Som eventplanlægger vil du ofte gerne vide, hvordan du finder frivillige til en begivenhed. Især hvis du organiserer en velgørende fundraiser.
Denne guide vil hjælpe dig med at…
- Definere, hvad du skal bruge frivillige til
- Skabe roller til dine eventfrivillige
- Give et incitament til at være frivillig
- Finde potentielle kandidater
- Rekruttere de rigtige frivillige til din begivenhed
I slutningen af den, vil du vide præcis, hvordan du definerer dine frivilliges roller og hvordan du finder folk til at udfylde dem.
1. Definer dine eventkrav
Det første skridt til frivillig rekruttering til dit event er at bestemme, hvorfor du har brug for dem. Under planlægningsfasen skal du skrive en liste over opgaver, du skal have udført.
Når du ved hvad der skal gøres, har du en ide om de færdigheder, der kræves til disse opgaver. Med det i tankerne vil du nemmere kunne finde frivillige med den rigtige slags erfaring.
Eventfrivillige kan hjælpe dig med mange ting, herunder at…
- Planlægge arrangementet
- Promovering og markedsføring
- Tjekke eventdeltagere ind
- Give instruktioner under arrangementet
- Servere mad- og drikkevarer
- Tage sig af talere eller entertainere
- Rengøring efter arrangementet
Men praktiske evner er måske ikke alt, hvad du behøver. Måske kræver dit arrangement særlige personlighedstræk, som at være optimistisk eller have en god sans for humor.
Du kan også have brug for frivillige med specifikke fysiske træk. Hvis du har brug for dem til at løfte tunge kasser, så vil du have nogen, der er stærke og har en vis udholdenhed.
Lav en liste over ønskelige personlighedstræk, du vil gerne have, at dine eventfrivillige besidder.
Tip:Læs vores guides til hvordan du planlægger et event og hvad du skal gøre på dagen for at hjælpe dig med at skrive en liste over opgaver og krav.
2. Rådfør dig med eventuelle event interessenter
Det er en god idé at rekruttere frivillige til din begivenhed, men bare sørg for, at alle involverede er på samme side. Fortæl dit hold om potentielle frivillige rekrutteringsstrategier.
Hvis du ikke planlægger arrangementet alene, skal du måske rådføre dig med andre interessenter, der er involveret i arrangementet (f.eks. Sponsorer), før du rekrutterer frivillige.
Tip:Læs om hvordan man forhandler med interessenter hvis du forventer modstand mod ideen om at rekruttere eventfrivillige.
3. Lav roller til de eventfrivillige
Når du har en liste over opgaver, der skal gøres i forhold til arrangementet, er det på tide at udarbejde nogle roller til dine potentielle eventfrivillige.
Se hvilke opgaver der kan grupperes sammen, så du ved, hvilke frivillige der kan være ansvarlige for hvilke opgaver. Forestil dig at du opretter afdelinger for et firma (som du stort set er).
Her er en liste over mulige eventafdelinger, du kan lave:
- Rengøring
- Adgang
- Publikumstyring
- Kundeservice
- Ordne logistik
- Markedsføring
- Varer
- Billettering
- Trafik
Når du har en liste over afdelinger, der tager sig af specifikke opgaver, kan du begynde at segmentere disse afdelinger i individuelle roller.
Din marketingafdeling kan f.eks. Have en person til sociale medier, en til flyers og en til event lister.
Når du har defineret de enkelte roller i hver afdeling, kan du begynde at skrive en jobbeskrivelse for hver af dem.
Din jobbeskrivelse skal indeholde, men ikke være begrænset til, følgende:
- Ansvar
- Deadlines
- Mål
- Evner
- Erfaring
- Viden
- Fysiske træk
- Personlighedstræk
Prøv at gøre jobbeskrivelsen så detaljeret som muligt. På den måde undgår du ansøgere, der har misforstået hvad du leder efter.
Tip:Læs om hvordan man skriver en god frivillig jobbeskrivelse.
4. Giv et incitament til at være frivillig
Frivillige er typisk ubetalte, hvilket betyder at du skal komme med et andet incitament til at gøre det til et attraktivt forslag. Du skal tænke på kreative måder at rekruttere frivillige.
Her er nogle mulige incitamenter, du kan give dine frivillige:
- Gratis adgang til arrangementet
- Backstage pas
- Mad og drikke
- Rabatter på produkter eller tjenester
- Erhvervserfaring
- Anbefalingsbrev
Incitamentet bør ikke bare være noget, der er let for dig at leve uden. Det bør have en reel værdi for dine potentielle frivillige.
Tænk på det som en løn. Du ville ikke gøre dit job gratis, så hvorfor skulle de? Dit incitament skal have lige stor eller større værdi end den tid og det arbejde, de lægger i frivilligt arbejde.
Tip:Tjek disse gode incitamenter til eventfrivillige for at hjælpe dig med at bestemme dine egne.
5. Find potentielle eventfrivillige
Du ved hvad der skal gøres, hvem der kan gøre det, og hvad du vil tilbyde til gengæld. Så langt så godt. Nu skal du finde de egentlige frivillige til din begivenhed.
Brug dine eksisterende kanaler
Den første ting du kan gøre er at bruge dine eksisterende kanaler til at reklamere for frivillige muligheder. Post på sociale medier, send en mail til din mailingliste, og spørg dit personlige netværk.
Tip:Læs om hvordan man markedsfører frivillige roller online.
Spørg andre organisationer
En god måde at finde frivillige på er at spørge andre organisationer, der bruger dem i deres arbejde. Chances are they’ll have a few good candidates on file they can share with you.
Tip:Velgørenhedsorganisationer som Cancer Research UK og British Heart Foundation bruger frivillige til deres events.
Søg i frivillige databaser
Du kan også søge i eksisterende frivillige databaser for at finde personer, der allerede har tilmeldt sig til at være frivillige. De leder bare efter den rigtige mulighed.
Tip:Kig på frivillige databaser som SignUp.com for at finde kandidater til dine eventroller.
Lad dem finde dig
Du kan også få dig selv skrevet op på hjemmesider og fora, der hjælper frivillige til at finde muligheder. Bare sørg for, at din begivenhed eller årsag er værdig (se 4).
Tip: Skriv din mulighed op på Do-it.org for at blive bemærket.
6. Rekrutter eventfrivillige
Når du har fundet en kilde til potentielle kandidater til dine frivillige roller, er det tid til at pre-kvalificere, interviewe og derefter rekruttere de bedste.
Pre-kvalificere
Hvis du modtager en masse ansøgninger, kan du screene kandidater, der ikke passer godt ind, ved hjælp af et screeningsspørgeskema.
Brug spørgeskemaet til at spørge dem om deres evner, interesser og årsager til frivilligt arbejde. Det kan også hjælpe dig med at fordele dem til bestemte frivillige roller forud for interviewet.
Interview
Hvis dit event er forholdsvis lille, bør du tage tid til at interviewe hver frivillig personligt. Alternativt kan du have et Skype-opkald med dem, hvis de ikke er placeret i nærheden.
Et ansigt til ansigt-interview vil give dig en meget bedre ide om, hvem de er som person, og om du vil have dem på dit frivillige hold.
Rekrutter
Når du har nomineret de bedste kandidater, er det tid til at rekruttere dem. Læs denne frivillige rekrutteringsproces for at hjælpe dig med at færdiggøre din søgning.
Fandt du nogle frivillige?
Forhåbentlig har denne guide hjulpet din frivillige rekrutteringsindsats. Du burde nu have et fremragende hold klar til at hjælpe med dit event.
Nu skal du lære, hvordan du styrer et hold af frivillige, som vi snart vil dække på denne blog.
Hold øje med mere!