Den rigtige registreringssoftware til en begivenhed kan gøre en eventplanlæggers arbejde meget mere ligetil. Vælg den forkerte valgmulighed eller prøv at gøre det alene, og du kan være, at du fortryder det.
Bliv ikke skræmt: Der er nogle meget enkle løsninger derude. Du behøver ikke at være en teknisk geni for at kunne drage fordel af dem.
Vi har samlet en guide, der hjælper med at vælge den bedste eventregistreringssoftware til dine behov. Afhængigt af størrelsen på din begivenhed eller virksomhed prioriterer du nok forskellige funktioner. Denne guide hjælper dig med at træffe den rigtige beslutning.
Hvad er eventregistreringssoftware?
Ikke alle automatiserer event management. Masser af virksomheder og enkeltpersoner organiserer stadig arrangementer på den gammeldags måde.
Eventregistreringssoftware er en måde at kontrollere deltagere, invitationer, billetsalg og andre aspekter på, når man sammensætter en begivenhed. Der er mange elementer, der skal holdes styr på. Den rette platform kan automatisere en stor del af processen.
Naturligvis er alle begivenheder forskellige. Og derfor tilbyder software til event management en række funktioner, som imødekommer flere forskellige behov. Hvis du sammensætter en konference, skal du bruge en blanding af værktøjer, der er helt forskellige fra en, der planlægger en koncert.
Hvilke funktioner passer til dig?
Eventregistreringssoftware kommer i mange former. Du skal være klar over de funktioner, du har brug for. Hvad leverer disse funktioner? Hvilke er mest afgørende for den begivenhed, du planlægger?
Kontrol af deltagere og billetter
Deltagerne er i centrum for enhver begivenhed. Det kan være et mareridt at skulle kontrollere tilbagemeldingerne, billetterne og spillestedets kapacitet i et Excel-regneark. Eventregistreringssoftware kan løse dette problem.
Registreringssoftware vil typisk have en side, hvor folk kan melde, om de møder op eller ej til din begivenhed. Du kan linke til dette fra din hjemmeside, sociale medier og e-mailmarketingkampagner. Hvis du automatiserer denne sporing af deltagerne, vil dette gøre dit liv langt lettere. Du kan endda oprette automatiserede e-mail-kampagner, der sender påmindelser til dine gæster.
Din software kan også hjælpe dig med at administrere dine billetter. Nogle begivenhed kan være enkle, hvor man kun sælger én type billet og så ser, hvem der møder op, men det er sjældent.
Din sammensætning af billetter afhænger af lokalitetens kapacitet, forskellige billettyper (såsom voksen- og børnebillet) og rabatniveauer. Det kan hurtigt blive komplekst. Men oprettelse af billetsalg til din begivenhed behøver ikke at være svært, hvis du altså har de rigtige værktøjer. Sider som Billetto lader dig kommer i gang på bare få minutter.
Brugervenlighed
Du har uden tvivl brugt software før, der får dig til at føle, at du skal styre et helt rumfartøj. Eventsoftware bør ikke give dig hovedpine. Nogle softwaretyper derude er utroligt nemme at bruge.
Software som Eventbrite har masser af funktionalitet i en brugervenlig brugerflade, som lader dig kontrollere hvert trin i eventprocessen.
Integrering
Folk er bedre forbundet end nogensinde før. En undersøgelse fra GlobalWebIndex har rapporteret, at folk i gennemsnit har syv kontoer på de sociale medier. At holde alt “lukket” er ikke altid den bedste løsning.
Du vil gerne kunne dele din begivenhed vidt og bredt, især hvis den er åben for offentligheden. Eventregistreringssoftware kan forbindes med e-mailmarkedsføringstjenester, sociale medier og meget mere. Bizzabo, for eksempel, kan integreres med over750 forskellige platforme.
Brug af registreringssoftware til betalinger? Sørg for at bruge en version, der kan med flere betalingsmuligheder og -platforme. På den måde vil du ikke miste kunder eller deltagere, der ikke kunne komme igennem ved betaling.
E-mail, marketingværktøjer og branding
Din branding af en begivenhed skal være professionel og gennemtænkt. Den rette software gør det nemt for dig at sende påmindelsesmails og specialtilbud. EventZilla kan endda hjælpe dig med at lave en mere mobilvenlig hjemmeside til din begivenhed.
Jo mere kontrol du har over branding, jo bedre. Folk er mere tilbøjelige til at kigge på en e-mailkampagne og begivenhedsside, der ser professionel ud. Som Pinpointe forklarerher: “Det er vigtigt, at produktbilleder ser professionelle ud, ellers stopper folk med at abonnere”.
Dit “produkt” er dit logo, din invitation og dit websted, indtil du får fået folk gennem døren til din begivenhed.
Overvej, om du kan inkludere din egen branding, eller om du sidder fast ved at bruge eksisterende skabeloner. Hvor meget fleksibilitet giver e-mailkampagnerne dig? I dette tilfælde er udseendet vigtigt.
Andre markedsføringsværktøjer til eventregistreringssoftware kan tilbyde funktioner som widgets, QR-kodegeneratorer, kuponkoder og meget mere.
Pris (og prisstruktur)
Med de mange muligheder for software kommer mange prissætningsmuligheder. Whova.com har lavet sammenligning af priser i en tabel, der viser nogle af prissætningsstrukturerne.
Nogle opkræver en fast sats for deres ydelser, såsom et månedligt gebyr. Nogle tager et fast gebyr pr. billet, mens andre tager en vis procentdel. Du kan endda finde kombinationer af disse tre betalingstyper.
Hvis du styrer en stor begivenhed, kan et fast gebyr være det bedste valg, så priserne ikke hurtigt begynder at gå op.
Indblik tilbydes
Et af de mest kraftfulde værktøjer, som din software kan give dig, er et indblik i dine kunders adfærd. Når du vælger, skal du overveje, hvilken statistisk oversigt de kan give dig.
Du kan tjekke statistikker som salg fra begivenhedssiden, samlede indtægter, antal deltagere og check-in. Nogle software vil endda vise negative tal som tilbagebetalinger, du har måtte give. Denne type data kan være utrolig svært at sætte sammen uden software. Adgang til denne type date vil i sidste ende gøre dine arrangementer mere succesfulde.
Konklusion
I nogle brancher står det klart, når én udbyder er bedre end en anden. Med registreringssoftware til events og begivenheder handler det mest om at sikre, at du får passende funktioner til en passende pris.
Kun du ved præcis, hvad du har brug for. Hvis du er i stand til at finde ud af, hvad hver af funktionerne kan tilbyde, hjælper det dig med at træffe den rigtige beslutning. Du kan mindske arbejdsbyrden og bruge mere tid på fremtidige begivenheder.