Penge får verden til at dreje rundt, og de kan sikre eller ødelægge dit event. Så lad os tale om, hvordan du forbereder og styrer dit eventbudget.
I denne artikel gennemgår vi …
- Hvordan en eventbudgetstrategi oprettes
- Hvilke udgifter du kan forvente på stedet
- Hvilket teknologisk forbrug du bør overveje
- Hvor dit marketingbudget skal fokuseres
- Hvordan du kan tjene penge fra din begivenhed
- Tips til at strække dit eventbudget
- Hvor du finder gratis skabeloner til eventbudget
Der er nok at kigge på, så lad os komme i gang.
Opret en strategi til eventbudget
Det er vigtigt at have en overordnet strategi, før du foretager beregninger. Se på det store billede og sørg for, at du har et overblik.
Her er nogle ting at overveje, når du laver en budgetstrategi til events:
1. Start med dit mål
Hvad er målet med arrangementet? Er det for at opnå en fortjeneste, rejse midler, eller udbrede kendskabet?
2. Se på data
Se på indtægter og udgifter fra dine tidligere begivenheder. Alternativt kan du se på casestudier fra andre begivenheder.
3. Skriv alt ned
Det er vigtigt at tælle hver en øre, når du sammensætter og styrer dit eventbudget.
4. Kommuniker med dit hold
Sørg for, at dit team forstår budgettet. Kommuniker klart med alle, der en del af eventet.
5. Hold øje med eventindustriens trends
Hold øje med, hvad andre begivenheder bruger deres budget på. Det vil angive nye tendenser, du bør være opmærksom på.
6. Opret en oversigt over budget
Før vi går ind i detaljerne, er det en god idé at oprette en oversigt over, hvordan dine udgifter vil se ud. Brug denne skabelon til at hjælpe dig med at oprette en.
Eventudgifter onsite
Det er sandsynligt, at udgifter til onsite-arrangementer tager størstedelen af dit budget. Men du kan også bruge mere på markedsføring, hvis dine faste udgifter er lave.
Nedenfor er nogle af de onsiteudgifter, du skal medtage i dine beregninger.
1. Stedet
Selve eventstedet er ofte den største udgift. Undersøg dine muligheder og forhandl prisen så meget som muligt.
2. Talere og entertainere
Booking af talere eller entertainere kan også være dyrt, afhængigt af deres behov.
3. Personale
Små event kræver ikke meget personale – måske bare dig. Men det kan blive dyrt for større arrangementer som konferencer og festivaler.
Udgifter til eventsælgere
Du kan få brug for nogle eksterne leverandører til at hjælpe dig med arrangementet. Det er en god ide at samle satser og sammenligne priser, før du hopper ind i en aftale.
1. Catering
Mad og drikkevarer bliver altid værdsat (især hvis du laver en madbegivenhed). Uanset om det er inkluderet i prisen eller ej, skal du have et cateringfirma til at organisere det.
2. Fotografi
Det er afgørende at have nogen på stedet til at tage billeder og videoer fra eventet. Det vil være uvurderligt for marketing og formål på sociale medier efter arrangementet.
3. Skiltning og dekoration
Branding af en begivenhed vil også tage en del afa dit budget, så du bør kigge efter gode tilbud.
Tip: AddToEvent ier et glimrende sted at finde leverandører til din begivenhed og sammenligne deres pristilbud.
Omkostninger til eventteknologi
Denne artikel findes i det digitale rum … og det vil også meget af din begivenhed også. Derfor skal du overveje eventuelle udgifter i forbindelse med eventteknologi.
Nedenfor vil du se nogle af de tekniske aspekter, du skal budgetere for.
1. Event management-værktøjer
Event management software er en af de bedste ting, du kan bruge penge på. Det vil gøre dit liv lettere ved at hjælpe dig med at sælge billetter og indsamle data.
2. Eventapp
Hvis du arrangerer en stor begivenhed som en konference eller festival, har du muligvis brug for en app. Husk at fordele midler til udvikling og promovering.
3. Systemintegration
Du kan ende med at jonglere en masse apps. Apps til begivenhedsadministration, sociale medier, administrationsprogrammer og web-plugins. Du må måske ansætte nogen for at sikre, at alt er integreret og fungerer uden problemer.
4. Livestreaming
Livestreaming kan være fantastisk marketing til et event. Men du har muligvis brug for kameraer, mikrofoner, kameraer og en manager til de sociale medier.
Udgifter til eventmarketing
Du skal helt sikkert fordele noget af dit budget til markedsføring og promovering. Uden det vil det være svært at få deltagere til dit arrangement.
Lad os se på nogle af de måder, du kan bruge dit marketingbudget på.
1. SEO og SEM
SEO er vigtigt, da det hjælper din begivenhedshjemmeside med at blive fundet på Google. Du kan måske også supplere med nogle PPC-annoncer på Google AdWords.
2. PR-kampagne
En PR-kampagne kan hjælpe din begivenhed med at blive dækket af medierne. Du kan ansætte et agentur eller bruge tid på selv at række ud til medierne.
3. Annoncer på sociale medier
Du kan promovere din begivenhed på alle sociale medier. Sæt en del af dit budget til side til annoncer på Facebook, YouTube, Instagram og Twitter. Du vil måske også have et værktøj til social media management.
Potentielle eventindtægter
Det er ikke alt sammen dystert, når der skal lægges budget. Du har også muligheder for at tjene penge på din begivenhed.
Her er nogle af de måder, du kan få et plus.
1. Sponsorer
Ræk ud til virksomheder, der er interesserede i publikummet til dit event. Se om du kan sikre nogle sponsorater i bytte for at markedsføre dem.
2. Merchandise
Du kan sælge merchandise af enhver slags. T-shirts, kopper, tasker … mulighederne er uendelige.
3. Donationer
Hvis du organiserer et event for fundraising, så fokuser på at finde donorer. Bed om både personlige donationer samt fra virksomheder.
4. Mad- og drikkevarer
Medmindre mad og drikke er inkluderet i billetten, kan du tjene penge på at sælge det på stedet.
Sådan strækker du dit eventbudget
Hvis du stadig kæmper med dit budget, så er der et par flere tips til at gå igennem.
1. Gør brug af influencers
Kender du nogen på sociale medier? Har du nogle faste kunder? Så bed dem om hjælp til dine marketingindsatser ved at sprede ordet om din begivenhed.
2. Brug gratis værktøjer online
Ikke alle apps koster penge. Et forbløffende antal nyttige apps er gratis. Faktisk har vi skrevet en hel artikel om gratis værktøjer til planlægning af events.
3. Brug freelancere eller frivillige
Du kan skære ned på personaleomkostninger ved at outsource bestemte opgaver til frivillige og freelancere.
4. Hold en reserve
Det er altid godt at gemme nogle penge til en regnvejrsdag. Hold 10% af dit budget i en nødfond, hvis tingene pludselig skulle gå galt.
Tip: Du kan læse denne artikel for at finde ud af mere om nedskæring af begivenhedsomkostninger uden at gå ned i kvalitet.
Skabelon til eventbudget
Den hurtigste måde at oprette et eventbudget på er ved at bruge Google Sheets. Det er gratis at bruge, og du får et regneark med formler til beregninger.
Tip: Du skal ikke bekymre dig, hvis du ikke har det godt at lave en budgetskabelon selv. Der er masser af gratis skabeloner, du kan downloade online.
Begynd at forberede dit budget
Som vi har dækket et andet sted på denne blog, er det vigtigt at starte på makroniveau og derefter gå ned på mikroniveau. Lav først en plan af det store hele, og vurder derefter hver detalje separat.
Denne tilgang vil hjælpe dig med at formulere en strategi for dit eventbudget. Når du har det, er det bare et spørgsmål om at undersøge priser og forhandle.
Held og lykke med dit eventbudget, og glem ikke din nødreserve!