Billetto Blog

Go out more.

tjekliste

by on Skriv et svar

Tips til bryllupsplanlægning: Din store checkliste til den store dag

Bryllupper kan være så komplicerede, at der er en hel karriere, der handler om, hvordan de planlægges. På et tidspunkt kan selv eventplanlæggere være dem, der bevæger sig ned ad kirkegulvet mod ‘ægteskabshåndtering’. Men bryllupsplanlægning kan ikke nøjagtigt sammenlignes med generel eventplanlægning.

Dette er vores lille praktiske guide fyldt med tip til bryllupsplanlægning. Uanset om vi taler to turtelduer, der gemmer sig i en hytte i skoven eller en bryllups-/cirkuskombination i et megastadion, så begynd med at lære, hvordan man planlægger et bryllup her.

Bryllups grundlæggende elementer

Lad os kort dække nogle af de helt grundlæggende ting.

Budget

Dette er en åbenlyst overvejelse for enhver event, men det er hjørnestenen i et bryllup. Budgettet er, hvor alt udspringer fra. Hvis du kender dit budget, vil du hurtigt kunne forstå størrelse og sted bedre.

Tip: Se voresguide til forberedelse af et eventbudget for nogle gode ideer.

Størrelse

Hvor stort skal det være? Dette er muligvis den mest indflydelsesrige beslutning, der skal tages. Husk disse få punkter om bryllupsstørrelser:

Bryllupsreception med folk, der skåler
Store eller små bryllupper, der er et væld af ting, der skal planlægges.

Små bryllupper

Et mindre bryllup er billigt! Eller hvert fald billigere Færre mennesker, et mindre sted og mindre at bekymre sig om. Selvfølgelig skal du naturligvis begrænse gæstelisten, hvilket kan være et problem. Hvordan forklarer du det til de mennesker, der ikke bliver inviteret? Av for den da.

Store bryllupper

Ekstrem bryllupsreception, krydstogtskibe og eksotiske fugle, der frigives ud i luften! Du behøver ikke at tage den dertil, men alligevel kan store bryllupper være ret spændende. Men du ved, hvad der følger med store bryllupper, og det er store penge. De er dyre, og det kan være vanskeligt at finde et sted, der har plads til alle.

Lokaler

Når du har en idé om budget og størrelse, er du klar til at tænke over, hvor det skal holdes. Du kan blive overrasket over at finde ud af, hvor meget det egentlig kræver. Stort, småt, traditionelt, progressivt, tilgængeligt, unikt …

Vær opmærksom under udvælgelsesprocessen, så du bevæger dig i den rigtige retning.

Tip: Se nogle af disse ideer til fantastiske steder at holde et bryllup.

Planlægningsprocessen: Hvornår skal man starte, og hvad skal man gøre

Lad de grundlæggende tip til bryllupsplanlægning ude af vejen, så lad os komme rigtig i gang med de store ting. Eller rettere sagt, de små detaljer! Der er meget at gå igennem.

Ingen bryllupsplanlægningsprocesser vil være identistiske, men dette skal give dig en idé om, hvad du har er oppe imod. Her er en generel liste over, hvad der skal sikres, og hvornår.

Med det samme

Få styr på disse ting med det samme. Ingen tid som nutiden!

Indsamling

Hav en måde at opbevare planer og dokumenter på ét sted. En notesbog, et ringbind, en fælles Drive-mappe eller hvad end du foretrækker at bruge.

Tip: Se på dette udvalg af bryllupsplanlægningsark, der kan være dig en hjælp.

Reservering af sted

Til hovedceremonien, fotoplaceringer, reception og andre events. Få disse reservationer klaret så hurtigt som muligt.

Tip: For at hjælpe med udvælgelsesprocessen bør du tjekke en liste over spørgsmål til at stille et eventsted til bryllupper.

Få fat i en bryllupscelebrant

Hvis de er populære, er der en venteliste.

Tip: Her er et godt sted at kigge efter en bryllupscelebrant.

Lav research på design- og underholdningsmuligheder

Bands, blomsterartister, indretningsarkitekter, fotografer, cateringfirmaer og så videre. Start at kigge dig omkring og gøre din research.

Tip: Her er lidt inspiration til at finde din brudedesigner og dine muligheder for underholdning til bryllup.

8 måneder i forvejen

Et bryllup er lidt som en raket. Okay, måske ikke helt. Men der er bestemt en nedtælling! Tid til at begynde at få et par ting på plads.

Vælg din bryllupsfest

De i gruppen af brudepiger eller forlovere skal have besked nu. Hvis nogen ikke kan komme, er der masser af tid til at finde backups.

Tip: Læs, hvordan du vælger din bryllupsfest.

Book fotografer

Dette er et godt tidspunkt at sikre aftalen med dine fotografer eller videografer. Få dem ombord allerede nu.

Tip: På denne hjemmeside kan du søge efter en bryllupsfotograf.

Book underholdningen

Bands, talere, cirkusklovne. Book disse folk omkring 8 måneder i forvejen.

Tip: Her er et godt sted at finde booking af bryllupsunderholdning.

Mød cateringfirmaerne

Du bør møde cateringfirmaerne personligt eller i det mindste videochatte med dem. Tag et kig på deres køkkener, hvis det er muligt. Mellem sundhedsspørgsmål og kræsne spiser er maden ikke et område, hvor du vil begå fejl.

Tip: Start din søgning efter cateringfirmaer her.

Indlogering

Sørg for, at du har muligheder klar til besøgende. En gruppe ledige hotelværelser kan virkelig være med til at sikre en god oplevelse for de besøgende gæster.

Tip: Læs, hvad du skal kigge efter, når du vælger indkvartering til dine bryllupsgæster.

Bryllupshjemmeside

Få en super hjemmeside op og køre. Digital reklame er et must-have i en verden af bryllupsplanlægning.

Tip: Se på disse tip til oprettelse af et bryllupswebsted.

6 måneder i forvejen

Omkring seks måneders i forvejen ser du på lidt mere booking, logistik og planlægning for selve dagen.

Bryllupsoutfits

Få styr på tøjdetaljerne. Folk til bryllupsfesten skal have god tid til at få deres bryllupstøj på ordnet.

Brudepiger og brud poserer
En god brudepige klager aldrig over tøjet …

Tip: Her er en god guide til at matche outfits til din bryllupsfest.

Logistik på dagen

Begynd med at kigge over logistiske ting som toiletter til udendørs events, siddepladser og borde og mulige elektriske problemer.

Tip: Se på disse tip til timing og logistik for bryllupper.

Book en blomsterdekoratør

Blomsterhandlere og blomsterdekoratøre behøver ikke at være reserveret lige så tidligt som nogle af de andre leverandører, men de skal stadig være sikret inden brylluppet.

Tip: Her er en liste over blomsterdekoratører til bryllupper, du kan vælge imellem.

Arranger lokal transport

Uanset om du lejer limousiner eller er afhængig af Uber, kan gæstetransport muligvis være nødvendig for folk, der kommer fra andre steder.

Tip: Du kan overveje at leje en decideret bryllupsbil til lejligheden.

Udarbejd en tidslinje

Begynd på at finde ud af, hvem der gør hvad hvornår! Du ønsker ikke forvirring og nedetid på selve dagen. Dans, kageskæring, taler og så videre.

Tip: Dette eksempel på en tidslinje for bryllupsdagen er et godt sted at starte.

2 måneder i forvejen

Vi er der næsten! Tid til at gå ned i detaljen.

Find et sted til bryllupsgeneralprøven

Til generalprøveceremonien og middagen skal du bruge et par reservationer.

Tip: Denne artikel ser på et par ideer til middagen for generalprøven.

Bestil kagen!

Få så den kage designet og bestilt. Eller tærte. De fleste bryllupper har en kage, og det er normalt et af højdepunkterne.

Tip: Her er en liste over leverandører af bryllupskager at vælge imellem.

Bryllupstaler

Hvem skal skåle for parret og holde taler? Spørg dine foretrukne talere allerede nu. Du vil måske endda gerne have form for kopi af, hvad de vil sige.

Tip: Denne artikel taler om tidspunktet for bryllupstaler.

Opdater leverandørerne

Opdater dine leverandører om planen. Jo flere der kender til den, jo glattere vil det gå.

Mød fotografen

Gå gennem stedet og diskuter bestemte fotopræferencer.

tips til bryllupsplanlægning for professionel fotograf
En god fotograf er ikke gratis, men de er pengene værd.

Tip: Her er et godt kig på en tidslinje til bryllupsfotos.

Send invitationerne

Nu kan du endelig sende invitationerne. Du kan indstille en svar udbedes omkring fem uger før den store dag.

Tip: Dette kig på etikette til bryllupsinvitationer kan give dig nogle gode ideer.

1 måned i forvejen

Du er trænet i det her. Kom, kom, kom!

Indtast svar om tilmelding

Du kan nemt holde styr på dine gæster ved hjælp af digitale værktøjer.

Tip: Billettsider som Billetto kan hjælpe med gæsteregistrering.

Tildel siddepladser

Masser af bryllupper er afhængige af gæstepladser, der giver optimal fest.

Tip: Vores guide til idéer til bordplaner hjælper dig med at komme i gang.

Tidslinje for bryllupsfest

Sørg for, at alle til bryllupsfesten har adgang til deres specifikke tidsplan. Fotos og andre små begivenheder kræver deres deltagelse gennem hele dagen.

Tip: Dette er et solidt kig på tidslinjen for din bryllupsfest på selve dagen.

Bryllupstjeklister og andre værktøjer

Med alle disse opgaver er det kritisk, at du har en måde at holde styr på dem. Heldigvis er der en række muligheder, herunder hjemmesider for bryllupsplanlægning og et bryllupsplanlægningsapp eller to. Her er blot nogle af vores favoritter:

WeddingWire

WeddingWire tilbyder digital sporing af din fremgang, tilpasning af opgaver og synkronisering med budgettet.

Zola

Zola kan gøre det hele! Registreringer, sted, invitationsdesign og mere. Det er en komplet tjekliste for bryllupper.

Mint

Dette kan hjælpe dig med sporing af bryllupsbudgettet og håndtering af regninger.

The Knot

Dette er værktøjet til bryllupsplanlægning for alle Apple-afhængige. Det kan tilpasses og er fuld af nyttige tips til bryllupsplanlægning.

Tip: Leder du efter flere muligheder? Du har dine hænder fulde: Der er masser af brugbare værktøjer derude!

Klar til den store dag?

Hvad er nogle af de tips til bryllupsplanlægning, du forestiller dig at bruge? Del det med os i kommentarerne nedenfor!

by on Skriv et svar

Sådan skriver du en forretningsplan for events (+ tjekliste)

En forretningsplan for events er et praktisk dokument, der hjælper dig med at holde fokus som eventplanlægger. Men det er også et godt værktøj til at sælge din eventidé til potentielle investorer.

Læs denne guide, hvor du lærer om alle de forskellige sektioner, du bør tage med i din forretningsplan, så den bliver brugbar og overbevisende.

1. Virksomhedsstruktur

Opbygningen af ​​din eventvirksomhed og -team vil kunne være en stor hjælp for at overtale investorer. Det er ligegyldigt, hvor fantastisk dit eventforslag er, hvis der ikke er et hold, der kan gøre det til en realitet.

Her er, hvad du bør tage med i beskrivelsen af ​​din virksomhedsstruktur:

  • Dig og din rolle som eventplanlægger
  • Eventholdet, du har rekrutteret (plus deres titler og jobbeskrivelser)
  • Hvilken slags virksomhed du kører (eneste erhvervsdrivende, partnerskab eller aktieselskab)
  • Hvilke leverandører og firmaer du har til hensigt at arbejde med
  • Din virksomheds historie og eventuelle tidligere præstationer

Tip:Hvis din virksomhedsstruktur er mere kompleks, skal du bruge denne guide til at hjælpe dig med at formulere en beskrivelse.

2. Eventbeskrivelse

Eventbeskrivelsen er det saftige kød på din forretningsplan. Det er her, du virkelig forsøger at sælge konceptet til potentielle investorer. Vær sikker på at inkludere så mange detaljer som muligt.

Her er, hvad du skal adressere i eventbeskrivelsen:

  • Missionsbeskrivelse: Beskriv det overordnede mål for eventet, og hvad du håber at opnå før, under og efter arrangementet.
  • Mål og tidslinje: Skitsér de opgaver, der skal gøres, hvonår de skal gøres, hvem der skal gøre dem, og hvordan de planlægger at få dem gjort, så I opnår de overordnede mål for eventet.
  • Eventprogram: Beskriv eventets programoversigt i detaljer for at skabe et overblik over den slags indhold, du har til hensigt at præsentere deltagerne for.
  • Målgruppe: Fortæl investorer, hvilke demografier du forsøger at nå ud til (inkluder din køberpersona), hvorfor din begivenhed ville appellere til dem, og hvordan du planlægger at markedsføre den.
  • Alle relevante aktører: Inkluder alle vigtige parter for eventet (også kaldet stakeholders), hvad deres rolle er, og hvordan dette event vil gavne dem.

Du kan også inkludere en smule af eventets historie, hvis du har organiseret en lignende begivenhed i før. Medtag alle positive resultater, samt dine planer om at udvide dem i fremtiden.

3. Udviklingsplan

Eventbeskrivelsen skal tvinge dine potentielle investorer til at understøtte den aktuelle begivenhed. Udvid den med en udviklingsplan for fremtiden, og de vil have dollartegn i øjnene.

  • Fremtidsvision: Vis det store billede ved at beskrive din vision for eventet fremadrettet. Vil det være endnu større næste år? Vil du udvide til andre lande?
Eventforretningsplan: Vis, at du har en vision for fremtiden.
Vis, at du har en vision for fremtiden.
  • Strategisk udvikling: skitsér, hvordan du planlægger at gøre fremtidsvisionen til virkelighed, hvordan tidslinjen vil se ud, og hvem vil være involveret i udviklingen.
  • SWOT-analyse: Vis investorer, at du har tænkt alt igennem ved at give dem en analyse af styrker og svagheder i din vision.

Tip:Hvis du ikke har tidligere erfaring med det, så lær hvordan du laver en SWOT-analyse for begivenheder.

4. Eventkrav

Brug eventkravene til at skitsere, hvad du har brug for, så eventet kan blive til virkelighed. Det vil give investorer en ide om, hvor mange ressourcer du har brug for og vise dem, at du har været grundig.

Her er nogle af de mange ting, du har brug for til din event:

  • Faciliteter: liste over lokaler, catering, rejse, indkvartering, parkering, strøm og WiFi.
  • Udstyr: indbefatter lyd-, belysnings- og oplægningsudstyr til alle kunstnere eller talere.
  • Personale: beskriv al det event-, service-, sikkerheds-, underholdnings- og medicinsk personale, du har brug for.
  • Juridisk: Skitsér alle de forskelle licenser og forsikringer, du har brug for til arrangementet.
  • Budget: inkludere estimerede tal på, hvor meget alt det ovenstående vil koste.

Tip: Læs vores guide til, hvilken forsikringspolice til events du har brug for.

5. Marketingplan

Investorer er ikke de eneste, du skal sælge arrangementet til. Din målgruppe skal også kende til det. Til gengæld vil dine investorer gerne vide, hvordan du planlægger at få ordet ud.

Forretningsplan for events: Lav en detaljeret marketingplan.
Lav en detaljeret marketingplan.

Her er nogle overvejelser, du bør gøre dig, når du formulerer din marketingplan:

  • Positionering: definer dine unikke salgspunkter, og hvordan du placerer din begivenhed i forhold til din konkurrence.
  • Billetsalg: skitsér, hvor meget dine billetter vil koste, og hvordan du planlægger at sælge dem.
  • Promovering: angiv, hvilke kanaler (som e-mail, direkte mail, SEM og sociale medier), du vil bruge til at promovere begivenheden og nå ud til dit publikum.
  • PR: identificer de forskellige typer af medier, du vil række ud til, og hvordan du vil overtale dem til at arbejde med dit event.
  • Budget: estimer, hvor meget det vil koste for at promovere eventet som helhed.

Tip:Du kan downloade denne skabelon til eventmarketing som hjælp til at skitsere din plan.

6. Finansiel plan

Det koster penge at tjene penge, men alle, der investerer deres i dit event, vil gerne vide, om du kan klare det. Lav en plan over finanserne, og hvordan du administrerer eventbudgettet.

Skitsere alle dine mulige indtægtskilder fra eventet:

  • Billetter
  • Merchandise
  • Salg fra udstillingsplads
  • Finansiering
  • Bevillinger
  • Donationer
  • Sponsorater

Lav derefter en liste med alle dine forventede udgifter:

Forretningsplan til events: Vis investorer, at du kan styre budgettet.
Vis investorer, at du kan styre budgettet.

Tip: Læs vores guide til, hvordan du planlægger et eventbudget, det hjælper dig med at estimere omkostningerne ved dit event.

7. Afslutning

Nu, hvor du har dækket alle de vigtige afsnit i din forretningsplan, er det tid til at få den færddigjort og få den til at se flot ud.

Her er de sektioner, du bør tage med før og efter de sektioner, vi lige har dækket:

  • Forside: Indsæt eventnavn og logo, titel på din forretningsplan og dine kontaktoplysninger.
  • Indhold: Opret en indholdsfortegnelse, der beskriver alle de forskellige dele af din forretningsplan.
  • Sammendrag: Skriv hele forretningsplanen i et kondenseret format, der dækker alle vigtige detaljer, men som kun tager få minutter at læse.
  • Bilag: Indsæt bilag i ryggen, hvis du har yderligere noter, rapporter eller undersøgelser, der supplerer din forretningsplan.

Tip: Du kan læse denne guide til, hvordan du opstiller en forretningsplan for at give dig en ramme.

Tjekliste til forretningsplan for events

Bare for at opsummere, så er det disse sektioner, du skal tage med i din forretningsplan:

  • Forside: titel, eventnavn og logo.
  • Indholdsfortegnelse: Sidetal for hver sektion.
  • Resumé: En kondenseret version af din forretningsplan.
  • Virksomhedsstruktur: virksomhedstype og personale detaljer.
  • Eventbeskrivelse: mål, program og målgruppe.
  • Udviklingsplan: fremtidig vision, strategi og SWOT-analyse.
  • Eventkrav: faciliteter, udstyr, bemanding og juridisk.
  • Marketingplan: positionering, billetsalg, promovering, PR og budget.
  • Finansiel plan: Indtægter og udgifter.
  • Bilag: Yderligere undersøgelser, grafer og noter.

Konklusion

Det tager lidt tid at formulere din forretningsplan for events, men du vil være glad, du gjorde det, når det er klar. Det vil ikke kun være nyttigt for potentielle investorer, men også for dig og dit eventhold.

Husk, at din eventplan skal være et levende dokument. Opdater det hver gang, at en udvikling sker.

Hvis du stadig vil have mere, så se denne video om, hvordan du skriver en forretningsplan:

by on Skriv et svar

Tjekliste til eventplanlægning til travle eventplanlæggere

Det er vigtigt at have en tjekliste til planlægning af events, når du organiserer en begivenhed. Der er meget at holde styr på, og du kan ikke sidde fast ved detaljer.

Derfor er det bedst at først oprette en makrovision om, hvad du vil have, at eventet skal være i sidste ende. Når det er etableret, kan du gå videre med mindre elementer.

De to vigtigste spørgsmål, du bør stille dig selv, er:

  1. Hvad vil du have ud af arrangementet?
  2. Hvor mange ressourcer skal du arbejde med?

Når du har besvaret disse to spørgsmål, er det bare et spørgsmål om at udfylde de tomme felter. Og der er masser af tomme felter at udfylde.

Vi har oprettet denne meget præcise tjekliste for planlægning af events, så du kan bevare fokus på både makro- og mikroniveau. Den er bred og generel for at kunne passe til de fleste begivenheder.

Vi har delt den op i seks faser af eventplanlægning:

  • 6-12 måneder før eventet
  • 3-6 måneder før eventet
  • 1-3 måneder før eventet
  • 1-2 uger før eventet
  • Lige før og på dagen for eventet
  • Lige efter eventet

Du er velkommen til at udskrive den og tage den med dig – og tjekke alle boksene af!

Den første del af din tjekliste til eventplanlægning handler om ... planlægning.
Den første del af din tjekliste til eventplanlægning handler om … planlægning.

6-12 måneder før eventet

Den første fase af eventplanlægning handler om at afgøre dine mål og lave research.

  • Bestem dine mål for succes
    • Hvor mange billetter, der sælges
    • Indsamlede donationer
    • Fortjeneste lavet
    • Opnået opmærksomhed
  • Vælg en tid og dato, der ikke kolliderer med helligdage
  • Lav en tidslinje for eventforberedelser
  • Lav en liste af potentielle steder, og saml satser for udlejning af steder
    • Sørg for, at der er plads nok til dine gæster
  • Lav et budget med omtrentlige omkostninger til:
    • Leje af sted
    • Leje af udstyr
    • Gebyrer til kunstnere eller talere
    • Materiale til markedsføring
    • Diverse udgifter
  • Rekrutter et eventteam til at hjælpe dig med
    • Planlægning og logistik
    • Tekniske problemer
    • Marketing og sociale medier
  • Research samt finde potentielle entertainere eller talere
    • Brug din målgruppe til at bestemme de mest hensigtsmæssige valg
    • Beslut, om du vil gå direkte eller gennem et bookingagentur
  • Undersøg og find potentielle eventsponsorer
    • Find virksomheder, der arbejder inden for din niche
    • Tjek, hvem sponsorerede arrangementer, der ligner dit
  • Opret en begivenhedsside eller en hjemmeside
    • Sørg for, at det afspejler arrangementets tema
    • Optimer webstedets infrastruktur til at håndtere trafik
    • Brug et mobilvenligt design
  • Opret konti på de sociale medier
    • Facebook
    • Instagram
    • Twitter
    • YouTube
    • LinkedIn
    • Pinterest
Næste skridt på din eventplanlægningstjekliste er at sætte det hele i gang.
Næste skridt på din eventplanlægningstjekliste er at sætte det hele i gang.

3-6 måneder før eventet

Den anden fase er, hvor tingene begynder at tage form. Bekræft alt og start med at promovere begivenheden.

  • Organiser billetsalg til din begivenhed
    • Find en billetplatform
    • Beslut en pris pr. billet
    • Tilbyde early bird-rabatter
    • Anslå gæstdeltagelse
    • Revider dit budget i overensstemmelse hermed
  • Udfør forberedende arbejde på eventet
    • Find ud af, om du har brug for tilladelser eller licenser
    • Få en offentlig ansvarsforsikring, hvis det er relevant
    • Find ud af om stedet har catering eller teknisk udstyr
    • Sørg for, at der er nok parkering- og siddepladser
    • Gennemgå sundheds- og sikkerhedsprocedurer
  • Book talere eller underholdning
    • Skriv en detaljeret kontrakt
    • Aftal live-optræden eller hovedtaler
    • Tilføj deres foto og bio til dit events hjemmeside
    • Arranger rejser og indkvartering
  • Sikr eventsponsorering
    • Udsend eventkit
    • Få en mundtlig eller skriftlig aftale
  • Start din eventmarketingkampagne
    • Læg indhold op på sociale medier, der promoverer dit event
      • Billeder
      • Videoer
      • Blogindlæg
      • Podcasts
    • Opret et pressesæt, der udleveres til medierne
      • Eventbaggrund
      • Tid og sted
      • Fremtrædende gæster, entertainere eller talere
    • Send invitationer til din gæsteliste
    • Angiv din begivenhed på alle relevante begivenhedskalendere og -oversigter
    • Bestil marketingmateriale fra trykkeri
      • Eventprogram
      • Plakater og bannere
      • Flyers og klistermærker

1-3 måneder før eventet

Den tredje fase handler for det meste om at bekræfte gæster, talere og sponsorer. Det er også den del, hvor du virkelig går i gang med markedsføring af begivenheden.

  • Påmind interesserede gæster i at bekræfte deres deltagelse
  • Bekræft logistik med talere eller underholdning
    • Gå igennem dine kontraktforpligtelser
    • Dobbelttjek deres rejse og ophold
  • Bekræft sponsoraftaler for eventet
    • Tjek om dine sponsorer stadig er ombord
    • Potentielt sælg mere til dem i sponsorpakker
  • Forstærk eventmarketing
    • Læg nedtællinger op på sociale medier og via e-mail
    • Annoncer slutningen af early-bird rabat
    • Send en pressemeddelelse til medier som blogs og aviser
Den sidste del af din tjekliste for eventplanlægning er at bekræfte, at alt kører, som det skal.
Din tjekliste til eventplanlægning skal hjælpe dig med at bekræfte, at alt kører, som det skal.

1-2 uger før eventet

De sidste uger forud for arrangementet går ud på at sikre, at alle og alt er på rette spor.

  • Gennemgå eventprogrammet
    • Revider eventuelle dele, der skal ændres
    • Tænk på backupplaner i tilfælde af problemer i sidste øjeblik
  • Bekræft eventplan med alle involverede:
    • Eventhold
    • Deltagere
    • Talere og underholdning
    • Sponsorer
    • Lokale/spillested
    • Catering
    • Leverandør af udstyr
  • Bekræft det endelige antal deltagere
  • Færdiggør arrangement af siddepladser
  • Sørg for, at der er nogen i døren til at håndtere registreringer
  • Arrangér, at en videograf fanger særlige øjeblikke under arrangementet

Lige før og på dagen for eventet

Dagen er der næsten, og du skal sørge for, at intet er overladt til tilfældighederne.

  • Test alt teknisk udstyr
  • Tjek vejr- og trafikprognoserne
  • Kontrollér, at mad- og drikkevarer kommer frem til tiden
  • Sørg for, at stedet er dekoreret, og alle skilte er på plads
  • Lav kopier af vigtig dokumentation
    • Eventplan
    • Sædeplan
    • Gæsteliste
    • Medieliste
Sidst på din eventplanlægningstjekliste er at sikre, at du får feedback fra alle deltagere.
Sidst på din eventplanlægningstjekliste er at sikre, at du får feedback fra alle deltagere.

Lige efter eventet

  • Ryd op på stedet eller arranger et oprydningshold
  • Rediger optagelser fra begivenheden til en promo-video efter eventet
  • Fortsæt din eventmarketing
    • Læg billeder og videoer op fra eventet på din hjemmeside og sociale medier
    • Ræk ud til medierne, der var til stede og bed om udtalelser
    • Sørg for, at alle ved, hvilkens stor succes begivenheden var
  • Gennemgå dine finanser
    • Tjek det samlede antal solgte billetter
    • Saml alle kvitteringer for udgiftsopgørelser
    • Opdater budgettet for din begivenhed
  • Følg op med alle involverede og tak personligt for deres deltagelse
    • Eventhold
    • Sponsorer
    • Mediefolk
    • Talere og entertainere
    • Gæster
  • Send gæstundersøgelser ud for at få feedback om, hvordan du kan forbedre til næste gang

Er vi gået glip af noget?

Hver begivenhed er unik, så vær velkommen til at personliggøre din tjekliste for eventplanlægning.

Hvis du mener, at der er noget generelt, som vi mangler, så fortæl os det i kommentarerne.

Held og lykke, og husk at bruge tjeklisten til eventplanlægning!

by on Skriv et svar

Hvordan man forbereder sig på en begivenhed (med Event Planlægningsskabelon)

Det kan være nemt at miste dig selv i færd med at planlægge en begivenhed. Der er masser af ting, du skal huske og holde øje med på samme tid.

Derfor er det godt at have rammer for at holde dig fokuseret. Med en oversigt over hvad der skal gøres, har du altid noget at vende tilbage til, hvis du farer vild.

Se det som dit kort i planlægningsvildmarken.

Vi har sammensat en event planlægningsskabelon, du kan bruge, hvis du mister din vej. Hver begivenhed er anderledes, så denne skabelon bliver ikke specielt skræddersyet til din.

Alligevel har alle begivenheder fælles elementer. Og disse komponenter har en tendens til at være de vigtigste.

Følg denne event planlægningsskabelon for at sikre dig, at du ikke misser nogen trin.

Tidlig forberedelse til arrangementet

Du bør begynde at planlægge din begivenhed hurtigst muligt. Der er ikke noget der hedder at have for meget tid til at forberede sig.

Store arrangementer planlægges et år (eller flere) på forhånd. Små eller mellemstore begivenheder kan stadig nyde godt af en god seks-måneders run-up.

1. Beslut dig for et tema

Medmindre du bare holder en fest for at holde en fest, vil der være et tema. Det kan være en fancy galla fest eller en politisk konference. Start med grunden til at holde arrangementet.

2. Definer dit publikum

Når det er krystalklart, hvorfor du organiserer arrangementet, skal du definere dit publikum. Hvem vil være interesseret i denne form for begivenhed? Hvorfor skulle de deltage? Hvor bor de online?

3. Beslut dig for en dato og klokkeslæt

Vælg dato og klokkeslæt for din begivenhed klogt. Sørg for, at det ikke kolliderer med helligdage, sæsonbestemt ferie eller populære ferietider. Hold også øje med lignende begivenheder, så i ikke konkurrerer om det samme publikum.

4. Undersøg steder

Du kender dit publikum og den omtrentlige dato for arrangementet. Nu er det tid til at finde et sted. Hvis din begivenhed skal være udendørs, skal du få de rette tilladelser. Hvis det er indendørs, er det tid til at kortlægge nogle steder og få priser.

5. Undersøg catering

Nu er det også en god ide at tænke på menuen til arrangementet. Er det en udendørs picnic hvor folk medbringer deres egen mad? Eller er maden den centrale del af din middagsfest? Begynd med at kortlægge nogle lokale cateringfirmaer og få tilbud på dit budget.

6. Rekrutter et eventteam

Hvis du kun organiserer en lille begivenhed, kan du muligvis selv klare det. Ellers er det en god ide at se, om du kan rekruttere et hold. Skriv en opgaveliste over opgaver, du vil gøre, og start derefter med at uddelegere.

7. Lav et budget

Du vil også have penge siden klaret. Hvor meget vil det koste at hyre mødestedet? Hvad med maden? Betaler du dit hold? Dit budget afhænger også af, om du opkræver indgang eller prøver at tjene penge.

Lav et budget i god tid før arrangementet.
Lav et budget i god tid før arrangementet.

Et par måneder før arrangementet

Du kan begynde at kigge mere på bestemte aspekter af din begivenhed en måned eller to, før den starter.

1. Skitser et program

Det er en god ide at have et program, uanset om du holder en fest eller forretningskonference. Tillad gæster at ankomme 30 – 60 minutter for sent. Men sørg for, at der er underholdning for dem, der kommer til tiden. Lav en grov tidsplan for hele arrangementet.

2. Beslut dig for et sted

Du har allerede gjort nogle undersøgelser, kortlagt steder og indsamlet priser. Nu er det tid til at låse en af dem ind. Lav bookingen og underskriv kontrakten. Sørg for, at du ved hvad der er inkluderet i prisen.

3. Sikre mad og drikkevarer

Som med at sikre lokalet skal du beslutte dig for, hvilke fødevarer og drikkevarer du bestiller. Laver du det selv? Vil du ansætte en caterer? Husk at forhandle madens levering, samt enhver yderligere dekoration.

4. Lej udstyr

Hvis du planlægger at give underholdning, skal du bruge udstyr. undersøg og book lydsystemer, mikrofoner, projektorer, og alt andet du måske har brug for.

5. Opret en begivenhedsside

Opret en side eller et hjemmeside for din begivenhed og opsæt sociale medie profiler. Inkluder også en nedtællingstimer for datoen for arrangementet.

6. Send invitationer ud

Hvis din begivenhed er privat (eller du har en gæsteliste), skal du også begynde at sende personlige invitationer.

7. Begynd event promovering

Nu er det også tid til at starte med promoveringen. Konfigurer sociale medie annoncer, udskriv flyers, og start en email kampagne.

8. Opsæt billettering

Hvis din begivenhed er med billetter, har du brug for et sted at sælge billetter fra. Find en billetplatform, der integreres med dit eventwebsted og sociale medier.

Brug denne event planlægningsskabelon for at sikre, at du holder styr på din begivenhed.
Brug en event planlægningsskabelon for at sikre, at du holder styr på din begivenhed.

Et par uger før arrangementet

Med et par uger endnu før din begivenhed, skal du sørge for at alt er i orden.

1. Bekræft deltagere

Hvis du har sendt personlige invitationer ud, så bekræft deres deltagelse. Det vil hjælpe dig med at planlægge arrangementets logistik.

2. Planlæg logistik

Tænk på, hvor folk vil parkere og på hvilken måde de kommer ind i lokalet. Hvor vil de hænge deres frakker indenfor? Passer sædearrangementet til scenen? Er scenen overhovedet oppe?

3. Kontroller sundhed og sikkerhed

Afhængigt af lokalet skal du muligvis selv foretage sundhed og sikkerhedskontrol. Sørg for, at der ikke er brandfare eller andre sundhedsfarer.

4. Bekræft catering og udstyr

Bekræft, at catering, AV-udstyr og andre leverandører, du arbejder med, er i orden.

5. Foretag sidste øjebliks shopping

Er der nogen ting, du ikke har kunne få indtil nu? Så sørg for at købe dem et par uger i forvejen.

Et par dage før arrangementet

De sidste dage før arrangementet bliver de travleste. Få det bedste ud af det, og foretag kontrol i sidste øjeblik.

1. Opsæt lokalet

Dekorer indvendig og udvendig af mødestedet. Arranger sæderne og opret en selfie-væg, hvis du har brug for en.

2. Test udstyret

Sørg for, at al lyd, belysning og grafik fungerer korrekt. Kontroller om WiFi-forbindelsen er god.

3. Gør et gennemløb

Find dit eventprogram ud og løb gennem alt, hvad der sker. Regn med forsinkelser og planlæg, hvad der skal gøres, hvis og hvornår de sker.

Lad festlighederne begynde

Det er det! Du har gennemgået alle de trin, der kræves for at planlægge din begivenhed. Men dit arbejde er langt fra slut…

Nu skal du udføre arrangementet. Planlægningsfasen tager stor indsats, men alt kan ske, når gæsterne ankommer.

Forhåbentlig har denne event planlægningsskabelon hjulpet dig med at forberede dig på det hele.

Held og lykke!

by on Skriv et svar

Lynkursus i konferrencestyring: 15 trin til succes

Konferencer er en god måde for folk at forbinde sig med hinanden. De er også et godt sted at lære om de seneste industrielle udviklinger.

Men de kan være en ordentlig håndfuld at organisere og styre.

Denne artikel vil give dig et kursus i konferencestyring. På den måde vil du ikke blive fanget på den forkerte fod.

Vi kommer til at dække, hvordan man …

  • Opret et tema for din konference
  • Fokusér på din målgruppe
  • Opret en tidslinje
  • Sæt et budget
  • Saml et hold
  • Rekrutter folk til at holde taler
  • Sikr sponsorer
  • Find et sted
  • Opret netværksmuligheder
  • Udlejning af teknisk udstyr
  • Find et cateringfirma
  • Organisér indkvartering
  • Opret marketingmateriale
  • Kom på de sociale medier
  • Find det rette konferencestyringssystem

Klar? Parat? Lad os så komme i gang!

1. Hvorfor arrangerer du en konference?

Konferencer adresserer et bestemt emne af interesse for deltagerne. Der skal være en rød tråd, der forbinder talerne, sponsorerne og deltagerne.

Det kunne være…

  • “De sociale mediers fremtid”
  • “Sådan kan din virksomhed vokse på et bjørnemarked”
  • “Politisk aktivisme i 2019”.

Angiv et tema til konferencen for at fokusere din indsats på at styre den. Læs mere om, hvordan man beslutter sig for et tema.

2. Hvem er konferencen for?

De vigtigste mennesker på din konference er deltagerne. Alt, du gør, bør styres af, hvad der vil få dem til at dukke op.

Tænk på følgende:

  • Hvilke specifikke emner betyder noget for dem?
  • Hvilke talere ville de kunne lide?
  • Hvilke steder kan de komme til?
  • Hvilke mad og drikke ville de sætte pris på?
  • Hvem vil de gerne være netværke med?

Læs mere om, hvorfor din målgruppe er vigtig.

3. Opret en tidslinje

Beslut en foreløbig dato for din konference. Du skal højst sandsynligt justere den, når du taler med forskellige konferencesteder og talere.

Men fastsættelse af en dato vil hjælpe dig med at oprette en tidslinje for, hvad der skal ske, og hvornår.

Konferencestyring 101: Sæt en foreløbig dato for din konference, og tilpas den efterfølgende.
Sæt en foreløbig dato for din konference, og tilpas den, når du taler med konferencestedet og talerne.

Brug dette eksempel på en konferences tidslinje til at blive inspireret.

4. Sæt et budget

Budgettet for din konference bestemmer eventets omfang. Ligesom din tidslinje skal dit konferencebudget først være foreløbig.

Du kan revidere det, når du taler med sponsorer og begynder at rekruttere repræsentanter.

Brug denne skabelon til konferencebudget til at komme i gang.

5. Saml et hold

Meget arbejde skal bruges på at styre en konference, så du skal have et hold bag dig.

Nogle af de mennesker, du har brug for er …

  • Sælgere for at sikre sponsorer, udstillere og repræsentanter.
  • Marketingfolk til at kontakte medier, administrere sociale medier og e-maildeltagere.
  • Folk i logistik til at organisere stedet, catering og grundplan.
  • Producenterne til at kommunikere med talerne og skaber orden.
  • Teknikere til at stå for lyd, lys og grafik.
  • Administratorer til at hjælpe dig med planlægning, budget og forvaltning.

Læs mere om, hvordan man strukturerer de enkelte undergrupper.

6. Find talere

Lav en ønskeliste med talere, og lav så et udkast til dit værdiforslag.

Tænk over disse punkter:

  • Hvordan vil talerne få gavn af at komme til din konference?
  • Har de en bog eller et produkt, de vil promovere?
  • Er målgruppen for din konference også deres målgruppe?
At skaffe de rigtige talere er en af de sværeste dele ved konferencestyring.
At skaffe de rigtige talere er en af de sværeste dele ved konferencestyring.

Måske vil talerne gerne have en vis kompensation for deres tid. Derfor er det en god ide at tage højde for talergebyrer i dit budget.

Læs mere om gebyrer for hovedtalere.

7. Sikr sponsorer

Sponsorer er et stort aktiv for din konference, fordi de giver dig troværdighed. Endnu vigtigere, så hjælper de dig med at betale for arrangementet.

Dit salgsteam skal være på udkig efter virksomheder, der er interesserede i at sælge til konferencens deltagere. Forbered nogle sponsorpakker, du kan sælge til dem.

Find lidt inspiration i disse sponsorpakker til konferencer.

8. Find et sted

Stedet skal være attraktivt, men først og fremmest egnet til formålet. Når du går på jagt efter stedet, skal du stille dig selv følgende spørgsmål:

  • Er stedet let tilgængelig for alle?
  • Er der nærliggende indkvartering og restauranter?
  • Vil stedet være til rådighed på konferencedatoen?
  • Kan stedet have det antal personer, du forventer, vil deltage?
  • Har du råd til stedet?
  • Indeholder prisen personale, teknisk udstyr eller catering?
Find et sted, der også har små mødelokaler til networking.
Find et sted, der også har små mødelokaler til networking.

Find inspiration med denne fulde liste over byer med konferencesteder eller -centre.

9. Skab muligheder for networking

Konferencer er en god måde for deltagerne at lære noget fra talerne. Men de vil også være interesserede i at skabe et netværk med hinanden. En støjende konferencehal er ikke altid det bedste sted at gøre det.

Du bør sikre nogle mødelokaler, der bruges til en-til-en-sessioner mellem konferencedeltagere. Alternativt kan du arrangere speed-networking event på konferencen.

10. Lej teknisk udstyr

Hvis lejemål ikke omfatter teknisk udstyr, skal du finde en leverandør. Sørg for at have de følgende aspekter dækket:

  • Video: projektorer og skærme til videoer og PowerPoint-præsentationer
  • Lyd: mikrofoner, forstærkere, skærme og mixere til dine talere
  • Lys: spotlights, belysning og generelt til filmoptagelse
  • Broadcasting: kameraer og WiFi til at optage, streame eller vise din konference
Opsætningstip til konferencen: Sørg for, at lyden er tændt.
Konferencestyring 101: Sørg for, at lyden er tændt.

Start med at se påtop 20 udbydere af AV-udstyr i Storbritannien.

11. Find et cateringfirma

Mad og drikke er måske heller ikke inkluderet i lejemålingen, så det er vigtigt at sørge for catering. Husk at overveje kostbegrænsninger, når du beslutter dig for menuen.

Kig på disse top 8 cateringfirmaer til konferencer for lidt inspiration.

12. Sørg for at deltagerne har indkvartering

Mange konferencer spænder over flere dage, så du skal sikre, at deltagerne har et sted at bo.

Hjemmesider som HireSpace vil give dig en liste over konferencesteder med nærliggende indkvartering.

13. Find en printer til at skabe marketingmateriale

Din konference vil have brug for nogle bannere, plakater, flyers og andet marketingmateriale. Vigtigst er det, at dine deltagere har brug for en dagsorden for konferencen.

Find en printer til at hjælpe dig med marketingmaterialet til din konference.
Find en printer til at hjælpe dig med marketingmaterialet til din konference.

Kig på denne Pinterest-side for at få nogle ideer til dit konferencemateriale.

14. Kom på de sociale medier

LinkedIn er din ven, når det kommer til konferencer. Men det betyder ikke, at du bør forsømme alle de andre populære platforme.

Her er nogle ideer til at booste din konference med de sociale medier:

  • Lav specifikke konferencekonti på alle platforme som Facebook
  • Lav en promo-video på YouTube
  • Opret hashtags til Instagram og Twitter
  • Skriv blogindlæg på LinkedIn
  • Læg billeder op på Pinterest og Instagram
  • Lav tweets live fra konferencen og hashtag talerne og sponsorerne
  • Vise kontonavnene på dine sociale medier og hashtags over alt på konferencestedet

Sociale medier er et gratis salgsfremmende redskab, du ikke kan leve uden. Men du bør også overveje betalte kampagner på de sociale medier som en del af din marketingindsats.

15. Få et konferencestyringssystem

Du har brug for et konferencestyringssystem, fordi det vil hjælpe dig med at spare tid. Det er også nyttigt at til at holde styr på dine billetter og tilmeldinger.

Du skal finde et system, der giver dig mulighed for at …

  • Tilmelde deltagere og sælge billetter
  • Administrere stedet med data real-tid
  • Indsamle deltagerdata og få indsigt
  • Integrere med sociale medier
  • Få adgang til alt via en mobilapp
  • Tjekke deltagere på stedet

Det hjælper også, hvis det er let at oprette og gratis at bruge. Tag et kig på konferencestyringssystem fra Billetto.

Husk at følge op

Nu kender du det grundlæggende ved konferencestyring. (Hvis du vil have mere, læs vores artikel om konferencestyring ).Med ordentlig planlægning og ledelse vil det være en super succes. Men når det så er sagt, skal du huske at følge op bagefter.

Få så meget feedback som muligt fra talerne, sponsorerne, dit hold og deltagerne. Det er uvurderligt, når du skal planlægge din næste konference. Send en takke-e-mail, hvor du fortæller dem, at du sætter pris på deres deltagelse og støtte.

Held og lykke med din konference!