Det kan være vanskelig at finde det rigtige software til at håndtere events med så mange muligheder.
Der er dog gode nyheder: Du behøver ikke at bruge timevis på at lede efter det på Google. Vi har sammensat denne enkle guide til, hvordan du finder den rigtige app til dine behov.
Spørgsmål, du skal stille dig selv først
Inden du selv begynder at se på de forskellige tilgængelige muligheder, bør du stille dig selv disse spørgsmål:
1. Hvad vil du have, at softwaren til håndtering af events skal kunne gøre?
Det er 2019, så der er bestemt ingen mangel på cool værktøjer til event management derude.
Det vil hjælpe dig med at indsnævre dine muligheder, hvis du har en klar ide om, hvad du vil have, din software skal kunne gøre, før du begynder at lede.
Her er nogle ideer til at komme i gang med:
- Billetsalg: Vil du sælge billetter online og se opdaterede salgsanalyser?
- Projektledelse: Nogle software tilbyder en løsning fra ende til anden for at styre alle aspekter af din begivenhed i ét værktøj.
- Eventregistrering online: Deltagerne kan registrere sig online, og oplysningerne registreres direkte i din database.
- Håndtering af database: Har du brug for et CRM-system, der giver dig et detaljeret billede af deltagerne samt muligheden for at interagere med dem?
- Markedsføringsværktøjer: Opret landingssider til onlineregistrering og gennemføre e-mailmarketing og kampagner på sociale medier.
- Hold- eller personalekoordinering: Spor hvem, der laver hvad.
- Rapportering: Lav analyser af ting som demografi for billetsalg, mest effektive marketingkanaler og udgifter.
- Polling: Undersøg kunderne for at finde ud af, hvad de kunne og ikke kunne lide om arrangementet for at hjælpe dig med fremtidig planlægning.
- Budgethåndtering: Spor alle dine penge og overvåg udgifter. Få et nøjagtigt afkast på din investering hele vejen igennem.
Du vil måske gerne lave en liste over dine behov og ønsker: Hvad har du absolut brug for, at softwaren skal kunne gøre (obligatoriske funktioner), og hvad er godt at have. Dette vil hjælpe dig med at prioritere softwaren til event management i overensstemmelse med dine specifikke behov.
Hvis du ikke er helt sikker på det endnu, skal du ikke bekymre dig.
Når du begynder at undersøge forskellige applikationer, vil du få en ide om de forskellige tilgængelige funktioner. Måske finder du nogle, du aldrig vidste, eksisterede.
2. Hvor meget må det koste?
Der er ikke noget konsekvent svar, når det kommer til “den rigtige” pris på software til håndtering af events. Det er en god idé at regne ud, hvor meget du er villig til at betale, før du begynder at se på dine muligheder.
Nogle softwareværktøjer til administration af events er abonnementsbaserede, mens andre bruger en model, hvor du betaler på registreret deltager. Priserne på disse kan variere meget. De dyrere værktøjer tilbyder generelt mere, når det kommer til funktioner og anvendelighed.
Hvis du bare leder efter gratis software til event management, er der masser af værktøjer, der kan holde dig underholdt. Disse kan hjælpe dig med at styre ting, indtil du er klar til at flytte til en betalt model.
Tip: Her er et detaljeret indblik på de forskellige slags betalingsmuligheder.
3. Hvor mange mennesker vil bruge software til håndtering af events?
Hvis det bare er dig, eller du er en del af en mindre virksomhed, så er det nok ikke fornuftigt at bruge software, der henvender sig til store virksomheder med mange forskellige facetter.
På samme måde, hvis din software skal omfatte kunderegistreringer eller billetsalg, skal det kunne håndtere det rette antal mennesker.
Tip: Her er en fantastisk vejledning, der går gennem de vigtigste spørgsmål, der skal stilles,når du vælger det rette værktøj til eventhåndtering.
Sådan opdager du hurtigt software til event management
Internettet er en vidunderlig ting, ikke?
Glem at lave en Google-søgning for øjeblikket.
Gå direkte til “Event Management” -siden på SoftwareAdvice. Her finder du en omfattende liste med snesevis af software til begivenhedsstyring. Selv tak!
For hvert værktøj kan du finde ud af følgende oplysninger uden at skulle klikke videre:
- Et hurtigt uddrag om softwaren
- En ide om prisklassen (bedømt i dollartegn)
- Platformene, som den er kompatibel med
- Hvilken forretningsstørrelse den passer til (lille / mellem / stor)
- Rating med stjerner og et link til anmeldelser
Herfra kan du gøre en af to ting:
- Læs gennem alle de forskellige oversigter og notere, hvis noget skiller sig ud. (Der var 75 forskellige oversigter på det tidspunkt, hvor vi skrev dette, så det kan tage lidt tid at gå dem alle igennem.)
- Brug de praktiske filtre øverst til at skære alle software til event management fra, der helt sikkert ikke kommer til at passe til dine behov. Du kan filtrere efter pris, bedømmelse, størrelse og industri.
Selvfølgelig er SoftwareAdvice ikke det eneste sted, hvor du kan finde en liste, som du kan bruge til at lede efter software til event management. Her er et par andre, du kan prøve:
Alle disse giver en god måde at opdage, sortere og filtrere gennem relevant software.
Sådan vurderer du software til event management
Til sidst vil du ende med en liste over software, der passer til dine grundlæggende krav. Men hvordan indsnæver du det yderligere? Ved at se på:
Mix af funktioner
Software til event management kan variere meget i forhold til, hvilke funktioner det tilbyder. Gratis software til håndtering af arrangementer vil sandsynligvis have mere begrænsede funktioner end noget, som du ville betale en højere pris for.
Du skal holde din “must have”-liste til rådighed for objektivt at måle, hvilken software, der passer bedst til dig. Har du virkelig brug for alle de små sjove funktioner, som det kan tilbyde?
Selv om et stykke software måske lyder rigtig cool, så er der ingen grund til at betale for ting, som du virkelig ikke vil bruge.
Tip: Se denne vejledning, der kan at hjælpe dig med at vurdere, hvilke funktioner der kan være nyttige.
Omdømme
Du ville ikke reservere et hotel uden at læse et par anmeldelser. Det samme gælder for køb af software til event management.
Bare fordi noget ser godt ud på papiret, betyder det ikke nødvendigvis, at det er sådan i virkeligheden. Find ud af, hvilke oplevelser andre eventplanlæggere har haft.
Brugervenlighed
Det giver ikke mening at investere penge i noget, det kommer til at være super besværligt at bruge.
Du vil have dit software til event management skal være nemt at forstå for alle på dit hold. Det betyder, at din valgte software skal være:
- Intuitiv at finde ud af
- Enkel at navigere
- Indlæses hurtigt (fx når du skifter mellem menuer)
- i stand til at vie nuværende data og statistikker på en overskuelig måde
- …og så videre
Hvis du læser nogle af erfaringerne fra andre brugere (se “Omdømme”), vil det ofte give dig et bedre billede af, hvor nemt det er at bruge.
Heldigvis er der mange sammenligninger tilgængelige derude, som gør dit liv lettere.
Tip: Tjek denne fantastiske sammenligning af de 10 bedste værktøjer til event management.
Er der en gratis prøveperiode?
Nogle virksomheder som Cvent og EventMobi giver dig en gratis prøveperiode, så du kan opleve deres software til event management online, før du køber.
Dette er en god mulighed, især hvis du har problemer med at beslutte mellem et par forskellige værktøjer. En prøveperiode varer typisk kun 2-4 uger, så sørg for at få mest muligt ud af det.
Tip: Lær mere om denøglefaktorer, som du bør holde øje med..
Fandt du, hvad du ledte efter?
Forhåbentlig har denne vejledning givet dig en hjælpende hånd, når det kommer til at lede efter den rette software til håndtering af events.
Det kan måske kræve, at du prøver dig lidt frem, før du finder den perfekte applikation. Men når det ske, så vil det blive langt meget nemmere og langt mere behageligt at skulle opsætte events.
Held og lykke!