Penge er en stor faktor, når det kommer til at arrangere en begivenhed. Du ved det, vi ved det, og virksomheder ved det – og det er grunden til, at de hopper på muligheden for at sponsorere events!
I denne artikel går vi igennem …
- De grundlæggende spørgsmål, du skal stille dig selv, før du henvender dig til en sponsor
- Hvordan man undersøger potentielle eventsponsorer
- Sådan nærmer du dem, når du har en shortlist
- Grundelementerne og strukturen i et sponsorsforslag til et event
Klar til at få fat i pengene? Lad os komme i gang!
Definer dit eventbrand og dine mål
Før du kan skrive et sponsorforslag til begivenheder (eller selv potentielle sponsorkontakter i første omgang), skal du have en klar definition af dig selv, dit event og dine mål.
Dette vil ikke kun hjælpe dig med at indsnævre din liste over potentielle sponsorer, men det vil også hjælpe dem med at forstå, hvad du kan tilbyde til gengæld for deres sponsorering.
Nedenfor er et par vigtige spørgsmål, du kan stille dig selv, og som vil hjælpe med at definere dit brand og dine mål. Det vil hjælpe med at få eventsponsorerne til at føle sig godt tilpas, når du sender dit forslag.
1. Eventbrand
Hvilken slags event arrangerer du? Hvad er dine mål, dine værdier og din forretningsfilosofi? Har en klar definition af dit personlige brand som en eventplanlægger.
2. Målgruppe
Hvem henvender dine events sig til? Er de professionelle begivenheder til dem, der kan lide networkingevents og konferencer? Eller er de til vilde rockstar-wannabes, der spiller luftguitar på festivaler?
3. Professionel baggrund
Hvad er din faglige baggrund? Har du en oversigt over, de succesrige begivenheder, som du har arrangeret før i tiden? Har du arbejdet på andre projekter, der har givet dig færdigheder, der kan bruges her?
4. Unikke salgspunkter
Hvad gør dig anderledes end andre eventplanlæggere, der også gerne vil have penge til deres projekter? Har du nogle unikke salgspunkter, der gør dig, ja altså, unik?
5. Partnerskabsfordele
Hvad får folk som regel ud af at være i et partnerskab med dig? Får de mere salg? Føler deres medarbejdere sig inspireret? Vil virksomhederne fremstå i et godt lys, hvis de bliver nævnt side om side med dit brand?
Hvordan undersøger du potentielle eventsponsorer?
Når du har en klar definition af dit brand, målgruppe og unikke salgspunkter, så er du i stand til at begynde med at undersøge og henvende dig til potentielle sponsorer.
Her er nogle måder, du kan undersøge eventsponsorer på:
- Find virksomheder, der har sponsoreret lignende arrangementer. (De vil sandsynligvis sponsorere andre igen.)
- Lav en liste over konkurrenter til disse virksomheder. (De vil nemlig ikke udelades.)
- Spørg tidligere deltagere, hvilke brands de bruger. (Disse brands vil gerne nå ud til dit publikum.)
- Undersøg din målgruppe for at opdage, hvad de kan lide. (De brands, de bruger, vil være gode kandidater at henvende sig til.)
- Brug Sponsor My Event til at finde virksomheder, der er klar og villige til at sponsorere events.
Hvordan henvender du dig til potentielle eventsponsorer?
Du bør nu have en liste over potentielle sponsorer, som du kan kontakte. Men vent, hvordan kontakter du dem uden et sponsorforslag til events?
Vent lige lidt.
Det, du skal til at gøre, er at foretage salgsopkald og sende salgsmails. Det er der ingen, der bryder sig om. (Indtil de køber, hvorefter de vil elske dig.) Men du er der ikke helt endnu.
For det første skal du finde ud af, hvem den rigtige person er at tale med. Den “rigtige person” er den, der styrer pengene, og de er notorisk vanskelige at få fat i.
Det vil tage lidt tid at gennemgå forskellige artikler og LinkedIn-profiler online samt ringe og maile en masse kolleger, før du når frem til den pågældende person.
Heldigvis har vi samlet en glimrende guide til, hvordan du gør netop det. (Åbn dette link i en ny fane, og kom tilbage hertil for at finde ud af, hvordan du skriver dit forslag.)
Sådan skriver du dit sponsorforslag til events
Nu er vi ved at nå helt ned i mindste detalje. Et sponsorforslag, også kaldet “pitch”, er en skriftlig salgspræsentation. Som sådan er der ingen faste og nemme regler om, hvordan man skriver det.
Det skal bare sælge din event.
Når du er nået forbi den første kontaktperson og nået frem til den rigtige person at snakke med i virksomheden, har de enten bedt dig om at sende et forslag eller måske oprettet et møde med dig.
Hvis du er blevet bedt om at sende et forslag på forhånd, så vil et simpelt Word-dokument eller PDF være nok.
Hvis du er blevet bedt om at møde dem i egen person, bør du forberede et PowerPoint.
Lad os komme ind på, hvordan du skriver et sponsorforslag for begivenheder.
1. Beskriv begivenhedens essens
Eventet er som kød på det lækre måltid, du serverer for sponsorer, når du vil imponere dem for at blive sponsoreret.
Sørg for, at denne første del indeholder alle relevante detaljer, der kunne interessere sponsorerne:
- Navn på begivenhed
- Dato og tid
- Talere og entertainere
- Catering og leverandører
- Sted og beliggenhed
- Hvad gør din begivenhed speciel (dvs. unikke salgspunkter)
Dine potentielle sponsorer kan også være interesserede i historien eller baggrunden bag eventet (hvis du før har lavet et lignende event).
Endelig vil de være interesserede i, hvorfor du gør, hvad du gør. Hvad er formålet med arrangementet, og hvad er din mission som eventplanlægger?
2. Præsentér din målgruppe
Den type arrangement, du organiserer, vil give en indikation af, hvem det er rettet mod. Det andet afsnit i dit forslag er, hvor du mere præcist kan vise, hvem din målgruppe er.
Her er nogle af de detaljer, du bør tage med (jo flere jo bedre):
- Aldersspænd
- Køn
- Interesser
- Beskæftigelse
- Indkomstniveau
- Teknisk viden
Da det visuelle element i dit sponsoringsforslag også vil spille en rolle i, hvordan den opfattes, bør du overveje at sammensætte infografik (informationsvisualisering) for din målgruppe.
Tip: Læs vores vejledning til, hvordan du identificerer din målgruppe, så du ved mere ræcis, hvad du skal inkludere.
3. Vis din track record
Husker du, at vi diskuterede din professionelle track record tidligere? Nu er det tid til at vise, hvad du har opnået før samt resultaterne, du har produceret tidligere.
Det er helt fint, at du har en god idé til en begivenhed. Det er også godt, at din målgruppe overlapper med deres. Men hvorfor skal de vise dig tillid, når det kommer til deres penge?
Din professionelle track record viser, at du ved, hvad du laver. Hvis du vil have folk til at investere i din event, skal du demonstrere et passende niveau af troværdighed.
Tip: Se på, hvordan du opretter et CV som eventplanlægger, så du fremstemmer din arbejdshistorie på den bedste måde.
4. Skitsér din proces
Du har forklaret eventets begreb, hvem det er rettet mod, og hvorfor du er den bedste person at organisere det. Du har skabt fortællingen, men nu skal du vise, hvad du kan.
Skitsér præcis, hvordan du vil udføre din plan trin for trin. Det vil gøre det muligt for dine sponsorer at se, om du faktisk ved, hvad du taler om, og om du er realistisk.
Forestil dig, at du skriver en forretningsplan, som du vil bruge til at ansøge om et lån i banken. Det er samme princip, ligegyldigt om du spørger banken for penge eller forsøger at få sponsorater.
Endelig bør tidslinjen også omfatte din marketingindsats. Dette giver sponsorerne mulighed for at se, hvor meget eksponering du vil give dem som en del af aftalen over for den meget eftertragtede målgruppe.
Tip: Brug denne vejledning til at planlægge tidsplaner som en ramme for din egen tidslinje.
5. Foreslå sponsorpakker
Når du har lavet en overbevisende sag for dit event, målgruppen og din track record, er det tid til at vise dine potentielle sponsorer, hvordan de kan blive til handlingen.
Du bør sammensætte sponsorpakker, der vil hjælpe med at få deres brand ud til kunderne og bringe dem mere forretning.
Dine pakker kunne indeholde ting som (klik på hver mulighed for at se et eksempel):
- Hjemmesidebannere
- Livestreaming
- Drikkevarer og catering
- Produktposer og brochurer
- Funktioner til eventapp
Tip: Læs vores guide om sponsoridéer til events for at finde inspiration til dit forslag.
Skabelon til eventforslag for events
Hvis du er overvældet af alle de oplysninger, du skal have med i dit sponsorsforslag, så bør du stadig ikke bekymre dig: Det er ikke nødvendigt at opfinde den dybe tallerken.
Der er en række klargjorte – og endnu vigtigere, gratis – skabeloner med sponsoraftaler til events, som du kan bruge og justere, så de passer til dit arrangement.
Better Proposals er et godt eksempel på en flot og professionel skabelon, du kan bruge. Du kan også gå videre til template.net og finde over 13 skabeloner med sponsorforslag til events at arbejde med.
Klar til at finde investorer?
Tillykke – du er på vej til at sikre midler til din næste event. Husk at tilpasse hvert forslag. Alle kan lide et personligt præg.
Har du erfaring med at sende sponsorforslag? Del med os i kommentarerne nedenfor!