Du har planlagt og markedsført i flere måneder nu. I dag er du endelig vært for dit show.
Hvis du har gjort alt, hvad der skulle gøres op til nu, så er du godt forberedt. Men nu er det ikke tid til at hvile på dine laurbær.
Der er stadig ting, der kan gå galt, og muligheder du kan drage fordel af.
Denne artikel vil gennemgå …
- Sådan det tekniske udstyr kontrolleres
- Hvor skal man anbringe kunstnerne før showet
- Hvordan man sørger for, at dit hold ved, hvad der foregår
- Hvordan du forbereder publikum og personale
- Måder du kan booste din eventmarketing
- Sådan showet afsluttes med en professionel tone
Efter showet er slut, kan du hvile lidt … indtil det er tid til det næste!
1. Kontroller alt teknisk udstyr
En af dine vigtigste opgaver for showdagen er at kontrollere opsætningen og udstyret. Hvis noget går galt, er showet i fare.
Sørg for at scene og siddepladser er i orden. Gå igennem hvert stykke af udstyret med det tekniske personale og sørg for, at der ikke bliver nogen overraskelser.
Arranger siddepladser
Hvis du ikke gjorde dette under planlægningsfasen, er det nu tid til at afklare siddepladserne. Du kan arrangere sædet i rækker (teater) eller omkring borde (kabaret).
Liveshows får normalt energi fra publikumsmængden, så sørg for, at der er pladser tæt på scenen.
Forbered scenen
Pointen i scenen er at henlede opmærksomheden på kunstner(ne). Derfor bør du sørge for, at det er hævet over jorden. På den måde er performeren synlig, uanset hvor du sidder.
Et hævet scenen vil også hjælpe til, at publikum opmærksom er på kunstneren, når showet starter.
Kontroller lyden
Mikrofontjek, en-to, en-to. Sørg for, at al lyd fungerer korrekt, og at alle kan høre kunstnerne tydeligt.
Hvis dine kunstnere har særlige krav til deres mikrofoner eller stande, skal du sørge for, at deres behov er opfyldt. Ellers kan det påvirke deres ydeevne negativt.
Kontroller belysningen
Belysning er et andet vigtigt element, der vil hjælpe med at give kunstneren den rette opmærksom. Du bør sørge for, at der er to eller tre spotlights på scenen (men de må ikke blinde kunstnerne).
Belysningen (eller manglen deraf) er også vigtig, når den vedrører publikum. Der burde være lidt eller intet lys på dem. På den måde bliver scenelysene meget mere effektive.
Udfør en fuld teknisk generalprøve
De optrædende er ikke de eneste, der har brug for at øve før showet. Det er vigtigt, at du udfører en fuld teknisk generalprøve, inden den første kunstner går på.
Sørg for, at alle hænder er på klar på at hjælpe, og tech-holdet ved, hvad de laver. Hvis der går noget galt under øvelsen, har du stadig tid til at løse det, før det starter.
Tip: For en mere grundig gennemgang, tjek disse detaljerede vejledninger på lydopsætning og lysopsætning til livekunstnere.
2. Afsæt et green room
Dine kunstnere skal have et sted at hænge ud før og efter deres show. Derfor bør du lave et af de bageste rum på stedet til “green room“.
Det behøver ikke at være grønt, men det skal stort nok til kostumer og instrumenter. Det hjælper også, hvis du efterlader nogle drikkevarer og snacks til kunstnerne.
Du bør sikre dig, at der er nogen, der tager imod kunstnerne, når de ankommer. Vis dem hentil green room, så de kan pakke deres gear ud og slappe af, før de går på.
Tip: Tag et kig på denne artikel om forsyning af green rooms for noget inspiration.
3. Print en showoversigt ud til alle
Som showplanlægger er det dit ansvar at sikre, at alle ved, hvad de foretager sig. En god måde at gøre det på er ved at udskrive en plan for dit team og stedets personale.
Lav en liste med præcis, hvad der vil ske på dagen. Det omfatter teknisk forberedelse, hvornår dørene åbnes og lukkes, og hvornår kunstnerne går på.
Du skal også lave kopier til publikum af planen (minus den tekniske forberedelse). Placer dem i baren eller på bordene, så folk kan planlægge deres toiletbesøg.
Tip: Brug skemaskabelon til show som hjælp til at skitsere arrangementet.
4. Udskriv et adfærdskodeks til publikum
Dit team er ikke de eneste, der har brug for nogle retningslinjer. Det kan lyde nedladende, men du bør give et adfærdskodeks til publikum.
Hvorfor? Fordi du ved, der altid vil være den ene person, der taler i telefon under en forestilling. Eller nogen, der beslutter at råbe af kunstneren efter et par drinks.
Du behøver ikke at give en trykt kopi ud til alle i døren. Bare sæt det op på et sted, de ikke kan overse den.
Tip: Tjek disse regler for publikumetikette som hjælp med at skrive adfærdskodeksen.
5. Har en fotograf (eller videograf) på stedet
Billeder og videoer fra dit show vil være uvurderlige til markedsføringsformål. Det viser folk præcis, hvad der skete – og hvad de har gået glip af, fordi de ikke dukkede op.
Det er også godt indhold til dine sociale medier. Brug optagelserne fra showet til at skabe spænding omkring dit næste.
Hvis du har planer om at optage videoer, er det en god idé at klargøre det med kunstnerne først. Komikere vil måske ikke have deres vittigheder afsløret, hvis de er ved at lave en special.
Tip: Har du brug for hjælp til at finde en fotograf eller videograf? Du kan få nogle satser her.
6. Opfordr folk til at dele din begivenhed på sociale medier
Du skal have tydelige, synlige links til dit shows sociale medier. Opfordr folk til at tagge dig i deres billeder og videoer før og efter showet.
En god måde at gøre dette på er at inkludere dine profiler og hashtags rundt omkring på stedet. Sæt dem på showplakaten, arrangementsprogrammet og ethvert andet passende sted.
Tip: Læs om, hvordan man kan promovere deling på sociale medier af dit show.
7. Eliminer alle distraktioner
Før showet begynder, skal du sørge for, at der er absolut ingen distraheringer. Komikere, talere og skuespillere har normalt brug for fuldstændig stilhed for at koncentrere sig om deres optræden.
Sørg for, at barpersonalet ikke taler under showet og slip af med summende lyde og blinkende lys.
De eneste lyde, du vil høre, er reaktioner fra publikum under selve forestillingen. Alt andet forringer oplevelsen.
8. Bed om feedback på stedet
Selv om du skal bede om feedback efter showet, er der intet, der forhindrer dig i at spørge om det på dagen. Tjek ind med dit hold og stedets personale for at se, om alt løber glat.
Du kan også afslappet spørge nogle af gæsterne, om de har det godt. De vil sætte pris på, at du spørger om deres mening – og du vil sætte pris på deres feedback.
Du gjorde det!
Dit show er den største del af alle dine bestræbelser gennem eventplanlægning. Det er vigtigt at sikre, at alle har det godt, herunder dig selv.
Benyt muligheden til at opbygge et varigt forhold til stedet, kunstnerne og vigtigst af alt publikum.
På den måde har du et solidt fundament til fremtidige shows, der bliver endnu større og endnu bedre.
Held og lykke … og knæk og bræk!