggere har et had-/kærlighedsforhold til Google. Dette er helt forståeligt.

Det er stadig den bedste metode til at søge efter stort set alt på. Det er ikke anderledes med eventsteder. Du kan få masser af resultater med blot et par søgninger på bestemte søgeord, men det kan være med til at skabe mere arbejde.

En søgning efter “musiklokale Birmingham” eller “konferencested Southampton” vil give dig mange sider med matches, der så skal gås igennem.

Desværre er de steder, der vises i dine resultater, ikke blevet filtreret. Du bliver nødt til at grave lidt dybere i materialet for at fastslå, om stederne er egnede.

Google garanterer heller ikke, at et sted, der vises din søgning, stadig fungerer aktivt. Du kan ende med at blive frustreret, når du finder ud af, at stedet har været lukket i flere måneder.

Tip: Hvis du gerne vil gøre det ekstra godt på Google, så tjek “Hacks til Google-søgninger, der vil gøre dit liv lettere“

Yderligere overvejelser

Nu kender du processen for at finde frem til eventstederne, og hvor man kan kigge efter potentielle eventrum. Her er et par andre overvejelser.

1. Målgruppe

Et eventsted kan virke perfekt på papiret, men ikke have den rigtige fornemmelse, når det kommer til din målgruppe. Arrangerer du en dødsmetalkoncert? Book det ikke i et sted beregnet til klassisk musik. Arrangerer en begivenhed for forretningslivets hotshots? Lav noget eksklusivt. Overvej, hvad din målgruppe forventer.

2. Fyld rummet

Hvis du forventer 100 deltagere og finder et sted med kapacitet til 500 personer, der er inden for budgettet, overvej stadig et mindre sted. Det kan virke som om, at det går mod din intuition (og at have en smule plads at give af er fint), men et stort sted vil få det til at se ud som om, du har færre gæster til dit event.

3. Faciliteter, leverandører og andre tjenester

Har du brug for at få serveret mad til dit arrangement? Har du brug for borde og stole, eller er det et event, hvor man står op? Kan sikkerhed leveres af stedet? Find tidligt ud af, hvad der tilbydes for at undgå hovedpinen på et senere tidspunkt.

Tip: Add to event er en fremragende hjemmeside til at finde leverandører, hvis du selv skal finde dine egne.

Gå på jagt efter eventsteder i dag

Bevæbnet med disse tips, kan du oprette en stærk liste over muligheder og begynde at sende følere ud. At være smart omkring det og at etablere dine behov tidligt vil spare dig helt utroligt meget tid og stress.

Når du har fundet det rette sted, skal du gennemgå disse tips til eventplanlægning for at sikre, at du får arrangeret en helt formidabel succes. God jagt efter eventsted!