Arrangerer du en begivenhed for lokalområdet? Så bør du læse disse gyldne retningslinjer for planlægning af events i dit nærområde.
I denne vejledning dækker vi …
- Hvad denne type lokale events betyder
- Hvordan man organiserer et offentligt møde og skaffer frivillige
- Hvor vigtig en tjekliste er i eventplanlægning
- Sundheds- og sikkerhedsprocedurer
- Offentlig og arbejdsgivers ansvarsforsikring
- Risikovurderinger
- Licenser til mad, alkohol, spil (gambling) og underholdning
- Hvordan du kontakter lokale medier
- Beskyttelse af personlige oplysninger og data
Der er en del, der skal gås igennem, så lad os dykke ned i det med det samme.
Hvad er et event for lokalområdet?
En event i nærområdet arrangeres af den lokale befolkning og er for lokalbefolkningen selv. Det planlægges og drives normalt af frivillige, der ønsker at bringe lokalsamfundet tættere sammen.
Eksempler på sådan en type events for lokalområdet omfatter:
- Gadefester
- Filmvisninger
- Pubquizzer
- Dage med fælles havearbejde
- Butikboder
- Temadage
- Liveoptræden
- Madfestivaler
- Markeder med friske produkter
Med andre ord kan det være alt fra en tombola til en velgørenhedsfundraiser. Dit event for nærområdet er kun begrænset af din egen fantasi.
1. Organisér et offentligt møde
Det er som regel et hold af frivillige, der arbejder til events for lokalområdet i stedet for professionelle arrangører. Det betyder, at du skal finde folk fra lokalbefolkningen, som ville være interesserede i at få begivenheden op at køre.
En god måde at gøre det på er ved at arrangere et offentligt møde. Du kan arrangere det, så det er udendørs, i et klubhus, i en lokal kirke eller andre typer mødesteder.
Her er et par måder, hvorpå du kan markedsføre mødet på:
- Smid flyers i deres postkasser
- Sæt plakater op i lokale butiksvinduer og på opslagstavler
- Skriv et brev i en lokal avis
- Annoncer det på lokal radio
- Opret en begivenhed online og inviter dine naboer
Når du først har samlet en gruppe, skal du holde den bred og enkel. Tanken er ikke at fastlægge alt på forhånd.
I stedet skal du skabe spænding omkring den oprindelige begivenhedsidé. Bed om input fra lokalbefolkningen, der deltager i mødet, og som ønsker at blive involveret i planlægningen.
2. Brug en tjekliste til eventplanlægning
Du skal skrive alle de idéer ned, I kommer med til det offentlige møde. Når du har fået et øjeblik til at gå igennem listen, så er det tid til at dykke ned i detaljerne.
Find ud af, hvad der kræves for at bringe dine eventidéer til livs. Bestil derefter alt efter prioritet og vurder, hvor meget det vil komme til at koste.
Tip: Du kan bruge vores tjekliste til eventplanlægning som hjælp til at planlægge dit event for nærområdet.
3. Læs om sundheds- og sikkerhedsprocedurer
Sundheds- og sikkerhedsprocedurer kaldes ofte den ultimative buzzkill. Men de er der for at sikre, at ingen bliver skadet under arrangementet.
Du skal overveje, hvem der deltager i arrangementet, og hvor det foregår. Sund fornuft kommer man langt med her: Du skal blot anvende en smule af Murphys lov.
Her er nogle spørgsmål, du kan stille dig selv, når du overvejer sundhed og sikkerhed:
- Har eventet eventuelt farligt udstyr?
- Kan nogen blive skadet under eventaktiviteterne?
- Er der en chance for, at spillestedet bliver for varmt eller for koldt?
- Er der nogen potentielle brandfarer?
- Vil der være sårbare mennesker til arrangementet?
- Kræver dine frivillige brug for nogen form for træning?
- Hvad skal du gøre i tilfælde af en ulykke?
Tip: Lær mere omt forenkling af sundheds- og sikkerhedsforanstaltninger.
4. Offentlig ansvar og arbejdsgiverens ansvarsforsikring
Det er vigtigt at være forsikret, hvis noget går galt til trods for, at du gør dit bedste.
De forsikringer, vi skal se på nu, er offentlig ansvarsforsikring og arbejdsgiveransvarsforsikring.
Vær opmærksom på, at offentlig ansvarsforsikring ikke er et lovkrav. Men hvis der sker noget, kan en klage eller et sagsmål blive rettet mod dig. Og det bliver meget hurtigt dyrt.
Offentlig ansvarsforsikring
Du har brug for offentlig ansvarsforsikring, hvis der er risiko for personskade eller tab, tyveri eller krænkelse af andres ejendom. Med andre ord, stort set alle større events.
Arbejdsgiverens ansvarsforsikring
Du har også brug for en separat ansvarsforsikring fra arbejdsgiveren, hvis nogen fra dit hold modtager betaling. Men det er ikke et lovkrav, hvis alle er frivillige.
5. Gennemfør en risikovurdering
En risikovurdering er en liste over forskellige ting, der kan gå galt. Normalt involverer de, at folk kan blive såret eller komme til skade.
Du bør udføre en risikovurdering for at minimere chancerne for, at noget dårligt sker. Som med helbreds- og sikkerhedsprocedurer bør du anvende masser af sundt fornuft.
Tip: Du kan se disse eksempler på risikovurderinger for at få en ide om, hvordan det ser ud.
6. Skaf de rette licenser
Du vil sandsynligvis være nødt til at skaffe en licens eller to til dit event i nærområdet. Hvis dit arrangement involverer gambling, alkohol og underholdning, skal du helt sikkert bruge nogle af dem.
Her er nogle af de aktiviteter, som du ofte skal skaffe licens til:
- Tombolaer og lotto
- Bingo- og casinonætter
- Musikevents live
- Filmvisninger
- Serverer alkohol
- Serverer mad- og drikkevarer
- Begivenheder på offentlige arealer
- Gadesamlinger
- Gadefester og -parader
Og her er nogle af de steder, du kan lære om de forskellige licenser:
- Gambling Commission for information om gamblinglicenser.
- PRS og PPL for information om brug af copyright-beskyttet musik.
- BFI for information om lokale filmvisninger.
- MPLC for information om brug af ophavsretligt beskyttede film.
- Food Standards Agency for information om servering af mad.
- Dit lokalråd for information om levende underholdning, gadesamlinger, aflukke gader, servering af alkohol og tilrettelæggelse af arrangementer på offentlige steder.
Det er generelt en god idé at ansøge om disse licenser så langt i forvejen som muligt. Helst senest en måned før arrangementet finder sted.
7. Kom i kontakt med de lokale medier
Du bør også gøre dit bedste for at markedsføre dit event for lokalområdet. Sociale medier er din ven, men det kan også være en god idé at kontakte de lokale medier.
Skriv en pressemeddelelse til arrangementet, inden du kommer i kontakt med det lokale avis.
Tip: Se vores detaljerede vejledning på, hvordan man skriver en pressemeddelelse til en begivenhed.
8. Beskyttelse af personlige oplysninger og data
Fotos og videoer fra events er gode til markedsføring og promovering. Men du bør være ekstra forsigtig, når du planlægger et event i dit lokalområde.
Alle personoplysninger (herunder billeder) er beskyttet af Databeskyttelsesforordningen. Det betyder, at du skal få tilladelse fra personen for at bruge eller opbevare det.
Det er en god ide at annoncere til gæster, at du har tænkt dig at tage billeder og optage video til eventet. Hvis du planlægger at dele det på sociale medier, så skal du også oplyse om det.
Nu er der bare eventet selv
Du ved nu alt, hvad du behøver for at holde dit event for lokalområdet, så den overholder loven.
Nu er der kun … alt andet tilbage.
Heldigvis kan vi hjælpe dig. Læs om, hvordan man forbereder sig på en begivenhed, og få nogle gode tips til eventplanlægning lige her på denne blog.
Held og lykke!