Musikbegivenheder er nogle af de mest spændende arrangementer, man kan være en del af. Det er let at antage, at det hele er “rock and roll” og sker organisk, men at vide, hvordan man planlægger en musikbegivenhed er nøglen. En masse organisation og planlægning er faktisk, hvad der driver kreativiteten.
Vi har sammensat et par vigtige trin for at hjælpe dig med at planlægge et musikevent Vi har også inkluderet specifikke tips og ressourcer, du kan bruge.
Disse trin er ikke særlig glamourøse. Men spørg enhver musikpromotor: De vil fortælle dig, at alt, som sparer tid og fremskynder processen, er velkommen.
1. Sæt dit budget
Der er en grund til, at budgettet er det første tip på denne liste. De penge, du har at bruge, dikterer de fleste af de beslutninger, du tager. Hvis du ikke sætter et budget, vil du næsten helt sikkert bruge for mange penge.
Du behøver ikke bruge en formue. Masser af legendariske koncerter er i de bagerste rum af pubber med bands, som de fleste i publikum ikke har hørt om.
Det vigtigste er at finde ud af, hvor mange penge du har råd til at bruge. På den måde vil du ikke komme ud på dybt vand. En vellykket begivenhed vil endda ende med at tjene penge (eller i det mindste stå lige).
Budgettet for hver koncert varierer lidt. Tænk på, hvor mange mennesker du håber kommer til arrangementet. Hvad er en realistisk pris for billetter? Dit budget bør aldrig overstige det, du planlægger at tjene i døren. Ellers vil du ende med at miste penge.
2. Find det rette sted
Spillestedet er en stor del af koncerten. Det tilføjer til atmosfæren. Nogle mennesker besøger religiøst de samme steder og er fans af rummet, lige så meget som bandet.
Google er helt sikkert nyttigt til at finde spillesteder, men der er andre metoder.
Hjemmesider som Venuefinder er nyttige: De har allerede samlet vigtige detaljer som handicap adgang og kontaktoplysninger. Der er også mange ikke-musikholdige steder. Sørg for, at lokalet er egnet til koncerter, eller du vil spilde tid på at kontakte det.
En anden god metode er at ‘ planlægge omvendt’. Se på lignende begivenheder i området. Tjek så spillestedet. Herfra kan du finde de relevant kontakt information for lokalet. Bands in Town er en hjemmeside hvor tusindvis af begivenheder kan søges og udforskes efter område.
Et sted skal selvfølgelig have alle de nødvendige faciliteter. Men det skal også have den lille smule atmosfære, du måske ikke har brug for til f.eks. en konference. Overvej ikke bare kapacitet, faciliteter og placering af lokalet, men omdømmet de har til musik.
3. Tilmeld bands og kunstnere
Dette trin er udskifteligt med at finde et sted. Du planlægger sandsynligvis en musikbegivenhed, fordi du allerede har bands og kunstnere i tankerne. Hvis ikke, skal du være forberedt på den vanskelige (men givende) opgave at finde og bestille dine musikere.
Omfanget af din musikbegivenhed er en stor overvejelse her. Bands, der lige er begyndt, vil nok være glade for at spille i pubber og klubber. De små koncerter i starten af en karriere er gode for musikere.
Brug ikke en formue på at booke kunstnere, der er dyre, hvis du starter i en lille skala.
På den anden side, tænk på bandet eller bandsne der bringer fans. Mindst et af bandsne i dit lineup skal tiltrække mange af deres egne fans. At hyre tre ukendte bands til et sted med en kapacitet på 1000 personer er en sikker katastrofe.
At finde bands kræver noget arbejde. Dette gælder især, hvis du ikke har noget i tankerne.
En søgning på Google giver resultater som funktions og bryllups bands. Disse er dyre og vil blot spille coverversioner af sange. Det er nok ikke hvad du har i tankerne for dit musikevent.
Den bedste metode er at gå til, hvor musikere hænge ud, både online og offline.
Offline
Tjek andre koncerter for at se hvilke bands der gør sig i dit lokal område. Lokale øverum og spillesteder er et godt sted at finde navne og genrer på nogle bands. Spørg dine venner, især dem, der betragter sig selv musik elskere.
Online
Twitter, Soundcloud og Facebook er alle nyttige steder at søge. Reverb Nation har en funktion, som giver dig mulighed for at søge efter sted. Dette er en livredder, hvis du leder efter lokale bands. Skriv til dem og spørg, hvordan man bestiller dem og kontrollerer deres tilgængelighed.
Bands in Town er fantastisk til at finde spillesteder, men det har også masser af koncerter listet. Dette kan give dig en liste over bands at udforske til din egen begivenhed.
The unsigned guide er en musikmappe, der er en meget detaljeret og nyttig ressource for alle, der arbejder i musikbranchen. De har en liste over over 70 booking agenter og kontaktoplysninger for dem alle. Det er ikke gratis at få adgang til, men hvis du er seriøs om at finde stigende talenter, er det det £ 4,99 månedlige gebyr værd.
Sørg for at booke bands, der er i lignende genrer for ikke at afskrække dit publikum. Det er tidskrævende, men at finde kunstnere er også sjovt.
4. Planlæg udstyr og tech
Der er en stor chance for at du ikke behøver at håndtere udstyr og lydingeniører, når du holder en koncert, men det er bedst at være sikker.
Mens mange spillesteder har deres eget PA-system og personalet til at køre det, skal du sørge for at spørge. Se om du skal leje eller købe noget ekstra.
Du bør altid bede kunstnerne selv, om en liste over noget specifikt udstyr, de har brug for (som de ikke har til hensigt at bringe med selv). Fastslå hvem der opsætter udstyret, og hvem der kører lydbordet på dagen. Kommunikation er nøglen her.
Heat on the Street har lavet en tjekliste for begivenheder, der hjælper dig med at holde styr på alle produktionsomkostninger og overvejelser.
5. Overvej begivenhedslogistik
Logistik er et ret bredt emne. Hvis du er den kreative type, vil bare ordet i sig selv, sandsynligvis få dig til at klø.
Visse ting skal altid diskuteres og overvejes i god tid før koncerten. Følgende liste viser nogle af de logistiske aspekter, du skal tænke på, for at sikre, at alt går glat. Vær sikker på at du:
- Booker stedet på en dato, der passer til alle parter, herunder kunstnere.
- Lav markedsføringskanaler som eventsider, invitationer og plakater.
- Sæt en tidslinje for koncertdagen, herunder hvornår kunstnere og medarbejdere skal ankomme.
- Planlæg security og dørpersonalet til at håndtere billetsalget på dagen. (Spørg lokalet, om det forventes at du har personale.)
- Følg sundheds- og sikkerhedsprotokollen. Lokalet vil være i stand til at hjælpe med dette, men du bør advare kunstnere, medarbejdere og deltagere. Denne artikel har nogle gode tips om sundhed og sikkerhed for begivenheder.
- Find ud af dine priser og billettering. Billettering gøres meget lettere ved hjælp af en platform som Billetto. Du kan oprette flere billetkategorier og indstille den maksimale kapacitet, så du ikke behøver at bekymre dig om at sælge for mange.
- Kontroller, om der er nogen form for forbud eller licens bekymringer. Sæt en fast tid, du skal være færdig. Skab en løbende rækkefølge. Kunstnere kan blive fristet til at overskride, så advar dem om, at dette ikke er muligt. Fortæl dem, at PA-systemet kunne afbrydes.
Få det grundlæggende klaret og det vil blive meget bedre
Når du får erfaring med at planlægge en musikbegivenhed, vil du se, at der er meget at overveje. Ovenstående tips er et godt udgangspunkt for at sikre, at du har de grundlæggende ting klar.
Når du nærmer dig arrangementet, skal du overveje alt fra markedsføring til priser. Hold øje med flere detaljerede indlæg om at fremme og organisere musikbegivenheder her på bloggen.