Det er let at sammensætte en jobbeskrivelse og smide den på en jobhjemmeside. Men ved du, hvilke spørgsmål du skal stille en eventplanlægger, når du har dem til en jobsamtale?
I denne artikel dækker vi…
- Fordelene ved at ansætte en eventplanlægger
- Hvor man finder gode kandidater
- Hvilke spørgsmål man skal stille dem
- Hvordan deres svar evalueres
Hvorfor du bør ansætte en eventplanlægger
Der kan være mange grunde til, at du måske gerne vil ansætte en eventplanlægger. Selvom en god eventplanlægger ikke er billig, kan de ofte spare dig for at begå dyre fejl.
1. Tidsstyring
Der er mange ting at gøre, når der skal planlægges en event, og tid er dit mest værdifulde aktiv. En erfaren eventplanlægger kan hjælpe dig med at streamline processen og spare dig tid.
2. Budgetstyring
Selvom tid er værdifuld, så er penge det også. En god eventplanlægger kan hjælpe dig med at administrere dit eventbudget og forhandle med spillesteder og leverandører på dine vegne, så du får en god aftale.
3. Stresshåndtering
Eventplanlægning siges ofte at være et af de mest stressende job i verden. Eftersom du vil have mange andre ting at tænke på, hvorfor så ikke outsource den ekstra stress til en professionel?
Hvor skal man lede efter eventplanlæggere
Nu hvor du forstår fordelene ved at ansætte en eventplanlægger, så lad os se på nogle steder, hvor du kan finde kvalificerede kandidater til at arrangere din event.
1. Approved Index
Approved Index er et katalog for eventadministration, der lige nu har næsten 200 eventplanlæggere på deres websted. Du kan også filtrere resultaterne efter placering.
2. Event.org.uk
Selvom event.org.uk ser ud som den er designet af en teenager i 90’erne, har den masser af aktive eventstyringsfirmaer, der er opført i alfabetisk rækkefølge.
3. Bizzabo
Leverandøren af eventstyringssoftware Bizzabo har en omfattende fortegnelse over virksomheder, der beskæftiger sig med produktion, planlægning og markedsføring af events.
4. Event Services Directory
The Event Services Directory lever op til sit navn og mere end det. Du kan ikke kun finde eventplanlæggere, men også udstyrsleverandører, cateringfirmaer og firmaunderholdning.
5. CrunchBase
Selvom CrunchBase ikke rigtig er et katalog eller en oversigt for eventstyring, har de en liste med over 650 eventplanlæggere fra hele Europa. Som en bonus vises der også forskellige forretningstal.
6. AEO
Association of Event Organizers har en liste over eventplanlæggere, der er medlemmer af foreningen. Der er i øjeblikket over 80 at vælge imellem i foreningens katalog.
Her er de spørgsmål, du kan stille en eventplanlægger
Du ved nu, hvorfor du muligvis har brug for at ansætte en eventplanlægger, og hvor du kan finde dem. Så langt så godt. Lad os dykke ned i de fjorten spørgsmål, der skal stilles til en evnetplanlægger under interviewet.
1. Hvad er du specialiseret i?
De fleste eventplanlæggere specialiserer sig i en bestemt type begivenhed eller event, der kan være alt fra bryllupper til forretningskonferencer. Sørg for, at deres ekspertise stemmer overens med din event.
2. Hvilke tjenester tilbyder du?
Eventplanlægning består af mange forskellige dele, så sørg for, at din eventplanlægger er i stand til at imødekomme alle dine behov. Eksempler inkluderer at finde de rette talere og organisering af catering.
3. Hvad er inkluderet i dit gebyr?
Find ud af, hvad du får for dine penge, og hvad der koster dig ekstra. Aftal et fast timebaseret eller provisionsbaseret gebyr, og fastlæg ekstra gebyrer som rejseudgifter og supportpersonale.
4. Hvem vil arbejde på eventet?
Find ud af, hvad dit vigtigste kontaktpunkt er, og hvor mange andre, der vil være involveret i at arrangere din event. Få et overblik over, hvem alle er, og hvordan de kontaktes. (Du kan måske også tænke på separate interviewspørgsmål til eventpersonalet.)
5. Hvor lang tid har du brug for?
Hvor lang tid din eventplanlægger har brug for til at organisere din event afhænger af størrelsen og typen af din begivenhed, samt hvor mange andre events, de arbejder på på samme tid.
6. Hvordan vælger du et eventsted?
Spillestedet vil ofte være den største udgift i dit eventbudget, så det er vigtigt, at eventplanlæggeren vælger det meget omhyggeligt. Stil dette spørgsmål for at måle deres opmærksomhed omkring detaljer.
7. Har du gode leverandørkontakter?
Vælg en eventplanlægger, der har gode forhold til leverandører, der leverer udstyr, indretning, transport, catering og underholdning. På den måde får du sandsynligvis en god handel.
8. Hvordan administrerer du eventbudgettet?
Penge er altid noget, der lægges vægt på, når du planlægger en event, da det er let at miste kontrol over budgettet. Spørg, hvordan eventplanlæggeren styrer budgettet og undgår at bruge for meget.
9. Hvordan administrerer du tidslinjen?
Ligesom penge er tid en kritisk faktor i organisering af et event. Det er det vigtigt spørgsmål at stille, da din eventplanlægger muligvis jonglerer flere arrangementer på én gang – hvilket er en stor udfordring.
10. Hvilken teknologi kender du til?
Der er et helt udvalg af værktøjer til eventstyring til rådighed, der hjælper eventplanlæggere med at organisere deres tid, penge, markedsføring og billetsalg. Find ud af, hvilke dine kandidater kender til.
11. Hvordan administrerer du eventsikkerhed?
Sundhed og sikkerhed er en stor ting, når det handler om events, og det samme gælder de forskellige forsikringspolicer, du bliver nødt til at tegne. Spørg din eventplanlægger, hvordan de udfører risikovurderinger.
12. Hvad er dine afbestillings- og refusionspolitikker?
Som med enhver anden tjenesteudbyder, skal du altid vide, hvad der sker, hvis du annullerer eller ønsker en refusion. Sørg for, at det er klart angivet i den kontrakt, du underskriver, så du undgår overraskelser.
13. Har du officielle certificeringer?
Selvom certificeringer ikke er virkelig vigtige, kan det være betryggende, hvis din eventplanlægger har nogle af den slags. Spørg om deres officielle uddannelse, og om de er en del af brancheforeninger.
14. Hvordan måler du eventets succes?
Endelig er det vigtigt, at I er enige i, hvordan man måler succes. Spørg, hvilke data de ser på, og hvordan de har inkorporeret feedback fra tidligere kunder til at forbedre deres tjeneste.
Værktøjer til at evaluere eventplanlæggerens svar
Der er ikke mange værktøjer, der er specifikke for events, når det kommer til at evaluere de svar, du får. Der er dog masser af nyttige værktøjer designet til at evaluere svar ved en jobsamtale.
Her er nogle af dem, som du kan finpudse som en hjælp efter interviewet:
- Manager Foundation har leveret en omfattende formular til evaluering af jobsamtale, der kan tilpasses.
- Vermont-regeringens HR-afdeling har en hurtig og nem evalueringsformular, som du også kan bruge.
- MaRS har en guide til, hvordan man designe interviewspørgsmål, så det er let at bedømme svarene bagefter.
Spørg løs
Der er mange relevante spørgsmål, som du kan stille en eventplanlægger, før du overvejer at ansætte dem. At stille dem i begyndelsen vil spare dig for en masse hovedpine og misforståelser senere henne ad vejen.
Har du hyret en eventplanlægger i fortiden? Del dine oplevelser med andre ved at smide en kommentar i afsnittet herunder.