Sundhed og sikkerhed for begivenheder kan ofte være den eneste del af planlægningsprocessen, som eventplanlæggere glemmer.
I dette indlæg skal vi kigge på, hvad du skal vide om effektiv sundhed og sikkerhed ved begivenheder.
Vigtige ting at overveje for sundhed og sikkerhed ved events
Artiklen her henvender sig hovedsagligt til et engelsk publikum, så der kan være lovmæssige punkter, der ikke gælder for dig. Overordnet set så gælder de generelle råd dog eventplanlæggere af alle salgs nationaliteter – også danske! Når du organiserer din begivenhed, bør sundhed og sikkerhed være din første prioritet. Du skal tænke på følgende ting.
Hvem er du ansvarlig for på din event?
De mennesker, du er ansvarlig for, er ikke begrænset til blot dine gæster. Du skal også overveje de mennesker, der arbejder for dig: fastansatte, entreprenører eller frivillige.
Hvor stor er risikoen?
Hvis der er en øget risiko for skade eller ulykke ved din begivenhed, skal du lave ekstra planlægning for at minimere det.
Skulle noget gå galt på din vagt, skal du have ordentlige procedurer på plads for at håndtere det i overensstemmelse hermed. Hvis du ikke gør det, og du synes at være i strid med sundheds- og sikkerhedsbestemmelserne, kan du stå over for store bøder på op til 200.000 kr.
I værste fald kan du også blive sigtet med kriminelle anklager. Planlægning og forberedelse er helt afgørende for at sikre, at du har de rigtige sundheds- og sikkerhedsprocedurer på plads.
Hvad du skal forberede
Som arrangør er du ansvarlig for at udarbejde en risikovurdering, en beredskabsplan og en sikkerhedsplan for begivenheder.
1. Risikovurdering
Ligegyldigt hvilken type begivenhed du kører, skal du foretage en risikovurdering i de indledende planlægningsfaser.
Denne risikovurdering vil fremhæve eventuelle risici, der kan påvirke din begivenhed.
En risikovurdering bør omfatte ting som:
- Vil larmen være på et acceptabelt niveau?
- Er der fare for, at elektriske ledninger bliver beskadiget?
- Er der brandfare?
- Kan belysningen udløse anfald?
- Er mine midlertidige strukturer sikre nok til at holde gæsterne?
- Er der et passende antal toiletter til antallet af gæster?
- Har jeg adgang til rent vand?
- Vil affald blive håndteret korrekt?
At være forberedt på enhver situation vil hjælpe med, at dine gæster er sikre, og at alle ved, hvad de skal gøre, hvis tingene går galt.
Download denne skabelon og lav en kopi til hver begivenhed, som du skal organisere. Tag dig tid til at udfylde det og tale om det med dit eventhold.
Det er også værd at se på denne risikovurdering for brandsikkerhed.
Tip: Se nærmere på denne dybtgående vejledning til, hvordan du gennemfører en risikovurdering, herunder praktiske eksempler for udfyldning af skabelonen.
2. Nødplan
Ingen eventplanlægger vil nogensinde have lyst til at skulle tage deres nødplan i brug, men det er vigtigt at have en, hvis ting går galt.
En nødsituation kan være alt fra brand over en oversvømmelse til en bombestrussel. Hvordan vil du håndtere denne type ting? Hvordan får du adgang til politiet, brandvæsenet og ambulancerne, hvis du har brug for dem?
Alle dine medarbejdere skal være opmærksomme på nødplanen. Så kan de hjælpe med at implementere den, hvis noget uforudset sker.
Du bør udarbejde din beredskabsplan efter først at have udført risikovurderingen. Så vil du vide mere om de potentielle problemer, der kunne opstå, og hvad du kan gøre for at undgå dem.
Tip: Her er en vejledning til planlægning til hændelser og nødsituationer ved begivenheder.
3. Eventsikkerhedsplan
En sikkerhedsplan for begivenheden er endnu et dokument, du skal færdiggøre, og det vil typisk indeholde din risikovurdering og beredskabsplan. Det viser, at du har tænkt på alle de vigtigste sundheds- og sikkerhedsaspekter i forbindelse med dit arrangement.
Afhængigt af eventtypen vil stedet og lokale myndigheder gerne se din sikkerhedsplan, mens du er i planlægningsfasen af din begivenhed. De vil gerne vide, at du er forberedt på enhver situation, der end måtte opstå.
Du vil også læne dig op af dette dokument, hvis der sker noget dårligt under eventet, og du befinder dig i en juridisk tvist.
Din sikkerhedsplan skal omfatte:
- Detaljer om din begivenhed: Hvor, hvornår, hvad, detaljerede timings, spillesteder og så videre.
- Hvem har ansvaret og andre vigtige kontakter?
- Licenser og tilladelser, du har opnået
- Risikovurdering
- Nødplan
- Hvordan eventpersonale vil kommunikere med hinanden
- Elektricitetskontrol og -forsyning
- Oplysninger om toiletter, drikkevand og bortskaffelse af affald
- Handicapfaciliteter og -adgang
- Støjniveauer og -kontrol
- Sådan styrer du trafik og folkemængder
- Førstehjælp og sikkerhedsoplysninger
- Oplysninger om midlertidige strukturer, udstyr og attraktioner
- Føde- og drikkevaretjenester: Hvem er de, hvad laver de, og hvilke licenser har de?
- Hvor mange ansatte i alt og deres opgaver?
Tip: Ikke sikker på, hvor du skal starte? “Hvordan man opretter en effektiv sikkerhedsplan” vil hjælpe dig med at komme i gang.
Sundheds- og sikkerhedsvejledning for events
Health and Safety Executive (HSE) i Storbritannien er den bedste ressource, du kan finde, hvis du vil have, at dine events er sikre.
HSE-hjemmesiden har alle de oplysninger, du har brug for på detaljer som:
- Håndtering af folkemængder
- Transport
- Brandsikkerhed
- Støj
- Medarbejdervelfærd
- Brug af barrierer
- Håndtering af affald
- Specielle effekter
- Steddesign
- Fald fra højde
- Brug af midlertidige strukturer
For hver af disse vil du:
- Lære om dit ansvar som en eventplanlægger.
- Finde ud af de vigtigste ting, du bør vide.
- Få links til yderligere ressourcer, som du måske har brug for.
Uanset om du opsætter en begivenhed for første gang eller tiende gang, er det en god idé at gennemse HSE-hjemmesiden omhyggeligt.
Tip: Mens det henvender sig til musikbegivenheder, tilbyder abonnementsbaserede The Purple Guidemasser af relevant information om sundhed og sikkerhed for events, herunder case-studier og praktiske eksempler.
Er alle sundhedsmæssige og sikkerhedsmæssige aspekter relevante for mig?
Alle eventarrangører skal overveje sundhed og sikkerhed for arrangementer. Imidlertid vil visse aspekter være forskellige afhængigt af begivenhedstypen.
For eksempel vil en lille kunstudstilling på et lokalt galleri se meget anderledes ud end en begivenhed på et stadion med 5000 gæster. Du behøver ikke bekymre dig om midlertidige strukturer, leje nok toiletter eller affaldshåndtering. Du opretter kun en sundheds- og sikkerhedsplan, som passer til detaljerne i din begivenhed.
På samme måde vil begivenheder, der involverer alkohol eller udendørs aktiviteter, være mere udsatte, når det kommer til sundheds- og sikkerhedsspørgsmål.
Tip: En god start er at søge efter “sundhed og sikkerhed for [din begivenhedstype]” for at se, om der allerede findes information om emnet.
Hvor kan du få hjælp
Alt dette kan virke temmelig skræmmende, især hvis det er din første gang, at du overvejer sundhed og sikkerhed for events. Du skal dog ikke bekymre dig om: Der er masser af ressourcer til at hjælpe og vejlede dig undervejs.
HSEs “Getting Started“-artikel er yderst nyttig for første gangs eventplanlæggere. Du har også følgende muligheder.
Hjælp fra spillestederne
Mange spillesteder har allerede oplysninger på deres hjemmesider rettet direkte til eventplanlæggere. Denne information er der for at hjælpe dig med at sikre, at alt er dækket til din begivenhed, herunder sundheds- og sikkerhedsforanstaltninger.
Hvis du ikke finder noget på deres hjemmeside, spørg dem, om de har eksisterende oplysninger eller tjeklister, der vil hjælpe. Det er trods alt i deres bedste interesse at sikre, at din begivenhed kører uden problemer. De kan endda have tidligere erfaring med din eventtype.
Hjælp fra lokale råd
Regionalrådssider som PeakDistrict.org.uk, Kingston.gov.uk, og Yorkshiredales.org.uk tilbyder detaljerede oplysninger og tjeklister om sundhed og sikkerhed for arrangementer. Tjek din egen kommune i Danmark for at se, om de har tilsvarende. Det er værd at tjekke hjemmesiden for dit lokale kommune eller region for at komme i kontakt med deres repræsentanter for at se, hvilke detaljer de kan give.
Hjælp fra konsulenter med speciale i sundhed og sikkerhed for events
Du kan også finde virksomheder, der specialiserer sig i at hjælpe eventplanlægger med at tage sig af sundheds- og sikkerhedsaspekter. Her er et par:
- Event Safety Plan giver sikkerhedssupport til begivenhedsplanlæggere. Virksomheden tilbyder træningskurser, konsulenttjenester og onlineværktøjer til at guide dig gennem at opfylde sundheds- og sikkerhedskrav.
- Stagesafe er sundheds- og sikkerhedsrådgivning for primært musikbegivenheder og liveproduktioner. De kan hjælpe med alle sundheds- og sikkerhedsdokumenter samt inspektioner, beredskabsplaner og uheldsundersøgelser.
- The Event Safety Advisors har arbejdet sammen med mange kendte mærker for at skabe sikre events. Du kan tjekke nogle interessante casestudier på deres hjemmeside.
Der er mange lignende konsulentfirmaer, så du bør kunne finde en tæt på dig.
Særlige overvejelser for store arrangementer
Hvis du holder en stor begivenhed og er bekymret for publikumhåndtering, skal du tjekke Crowd Safety for rådgivning og planlægning.
På grund af den triste risiko for terrorisme ved store begivenheder, bør du også overveje regeringens “Crowded places guidance” (vejledning til overfyldte steder).
Tip: Denne tjekliste for sundhed og sikkerhed fra Northumbria University er et godt eksempel på specifikke detaljer, du måske vil overveje.
Spar ikke på din sundheds- og sikkerhedsplan
Mens sundhed og sikkerhed for begivenheder i starten kan virke som en smule arbejde, er det helt afgørende at have de rigtige planer på plads.
Konsekvenserne af dårlige helbreds- og sikkerhedsprocedurer kan være ødelæggende for dig som eventplanlægger. Det er dit ansvar at sikre, at du følger relevante retningslinjer og har en beredskabsplan på plads.
Ved at foretage en risikovurdering og oprette en sikkerhedsplan for begivenheder, sikrer du medarbejdernes og gæsternes sikkerhed. Plus du vil være forberedt, hvis der sker noget dårligt under din begivenhed.