Billetto Blog

Go out more.

sportsevent

by on Skriv et svar

Hold dig på tæerne: Sådan følger du efter en sportsbegivenhed

Atleterne kan igen trække vejret, og publikum er gået hjem. Du tror måske, at det er tid for dig at lukke skodderne og smide fødder op, men der tager du fejl.

Kampen er ikke overstået for dig.

Det er på tide at rulle ærmerne op igen og begynde at planlægge din opfølgning. Dette er din chance for at lade forholdet til dine deltagere vokse, få værdifuld information og planlægge for fremtidige sportsbegivenheder.

Følg disse fem trin for at gøre dine deltagere til fans.

1. Sig tak

Du har haft en god begivenhed, og man bør give tak til dem, der fortjener.

At arrangere en sportsbegivenhed involverer mange mennesker: atleterne, medarbejderne, sponsorerne og fans. At takke dem kan være en af ​​de vigtigste handlinger, du foretager dig efter et arrangement. Det vil være et stort skridt i retning af at opbygge og opretholde et forhold.

Først skal du sikre dig, at du bruger sociale medier. Få sendt tak derud umiddelbart efter arrangementet. Send en tweet, skriv på Instagram, og opdater din Facebook.

Du bør også gerne sende noget lidt mere personlig. Send et brev eller en e-mail ud som tak til alle personligt, hvis du har tid og ressourcer til at gøre det.

Deltagerne

Det er de mennesker, du laver eventet for, så send dem en stor tak for at gøre arrangementet til en succes.

Her er nogle ting, der bør tages med i din besked til dem:

  • Fortæl dem, hvilke utrolig atmosfære de skabte.
  • Inkluder billeder og medier fra begivenheden på dagen.
  • Giv dem nogle tal (sportsfans elsker statistik).
  • Gør dem begejstret for fremtidige begivenheder (eventuelt med rabat).

Atleterne

Uanset om de er løbere, fodboldspillere eller dartspillere, så er de grunden til, at folk kom.

Ting, der bør inkluderes:

  • Tak dem for deres fremragende præstation.
  • Fortæl dem, hvor mange mennesker deltog.
  • Lad dem vide, at du håber, at de kommer til fremtidige begivenheder.
Sådan følger du op efter en sportsbegivenhed: Tak alle involverede.
Tak alle involverede.

Sponsorerne

De hjalp med at opsætte din begivenhed ved at forsyne dig med ressourcerne til at finansiere den.

Ting, der bør inkluderes:

  • Tak for deres engagement og bidrag.
  • Send dem eventuelle data om deltagere og indtægter, du har.
  • Lad dem vide, at deres hjælp gjorde begivenheden mulig.
  • Fortæl dem, at du håber at arbejde sammen med dem igen i fremtiden.

De ansatte og frivillige

Uden disse fyre ville du aldrig have fået din begivenhed til at gå så nemt.

Ting, der bør inkluderes:

  • Tak dem for alt det hårde arbejde.
  • Lad dem vide, at deres bidrag gjorde begivenheden til noget stort.
  • Tilbyd at give dem en skriftlig anbefaling til deres næste begivenhed.
  • Foreslå at holde kontakten i tilfælde af fremtidige sportsbegivenheder, du kunne arrangere.

Tip:Hvis du er bange for at lyde for generisk, så tjek disse kreative måder at sige tak på.

2. Lav dækning efter eventet

Du har tweeted helt vildt under arrangementet, og det bør ikke stoppe, når det er færdigt. Det er en sportsbegivenhed, så dækning efter begivenheden er et must.

Sociale medier er utrolig vigtige for enhver sportsbegivenhed, fordi det gør det meget nemt for fans at holde sig opdateret.

Du bør have ting forberedt og klart til de sociale medier lige efter begivenheden. Fans vil gerne genopleve alle de bedste øjeblikke.

Deling af en video fra det vindende mål kan få dem til at tale om din begivenhed i ugevis.

Du er velkommen til at være kreativ med din dækning efter begivenheden:

Dette er en fremragende chance for dig at promovere dig selv ekstra meget. Hvis du har produkter eller varer, så er det nu, du bør sælge. Dine fans vil være langt mere modtagelige, mens de stadig er vilde fra arrangementet.

Og benyt denne mulighed for at begynde at lave en trommehvirvel og skabe spænding til din næste begivenhed. Hvis du allerede har en kamp planlagt, skal du sørge for at lade dem vide hvornår og hvor.

3. Indsamling af feedback

Feedback vil være afgørende for at udvikle og planlægge fremtidige begivenheder.

Du vil gerne have feedback fra dine deltagere og dine atleter. Disse to perspektiver er basen for at udvikle din begivenhed.

De grundlæggende spørgsmål at stille er:

  • Hvad syntes du var godt ved begivenheden?
  • Nød du arrangementet?
  • Hvad, tror du, kunne forbedres?
  • Hvad vil du gerne se til fremtidige begivenheder?

Du bør også stille specifikke spørgsmål. Sådan kommer du ind til hjertet af ting, du skal vide. Skræddersy dine spørgsmål til dine deltagere og atleter.

Prøvespørgsmål til at stille dine deltagere:

  • Hvad syntes du om stedet?
  • Hvordan var udsigten fra din plads?

Prøvespørgsmål til at stille dine idrætsudøvere:

  • Hvad syntes du om omskiftningsmulighederne?
  • Havde du, hvad du havde brug for for at udføre dit bedste?

Brug dette som en mulighed til at få feedback om de ting, der betyder noget for dig. Dette vil hjælpe dig med at udvikle dine fremtidige begivenheder.

Tip:Se vores guide til gratis værktøjer til eventundersøgelser, der hjælper dig med at indsamle feedback.

4. Evaluering

Når alt er sagt og gjort, er det tid til at læne sig tilbage og evaluere succesen af ​​din begivenhed.

Hav en åben diskussion med dit team. Dette vil hjælpe dig med at afdække potentielle skjulte problemer og frembringe nye idéer.

Lav et notat om, hvad du gerne ville opnå, og hvad dine mål var. Hvor godt passer de med det endelige resultat?

Ønskede du at sælge tusinde billetter? Nå, men hvor mange solgte du så?

Hvis du ikke solgte nok, kan du se på, hvad folk mener, skal forbedres. Brug dette til at komme med en plan for at forbedre disse områder.

Sådan følger du op efter en sportsbegivenhed: Evaluer, hvordan alle klarede sig.
Evaluer, hvordan alle klarede sig.

Måske solgte du mere, end du havde forventet. Det er fantastisk! Se nu på de ting, folk gerne vil have for fremtiden. Lav en plan for, hvordan du kan implementere disse ideer.

Tænk på nogle af de logistiske problemer, og hvad gik godt og dårligt. Var stedet egnet til formålet? Kom med en plan til, hvordan du kan forbedre dette næste gang.

Med hver begivenhed lærer du noget nyt. Det er på tide at bygge videre på alt, hvad du har lært.

Tip:Se vores guide til evaluering af din begivenhed, så du er sikker på at dække alt og fange de små detaljer.

5. Planlæg din næste begivenhed

Du har opført din første succesfulde begivenhed, og du har nu en smule erfaring med dig. Det er på tide at tage alt, hvad du har lært og bruge det i virkeligheden.

Gennem din feedback og evalueringsproces har du identificeret eventuelle eksisterende eller potentielle problemer. Klædt på med alle disse nyfundne indsigter, kan du udvikle din næste begivenhed til at være større og bedre.

Det behøver ikke at være helt perfekt, men du bliver nødt til at komme en lille smule tættere på perfektion.

Tip:Se disse hjemmesider for eventplanlægning, der kan hjælpe dig med din næste begivenhed.

Del dine spørgsmål og oplevelser

Missede vi noget i opfølgningsprocessen? Så stil os et spørgsmål i kommentarerne nedenfor.

Hvis du selv har erfaring med at følge op efter en sportsbegivenhed, er du velkommen til at dele den med os!

by on Skriv et svar

6 effektive strategier til promovering af din sportsbegivenhed

Du vil have din begivenhed fyldt med dine målgrupper. Du vil have, at de skal have det sjovt og blive ved med at komme til fremtidige begivenheder.

Dette er kun muligt, hvis du med succes markedsfører begivenheden til et publikum, der er vild med dets tema og formål.

Ved sportsbegivenheder står der ekstra meget på spil. Deltagelse er ikke kun et mål: Det bestemmer direkte succesen for arrangementet. Du har brug for mange tilskuere og deltagere.

At fylde lokalet til randen med kun et par hold, der deltager, er en fuser.

Fans er lige så vigtige, ikke kun for at fylde sæderne ud, men for at skabe atmosfæren omkring en ​​konkurrence.

Så hvordan kan du med succes promovere en sportsbegivenhed for at få den rigtige form for deltagelse?

Lad os finde ud af det.

1. Lav et fængende eventnavn

Din eventpromovering begynder med eventnavnet: Det er den første interaktion potentielle deltagere vil have med din begivenhed.

Tag dig tid til at vælge et navn, der er både fængende og giver et antydning af, hvad din begivenhed handler om.

Brainstorm med dit hold eller sponsorer, så I kan komme med en liste over potentielle navne. Hvis du føler, at du sidder fast, skal du bruge en navnegenerator til sportsfirmaer for, at du kommer i gang.

Hold det simpelt. Sportsbegivenheder som Super Bowl, World Cup og OL har enkle navne. Men de er vokset til at være genkendelige mærker verden over.

Tip: Her er en god guide til at finde på med eventnavne.

2. Brug eventplakater

I den digitale tidsalder er det let at mene, at plakater ikke er et middel til at promovere begivenheder. Når alt kommer til alt, kan de ikke nå så bredt et publikum som reklamer for sociale medier og andre digitale platforme, ikke?

Forkert.

Plakater er stadig blandt de mest effektive måder at reklamere for på sportsbegivenheder: Mindst 18% af folk, der ser plakatannoncer ender med at deltage i den annoncerede begivenhed.

Plakater er stadig en fantastisk måde at promovere en sportsbegivenhed på
Plakater er endnu ikke yt. Få dine til at skille sig ud.

Andre fordele ved at bruge plakater er:

  • De er billigere end mange andre former for trykte annoncer.
  • På grund af deres slående visuelle natur giver plakater et varigt indtryk.
  • Plakater vil fortsætte med at promovere eventet, så længe de er tilbage intakte.

Nøglen er at placere plakater på de rigtige steder for at tiltrække relevant publikum. Prøv steder som:

  • Stadioner
  • Fitnesscentre
  • Sportshaller
  • Fodboldbaner
  • Tennisbaner
  • Baseballparker
  • Skoler
  • …og så videre

Rådfør dig med dine sponsorer og andre involverede for at afgøre, hvilke oplysninger og grafik, der skal være med på plakaten.

Tip: Hvis du ikke arbejder med en professionel grafisk designer, kan du finde gode skabeloner til sportsplakatertil at hjælpe dig.

3. Arbejd med influencers

Sportsfans og potentielle deltagere vil relatere bedre med din sportsbegivenhed, hvis de hører om det fra en person, der er æret på banen.

For en lokal sportsbegivenhed kan dine influencers være lokale spillere, trænere, sportsreportører og endda bemærkelsesværdige fans.

Find ud af, om der er forummer eller grupper på sociale medier, hvor sådanne personligheder kommunikerer regelmæssigt. Deltag i forummerne og se, om du kan få dem til at blive involveret i din begivenhed. Måske kan de sprede budskabet til deres fans?

Hvis du målretter mod et meget bredere publikum, så få fat i fitness-influencers ellers sports-influencers til at booste din rækkevidde. Rådfør dig med vejledninger, der hjælper dig med at vælge og arbejde effektivt med sportsinfluencers.

At gå igennem lister over influencers manuelt kan være svært og udmattende. Heldigvis er der søgeportaler, der specifikt har til formål at hjælpe dig med at finde relevante influencers. Brug dem til at finde de mest passende til dit publikum og event.

Hvem end, du vælger at arbejde med, så sørg for, at de har præcise oplysninger og kan nå dig hurtigt, hvis noget skal afklares.

Tip: Tag det til næste niveau ved at lære at arbejde effektivt med sportsinfluencers..

4. Marketing på sociale medier

Kampagner til promovering på de vigtigste sociale medier vil vise din sportsbegivenhed for et bredt publikum.

Brug sociale medier til at promovere din sportsbegivenhed
Glem ikke sociale medier, når du promoverer sportsbegivenheder.

Brug følgende tips til at promovere din sportsbegivenhed effektivt på sociale medier.

Design en eventhjemmeside eller eventside

Eventhjemmeside eller eventside er din vigtigste platform til at promovere arrangementet og interagere med dit publikum (se mere i trin 6). Det vil også give dig mulighed for at sende tilpassede annoncer på Twitter, Facebook og Instagram.

Opret et simpelt, men fængende hashtag

Husk at have et mindeværdigt eventhashtag. Hashtags skaber hype og gør det nemmere at spore samtaler om eventet. Se om du kan bruge populære sportsrelaterede hashtags som:

  • #sports
  • #træning
  • #aktiv
  • #fodbold (eller en sport relevant til din specifikke begivenhed)

Tip: For inspiration kan du se på betydningen af hashtaginnovation i sport.

Brug konkurrencer, hvor du giver billetter eller merchandise væk

At have konkurrencer til billetter er en fantastisk måde at booste deltagelse og få folk til at diskutere din sportsbegivenhed. Du kan også arbejde med sponsorer for at give væk branded merchandise. Nogle passende merchandise-idéer omfatter:

  • Sportstøj
  • Sportsudstyr
  • Vandflasker
  • Fitnessbånd
  • Liggestole

Tip: Overvej at bestille sportsartikler til promotion med dit event eller brandlogo på den.

Opbyg forventning ved at sende teaser-indhold

Du kan frigive teasers til den kommende sportsbegivenhed i form af:

  • Optagelser fra bag scenen af udstyr og spillesteder
  • Interviews med centrale spillere og deltagere
  • Sammenligninger af konkurrerende hold og spillerstatistik
  • …og så videre

Hvis du er på Facebook (og du er), her er en god guide til markedsføring til Facebook-sportsfans.

Tip: Du kan bruge gratis værktøjer til at automatisere management på de social medier.

5. Sponsorer kan køre deres egen uafhængige kampagne

Sportsmarkedsføring handler ikke kun om at bruge dine reklamesponsorer under sportsbegivenheder.

Sponsorer kan også køre kampagner for at popularisere begivenheden før dagen. Typiske sponsorer er faktisk meget gode til at skabe hype omkring events og promovere deres eget mærke.

Hvordan man promoverer en sportsbegivenhed ved hjælp af sponsorer
Sponsorer kan være ret effektive, når man promoverer sportsbegivenheder.

De fleste sponsorer vil oprette deres egen uafhængige markedsføringsstrategi. Du kan dog arbejde sammen med sponsorerne om dine aktiviteter om promovering.

Giv dem adgang til sider på sociale medier, influencers, bureauer til billetsalg og andre parter, der er involveret i markedsføringsprocessen.

Afhængigt af arrangementet kan sponsorerne promovere eventet som helhed eller specifikke aktiviteter og sportsfolk.

Tip: For at få mest muligt ud af denne parallelle marketing sikrer du dig, og dine sponsorer udsender et fælles budskab.

6. Udnyt platforme til billetsalg online

At købe billetter på et bestemt fysisk sted kan være lidt ulejligt. 69% af britiske borgere rapporterede, at de ville deltage i flere begivenheder, hvis de kunne købe billetter online. Du står derfor for at få en højere eventdeltagelse, hvis du stiller en onlineplatform til rådighed for potentielle deltagere til at købe billetter.

Desuden kan det tage meget tid og ressourcer at sælge billetter fysisk. (Bemærk, at du også skal revidere tallene for fysisk billetsalg efter eventet.)

Du kan gøre processen nemmere ved at sælge billetter gennem en pålidelig hjemmeside til billetsalg. Sådanne websteder vil også promovere din event til deres eksisterende publikum.

Sørg for at give oplysningerne om hjemmesiden eller appen til billetsalg i alle dine salgsmaterialer.

Tip: Få mere inspiration til at promovere din sportsbegivenhed, og tag et kig på fitnessindustriens bedste marketingkampagner.

Promovér en del, men vær klog omkring det

Kendskab til disse strategier er blot det første skridt til en vellykket marketingkampagne. Du skal være kreativ, når du anvender dem. Få mest muligt ud af enhver mulighed for at promovere, der præsenterer sig selv.

Hvis fx en berømt atlet eller hold registerer sig, så tjek, om du kan bruge deres navn til markedsføring af begivenheden (med tilladelse, selvfølgelig).

Disse tips hjælper dig med at promovere en sportsbegivenhed, selv med et lille budget.

Hvis du anvender den rigtige kombination af strategier til promovering, vil du tiltrække sportsmennesker af høj kvalitet til at deltage og nok fans til at holde en god atmosfæren.

by on Skriv et svar

Den ultimative guide til en vellykket sportsbegivenhed

Velkommen til den ultimative guide til en vellykket sportsbegivenhed! Her går vi igennem alt, hvad du behøver at vide for at få bolden til at rulle, komme ud svingende og score point hos dine deltagere.

Hvad du vil lære i denne vejledning

  • Hvordan du planlægger hvert aspekt af din sportsbegivenhed.
  • Måder du kan promovere på for at sælge billetter.
  • Dine ansvarsområder som vært på dagen.
  • Sådan gør du dine deltagere til fans.

1. Planlæg din sportsbegivenhed

Planlægningsfasen handler om at se det store billede og derefter kigge ned på detaljerne. Ikke alene skal du formulere et budget og en tidslinje, men du skal også tænke på atleterne og sponsorerne.

Lad os se på, hvad der er involveret i planlægningsprocessen:

Det store billede

Din plan skal indeholde mål og gennemførlighed af sportseventet, hvor meget tid du skal bruge og rekruttering af potentielle atleter og sponsorer.

Dato, klokkeslæt og sted

Når du har fået det store billede og har en fuld oversigt, så er det tid til at fastsætte nogle frister for dig selv. Hvornår kan du finde stedet, og har det alle de faciliteter, du har brug for?

Revidér og justér

Når du har sat dig selv nogle deadlines, er det tid til at se på, om dit store plan skal revideres og justeres.

Sponsorering

Når planen er på plads er det tid til at kigge efter finansiering og henvende sig til potentielle sponsorer.

Tidsplan

Planlæg alt, hvad der skal ske på dagen, og overvej at gøre det familievenligt.

Forsyninger

Du kan ikke gennemføre en sportsbegivenhed uden nogle forsyninger, så skriv alt ned, hvad du behøver, herunder bolde, trofæer, fløjter og resultattavler.

Sundhed og sikkerhed

Nu er det også et godt tidspunkt at overveje nogle af de risici, der er involveret i sport, og hvordan du planlægger at tackle dem, hvis der sker ulykker.

Den ultimative guide til en vellykket sportsbegivenhed: Planlæg alt, herunder de forsyninger, du har brug for.
Planlæg alt, herunder de forsyninger, du har brug for.

Hvad skal du gøre nu

Vi har dækket hvert af disse punkter mere detaljeret i vores vejledning til, hvordan du planlægger din sportsbegivenhed.

Yderligere læsning: Sådan planlægger du en sportsbegivenhed: 7 nemme trin.

2. Promovering af din sportsbegivenhed

Sport er enorm i marketing, så du får meget konkurrence her. Men du har også mange muligheder for at få ordet ud via de mange forskellige kanaler.

Navn

Før du promoverer din begivenhed, er det vigtigt, at du kommer op med et catchy eventnavn. Sørg for, at det er nemt at huske og nemt at stave.

Plakater

Plakater er ideelle til at promovere dit event i sportscentre, sportshuse og andre steder, hvor potentielle deltagere kan se dem.

Influencers

Uanset om dit event er lille og lokalt eller en større turnering skal du udnytte influencers til at hjælpe dig med at promovere det.

Sociale medier

Opret en hjemmeside til din begivenhed og promover det online med et brugerdefineret hashtag, som folk kan bruge til at finde ud af mere.

Sponsorer

Eventuelle sponsorer, du får ombord, vil sandsynligvis også promovere arrangementet, så sørg for at du snakker med dem om deres strategi.

Billetsalg

Dit liv bliver meget lettere, hvis du bruger en billetplatform til at fremme arrangementet.

Sæt plakater, hvor potentielle deltagere vil se dem.
Sæt plakater, hvor potentielle deltagere vil se dem.

Hvad skal du gøre nu

Du har lige læst et kort overblik over de mange måder, du kan promovere dit sportsevent på. Gå videre til vores dedikerede artikel om kampagner for sportsevents for at lære mere.

Yderligere læsning: 6 effektive strategier til at promovere din sportsbegivenhed.

3. At være vært for din sportsbegivenhed

Selve dagen for eventet vil uden tvivl være den mest hektiske del af din eventplanlægnings rejse. Du skal sørge for, at alle har det godt, foretage vigtige meddelelser og håndterer risici.

Vejret

Hvis din sportsbegivenhed er udendørs, så sørg for at du dobbelttjekker vejrudsigten på dagen.

Briefing

Hold en orientering eller briefing med dit eventhold og giv hvert medlem en kopi af eventskemaet.

Sundhed og sikkerhed

Dobbelttjek, at der er en førstehjælpskasse, og en som ved, hvordan man bruger den.

Teknisk udstyr

Opsæt og test alt teknisk udstyr, du har brug for at foretage meddelelser, såsom en mikrofon og et lydsystem.

Sportsudstyr

Klargør alt det sportsudstyr, du leverer, som mål, fløjter og resultattavler.

Forfriskninger

Sørg for at atleterne har rigeligt med vand og sunde snacks til, når de ankommer.

Præmier

De præmier, du giver til det vindende hold, skal være poleret og vises frem.

Registrering

Hold styr på, hvem der er ved arrangementet ved at oprette en registreringstabel for deltagere og sportsfolk.

Indhold

Alle sportsfans kan lide at se højdepunkterne på det event, de gik til, så sørg for, at du har nogen at tage nogle billeder og videoer.

Sociale medier

Vis din eventhashtag klart, så alle deltagere ved, hvad de skal tilføje, når de deler billeder og videor på sociale medier.

Prisuddeling

Find dine bedste offentlige talerevner frem, når du tildeler præmierne til det vindende hold.

Pak sammen

Sørg for, at stedet efterlades rystende rent, når eventet er forbi, og alle er gået hjem.

Den ultimative vejledning til en vellykket sportsbegivenhed: Sørg for, at alt går i overensstemmelse med regelbogen.
Sørg for, alt går i overensstemmelse med regelbogen.

Hvad skal du gøre nu

Der er meget at holde øje med, når du er vært for en sportsbegivenhed. Derfor har vi skrevet en omfattende vejledning om, hvordan du holder stressniveauet på et minimum.

Yderligere læsning: 12 point til vinderen: Sådan er du vært for en sportsbegivenhed..

4. Følg op efter din sportsbegivenhed

Spillet er nok forbi for atleterne og deltagerne, men ikke for dig som eventplanlægger. Opfølgningen er, hvor du minder alle om, hvor episk begivenheden var.

Sig tak

Der ville ikke være noget event uden fansene, atleterne, sponsorerne og dit team. Sørg for at takke dem alle ordentligt for at komme og hjælpe dig.

Dækning efter eventet

Nu er det tid til at dele alt det gode indhold, du har samlet fra dagen på sociale medier og til din mailingliste.

Indsamling af feedback

Når du samler feedback, skal du huske at stille specifikke spørgsmål, så du får værdifulde oplysninger, du kan bruge til at forbedre den næste begivenhed.

Evaluering

Med denne feedback i hånden skal du evaluere eventet som helhed sammen med dit hold.

Planlægning

Når evalueringen er fuldført, er du i en god position til at planlægge din næste sportsbegivenhed.

Den ultimative guide til en vellykket sportsbegivenhed: Tak alle, der er involveret i din begivenhed.
Tak alle, der er involveret i din begivenhed.

Hvad skal du gøre nu

Du kan læse mere om, hvilke specifikke spørgsmål der skal stilles, når du samler feedback (og meget mere) i vores vejledning til, hvordan man følger op efter en sportsbegivenhed.

Yderligere læsning: Vær opmærksom: Sådan følger du op efter en sportsbegivenhed..

Wrap-up

Scoring! Du har nu samlet al den viden, du har brug for for at arrangere en vellykket sportsbegivenhed. Føler du dig kampklar? Det bør du hvert fald!

Hovedpointer

Her er nogle af de vigtigste punkter, vi har dækket i denne vejledning:

  • Pas på og overvej tid og penge, når du planlægger din begivenhed.
  • Promovér begivenheden på de kanaler, hvor sportsfans går hen for at holde sig ajour.
  • Forbered og deleger så meget som muligt på dagen for arrangementet.
  • Indsaml feedback, så du kan forbedre din næste sportsbegivenhed.

Det var alt, folkens! Fortæl os, hvordan det går for dig i kommentarerne nedenfor!

by on Skriv et svar

Sådan planlægger du en sportsevent: 7 trin

En god sportsbegivenhed tilbyder en bred vifte af fordele til samfundet. Du kan bruge den til fundraising, skabe opmørksomhed og promovere fællesskabets samhørighed.

Planlægningen af eventet er den hårde del. Du skal være i kontrol fra det tidspunkt, du finder på ideen, til analysen, når eventet er slut.

Dette kan være noget af en udfordring, især hvis du ikke har nogen erfaring. Eller hvis arrangementet omfatter flere sportsaktiviteter.

Vil du gerne have, at begivenheden skal vær en stor succes? Her er præcis, hvad du kan gøre.

1. Forbered en detaljeret plan

Lav en god plan. For at gøre netop det skal du have eksperter med om bord. Få et hold af pålidelige frivillige og specialister.

Nogle af de ting, du skal adressere i dette trin, omfatter:

  • Målet med eventet
  • Dets gennemførlighed
  • Love, der regulerer sådanne begivenheder
  • Længden (fx en dag, et par dage, en uge osv.)
  • Et groft skøn over budgettet
  • Anslået antal deltagere
  • Identificer potentielle sponsorer, hvis du har brug for nogle

Tip: For inspiration, kan du tag eet kig på denne “Sportsevent-tjekliste” fra Kent Sports.

2. Bestem dato, klokkeslæt og sted

Dette er mere afgørende, end de fleste mennesker indser. Der er utallige faktorer, der skal overvejes.

Hvordan bliver vejret? Er alle deltagere til rådighed? Har du tid nok til at få alt i orden? Er der store sportsbegivenheder tæt på, der kan overskygge din event?

Tag dig god tid med disse. (og det er seriøst ment)

tid på sportsbegivenhed
Få den rigtige timing.

Dernæst skal du henvende dig til ledelsen hos dine foretrukne spillesteder og spørge om deres tilgængelighed.

Før aftalen afsluttes, skal det bekræftes, at lokalet har alle de nødvendige faciliteter til sportsbegivenheden. Sørg for, at ledelsen giver dig mulighed for at bruge dem. Du ville ikke at betale for et sted uden en svømmepøl, hvis svømning er en af dine hovedaktiviteter.

Tjek om de har separate omklædningsrum til damer og mænd. Eller hvis du midlertidigt kan omdanne noget af der, der er tilgængeligt for at imødekomme dette.

Tip: For råd om at vælge den rette dato for eventet, tag et kig på denne vejledning.

3. Tilpas den oprindelige plan

Indtil nu har vi arbejdet med de grove ideer, der blev genereret i det første møde med eksperter og frivillige.

Med datoen valgt og stedet booket, er det tid til at gøre planen mere raffineret. Dette indebærer at fastsætte de specifikke detaljer, såsom de typer af turneringer, der skal spilles.

Lad os bruge fodbold som et eksempel. Skal det være en form for cup? Fuldskala kampe eller modificeret? Hvor mange hold skal spille?

Anvend dette på alle sportsaktiviteter, der finder sted. Fokusér på detaljer, der hjælper dig med at få et klarere billede af de forsyninger og tjenesteydelser, du har brug for.

Lav en liste over de nødvendige forsyninger og deres priser for at være mere effektiv. På denne måde vil det være sværere for dig at overse noget.

4. Overbevis sponsorerne

Du har nu en udførlig plan og et budget. Nu har du et godt udgangspunkt for at tilnærme dig de sponsorer, du har fundet. Fortæl dem om eventet, målene, hvorfor de ville være den ideelle sponsor, og hvad du har brug for fra dem.

Der er ikke plads til fejl. Ting som din kommunikationsstil, tilgang, pålidelighed og punktlighed tæller. Sørg for, at du er klar over, hvad du har brug for fra dem. Vær klar til at retfærdiggøre din anmodning.

Der er altid en chance for, at den potentielle sponsor vil sige nej og tvinge dig til at prøve at gå til andre. I sådanne tilfælde skal du bare komme op på benene igen og fortsætte med den næste mulighed.

Tip: For at lære mere om at få sponsorer til et event, læs vores detaljerede vejledning.

5. Lav dagens program

Det er på tide at oprette et detaljeret program for dagen. Planlægning bliver en hård opgave, især hvis eventet har flere aktiviteter.

Først skal du overveje de deltagende. Sportsbegivenheder er ofte familieorienterede. De tiltrækker et stort antal familier med børn, hvor nogle kommer langvejs fra. For deres skyld skal du forsøge at sikre dig, at nøgleaktiviteterne stopper, før det bliver for sent.

Forskellige aktiviteter og sportsdeltagere kan også dele udstyr og medarbejdere. Vær opmærksom på sådanne detaljer. Undgå at planlægge dem på samme tid og forårsage konflikter.

Ideelt set skal du anerkende sponsorerne i programmet. Forhandl med dem og lav en aftale om de marketingmaterialer, der skal bruges.

Tip: For at gøre dit arbejde lettere, brug et gratis værktøj online til at hjælpe med at designe dit program.

6. Arranger forsyninger og medarbejdere

Få alle de nødvendige forsyninger og leverancer til arrangementet i god tid. Forsyningerne kan variere fra en begivenhed til en anden. Generelt har du brug for ting som:

  • Resultattavler
  • Fløjter
  • Ketsjere
  • Net
  • Bolde
  • Førstehjælpssæt
  • Plakater
  • Trofæer
  • Certifikater

Begrænset finansiering er en af de vigtigste udfordringer for eventplanlæggere i dag. Spar penge ved at leje nogle af de holdbare elementer.

Udstyr til sportsbegivenhed
Sørg for, at det rigtige udstyr er på plads.

Stedets ledelse kan måske eje noget af det udstyr, du har brug for. Gå til dem og spørg, om du kan låne eller leje.

Hvis konkurrencen er professionel, så skaf professionelle dommere og medarbejdere. Sørg for, at de ikke er i konflikt. Ingen bør være tilknyttet et af holdene i turneringen. Dette hjælper med at undgå illoyal og unfair konkurrence.

Aftal det beløb, du kommer til at betale dem på forhånd.

Tip: GGS International har et udvalg af sportsudstyr til at købe eller leje til dit event.

7. Dobbelttjek alt

Bekræft, at alle nødvendige genstande og udstyr er til rådighed. Sørg for at de er i god stand. Det samme gælder for medarbejdere og frivillige.

Sørg for, at der er et par personer, der kan udføre grundlæggende førstehjælpsprocedurer. Desuden bør de være i stand til at opdage tegn på sygdom, såsom en farlig åndenød. Hav en ambulance og paramedikere på standby. Fordel en liste over nødopkaldsnumre blandt deltagerne.

Derefter skal du kontakte alle sportsdeltagerne og sportshold for at bekræfte deres deltagelse. Sørg for at de underskriver en afkald på ansvar. Dette beskytter dig lovligt i tilfælde af skader.

Hvis der er specifikke regler for arrangementet, skal du informere dem herom. Desuden skal du give dem en hjælpelinje, de kan ringe til med spørgsmål og kommentarer.

Nyd sportseventet, men …

… glem ikke, du er ansvarlig.

Som arrangør skal du have det sjovt ligesom alle andre. Det er okay at juble og tage mindeværdige billeder.

Glem dog ikke, ikke bare et øjeblik, at du er ansvarlig for alle deltagerne. Den rigtige succes er, hvis eventet kan løbe helt til slut med kun minimale uforudsete hændelser. Vær sikker på, at man kan få fat på dig gennem hele eventet. Vær opmærksom på at opdage eventuelle udfordringer eller nødsituationer.

Vi vil snart have en vejledning klar til, hvordan du driver sportsbegivenheden på dagen. Så bliv hængende.