Medmindre du er en blæksprutte, skal du bruge et ekstra par hænder til at hjælpe dig med at arrangere en vellykket event. Et godt eventteam er et uvurderligt aktiv for dig som en eventplanlægger.
Men hvordan ved du, hvor godt dit team klarer sig? Ved at udarbejde en måde at evaluere deres ydeevne på, så ved du, hvad der virker, og hvad der ikke gør.
Læs videre for at lære om, hvordan du definerer succeskriterier for din begivenhed og måler dit holds præstationer imod dem.
1. Definer kriterierne for succes på eventteamet
Før du kan evaluere dit hold – eller din begivenhed som helhed for den sags skyld – skal du definere dine succeskriterier. Ellers har du intet at måle din præstation imod.
Dine succeskriterier kan være:
- Hvor mange billetter, der sælges
- Indsamlede midler
- Aktivitet på sociale medier
- Feedback fra eventundersøgelser
- Formular for teamevaluering
Uanset hvilke kriterier du beslutter dig for, skal du sørge for at bruge dem til at etablere en klar basislinje. På den måde ved både du og dit team, hvad der forventes.
Tip: Læs vores vejledning om, hvordan du evaluerer events for at hjælpe dig med at udarbejde dine kriterier.
2. Brug KPI’er til dit eventteam
Hvis du organiserer en større begivenhed, der involverer et forholdsvist stort personale, kan du overveje at bruge KPI’er (nøgleindikatorer) til at evaluere dine holdmedlemmer.
KPI’er til holdmedlemmer kan hjælpe dig …
- Find ud af, hvem der gør mest (og mindst) arbejde
- Find ud af, hvilke opgaver holdmedlemmer finder udfordrende
- Opret gennemsigtighed på eventteamet
- Forøg alles samlede produktivitet
Nogle ledere anser evaluering af teammedlem som spild af tid, mens andre sværger ved dem. Det afhænger af din tilgang til at styre dit eventteam.
Her er nogle af de punkter, du kan bruge til at evaluere dit eventteam:
- Deltagelse (hvem kom for sent, hvem gik tidligt og sygedage)
- Hjælpsomhed (hvilke medlemmer ses af andre som de mest nyttige)
- Effektivitet (hvor hurtigt er de med deres opgaver)
- Initiativ (hvor ofte tager medlemmer ejerskab og bidrager med ideer)
- Kvalitet (hvor godt udfører medlemmerne deres opgaver)
Når du vurderer hvert holdmedlems præstationer, skal du huske at kigge på eventuelle positive eller negative ting.
Positive ting angiver, at holdmedlemmet gør noget ekstraordinært, som resten af holdet også kunne have gavn af.
Omvendt indikerer negative ting, at et individuelt holdmedlem kæmper. Det sænker produktiviteten for det pågældende medlem i bedste fald, eller gør hele holdet mindre effektivt i værste fald.
Tip:Brug denne ressource til at hjælpe dig med at udarbejde dine KPI’er til eventteams.
3. Skriv observationer ned under eventet
Du skal gøre observationer om, hvad der sker under arrangementet. Det vil helt sikkert være en travl dag, så det kan være nyttigt at faktisk skrive ned, hvad du observerer.
Når det bliver mere roligt igen, kan du gennemgå noterne. De vil være en fremragende kvalitativ tilføjelse til de tal, du bruger til at måle arrangementets succes.
4. Bed om feedback fra gæsterne på dagen
Du kan også supplere dine evalueringsdata med feedback på selve dagen. Det kan ikke skade at spørge dine gæster, om de føler, at de er blevet taget godt imod af dit hold.
Faktisk kan du bede gæsterne til at gennemgå eventet online og nævne exceptionelle holdmedlemmer ved navn.
5. Spørg gæsterne i undersøgelser efter eventet
En undersøgelse efter eventet er et fremragende værktøj til at hjælpe dig med at forbedre fremtidige begivenheder. Du kan bruge det til at måle, hvad gæsterne tænkte om stedet, underholdning, mad og dit team.
Du kan inkludere åbne og multiple-choice spørgsmål om dit holds præstationer i dinundersøgelse efter arrangementet.
Tip:Læs vores guide til gratis værktøjer til begivenhedsundersøgelser, som du kan bruge til at indsamle feedback.
6. Mål onlinedata
Hvis dit team hjælper dig med e-mailkampagner og social medier, kan du også bruge succesen med disse initiativer til at måle holdets præstationer.
Hvis et teammedlem fx har til opgave at reagere på tilhængere på sociale medier, kan du tælle antallet af svar, de har skrevet til potentielle gæster.
Tip:Læs om, hvilke numre du skal kigge efter, når du måler din promoveringssucces online.
7. Debrief dit team efter eventet
Det er god praksis at holde et debrief-møde med dit hold efter arrangementet. Det giver dig mulighed for at se målene for arrangementet igen og se, om du har opnået dem.
Det vil også give dig mulighed for at løse eventuelle kritiske udfordringer som en gruppe. Brug debriefingen til at brainstorme eventuelle mulige løsninger på de vanskeligheder, du har oplevet før og under eventet.
Tip:Læs om, hvordan du debriefer dit eventteam efter arrangementet.
8. Tal til hvert medlem individuelt
Ikke alle har det godt med at tale foran en gruppe, især hvis det drejer sig om personlige problemer eller kritik af andre holdmedlemmer.
Hvis du organiserer en mindre begivenhed, bør du overveje at debriefe hvert holdmedlem individuelt. Det vil give dig meget mere indsigt i, hvordan de opfattede begivenheden.
Tip:Brug disse prøvespørgsmål til at stille under en præstationsbedømmelse for inspiration.
9. Vurder dit engagement
Som arrangør og teamleder er det afgørende, at du vurderer din egen præstation. Du er kaptajn på skibet. Uden dig vil det synke.
Der er mange måder at mislykkes som leder, selv når du har de bedste hensigter.
En af dem er at blive så involveret i små opgaver, at du mister overblik og det store billede. Omvendt kan du også være så løsrevet fra dit team, at du bliver utilgængelig.
Tag dig tid til at reflektere over dit eget engagement i teamet. Og vær ikke bange for at bede dit team om at give dig feedback om din præstation som eventmanager.
Tip:Læs om, hvordan du vurderer dig selv som leder.
10. Overvej eksterne faktorer
Når du vurderer dit eventteam, skal du også faktorere alle de ting ind, der ligger uden for dit holds kontrol.
Du kan måle, hvor godt dit hold klarer sig med at promovere din begivenhed online, men du kan ikke forudsige virkningen af konkurrerende begivenheder, der markedsføres på samme tid.
Samtidig kan du måle, hvor godt dit team tjener gæsterne ved en udendørs begivenhed, men du kan ikke forudsige pludselige vejrforandringer, der påvirker deres job.
11. Analyser alt
Når du har kigget på alle numrene, debriefede holdet og samlet feedback fra deltagerne, er det tid til at føje det hele sammen.
Nu skal du have følgende måder at evaluere dit holds præstationer på:
- Succeskriterier for eventet
- KPI’er for eventteam
- Personlige observationer under arrangementet
- Tilbagemelding on-site fra deltagerne
- Resultater efter arrangementet
- Data online
- Forslag fra teamdebriefing
- Indgang fra individuelle interviews med gruppemedlemmer
- Feedback om din rolle som eventmanager
- Eventuelle eksterne faktorer uden for din kontrol
Det er op til dig, om du vil gå efter kvalitative eller kvantitative data, når du vurderer dit holds præstation. Hvis du er i tvivl, brug en blanding af begge for at få et mere detaljeret billede.
Planlæg den næste begivenhed
Nu, hvor du har evalueret dit eventteams præstationer, er det tid til at planlægge den næste begivenhed. Forhåbentlig har du mange værdifulde nye indsigter, som kan hjælpe dig med at forbedre eventet.
Held og lykke, og du er velkommen til at dele nogle forslag med os i kommentarerne nedenfor.
