Har du fået ansvaret for at arrangere et bryllup, fødselsdag eller familiesammenkomst? Eller måske vil du planlægge en god fest til dine kolleger fra arbejdspladsen?
Du er kommet til det rigtige sted. Dette er vores ultimative guide til en vellykket privatevent. Selvom det måske er lille og privat, er der stadig mange ting at overveje, så du får det til at køre helt uden problemer.
Hvad du vil lære i denne vejledning:
- Hvordan du planlægger mad, underholdning og mødested (og hvordan man sikrer privatliv).
- Hvor og hvordan man markedsfører din private event, selvom den er lille.
- Hvad skal du gøre som vært på dagen for din begivenhed.
- De forskellige måder du kan følge op, efter festen er overstået.
1. Planlæg din privatevent
Det første skridt til at planlægge din privatevent er at overveje temaet, formålet og målgruppen. Når du ved det, kan du begynde at skabe et realistisk budget og tidslinje.
Her er nogle af de vigtigste spørgsmål, du bør overveje, når du planlægger en privatevent:
Lokale/spillested
Er lokalet passende til eventets tema?
Privatliv
Har stedet det ønskede niveau af privatliv?
Menu
Hvad er der på menuen, og hvordan vil det blive serveret?
Underholdning
Har du planer om en taler, eller vil du hyre en entertainer?
Budget og tidslinje
Hvor mange penge og hvor meget tid har du at arbejde med?
Fordi private events er så forskellige, så bør du altid planlægge med eventets tema i øjemed.
Hvad skal du gøre nu
Vores dybtgående guide vil løse hvert af disse spørgsmål og hjælpe dig med at oprette en solid plan for din privatevent.
Yderligere læsning:Sådan planlægger du en privatevent: 11 ting at overveje.
2. Promover din privatevent
Promoveringsaspektet af dit privatevent vil ofte fokusere på dets eksklusivitet. Uanset om det er et bryllup eller en middag for kendisser, vil folk sætte pris på, at det ikke er for alle.
Her er nogle af de mange måder, du kan promovere din privatevent på:
Timing
Overvej tidspunktet for din begivenhed, og promovér langt i forvejen.
Målgruppe
Fokusér på de marketingkanaler, der bruges af dit publikum.
Brandrepræsentanter
Udnyt tidligere deltagere til at hjælpe dig med at promovere den kommende begivenhed.
Eksklusivitet
Fremhæv eksklusiviteten af eventet for at skabe interesse.
Influencers
Invitér influencers til eventet, og brug deres navn til at promovere det.
Konkurrencer
Lav en konkurrence om billetter, så folk deler eventet.
Billetsalg
Brug en platform til billetsalg til at sælge billetter og få dataindsigt.
Ikke alle disse metoder vil gælde for din event. Invitér ikke en influencer fra de sociale medier til dit bryllup eller familiesammenkomst … medmindre du kender dem.
Hvad skal du gøre nu
Uanset hvilken slags privatevent du arrangerer, er der en chance for, at du kan finde noget inspiration i vores dybtgående guide til, hvordan du markedsfører det.
Yderligere læsning: 12 måder at markedsføre en privatevent på..
3. Værtskab til din privatevent
Som vært for din privatevent er dine gæsters oplevelse i dine hænder. Hvis du arrangerer en fødselsdag eller et bryllup, så er det endnu vigtigere, at du er forberedt.
Prøv at planlægge så mange af disse ting på forhånd, så du minimerer stress på selve dagen:
Adgang
Sørg for, at der er nem adgang til steder og anvisninger eller skitlning til de vigtigste områder.
Pladser
Organiser bordene og siddepladser, så alle ved, hvor de skal være.
Atmosfære
Skab stemningen med musik og belysning og få den helt perfekte atmosfære.
Underholdning
Tag imod alle entertainere eller talere og sørg for, at de har plads til at slappe af og forberede sig.
Teknisk udstyr
Kontrol af alt teknisk udstyr, såsom en mikrofon, lydsystem, projektor, spotlights og it-systemer.
Drikkevarer og snacks
Forbered velkomstdrinks og snacks til gæsternes ankomst.
Sociale medier
Tag billeder, optag videoer og prøve at opmuntre deling på sociale medier.
Hvis du ikke har tid til at forberede alt dette før selve dagen, skal du give dig selv nok tid på dagen, før gæsterne ankommer.
Hvad skal du gøre nu
Hvis du tror, det lyder svært at holde styr på alt sammen på en gang, så bare rolig. Vi har sammensat en detaljeret guide, der vil hjælpe dig igennem trinnene, når man er vært for en privatevent.
Yderligere læsning: Guide til at være vært for en privatevent (i 9 trin) .
4. Opfølgning efter din privatevent
Hvordan du følger op efter en privaevent afhænger i høj grad af eventtypen For en familiefest kan du genoprette forbindelse via Facebook. For forretningsmøder kan det være LinkedIn. Her er nogle af de vigtigste opgaver, der skal gøres i opfølgningsfasen af en privatevent:
Tak alle sammen
Tak dine gæster for at komme, og glem ikke dit team og selve eventstedet også. Du bør også takke alle sponsorer, levenrandører og influencers, der hjalp dig.
Gennemgå mål
Se om du nåede målene for eventet. Var det at møde en kunde? Eller måske bare at have det sjovt med din familie og venner?
Feedback
Få feedback fra alle om, hvor godt du gjorde det, så du kan forbedre fremtidige events.
Forbind online
Du bør styrke de forbindelser, du har lavet eller genoplive dem ved at forbinde online.
Budget
Optæl dine indkomster og udgifter for at se, om du er i plus eller minus. Brug din billetplatform til at gøre det (hvis du har en).
Promover den næste event
Gør dine gæster klar til den næste private event, du vil arrangere. Du kan gøre dem til brand-fortalere ved at tilbyde dem nogle incitamenter som fx en rabat.
Lav highlights
Saml alle billeder og videoer fra eventet, og del dem med dine gæster, så de kan genopleve de øjeblikke, I havde sammen.
Brug din bedste dømmekraft, når du følger op. Det er ikke hensigtsmæssigt at dele selfies fra eventet med din virksomhedskunde. Eller måske er det præcis det, de gerne vil se fra dig!
Hvad skal du gøre nu
Vi har gennemgået alle disse ideer i vores guide til, hvordan du styrker dine forbindelser efter arrangementet. Læs guiden ved at klikke på linket nedenunder.
Yderligere læsning: Styr dine forbindelser: Sådan følges op efter en privatevent.
Pak sammen
Det var et øjebliksbillede af alt, hvad du behøver at vide, hvis du vil lave en vellykket privatevent. Forhåbentlig får du glæde af din nye viden til din egen event.
Hovedpunkter
Her er nogle af de vigtige hovedpunkter at huske på, når du begynder at planlægge:
- Tænk på niveauet af privatliv, som stedet tilbyder, før du booker det.
- Fokuser på eksklusivitet, når du promoverer eventet til dine potentielle gæster.
- Sørg for, at der er nem adgang til evenstedet og skab en god stemning.
- Styrker dine forbindelser ved at række ud til folk efter eventet.
Føler du dig mindre stresset ved at organisere din privatevent nu? Fortæl os dine tanker i kommentarfeltet nedenfor!