Tjekliste til eventplanlægning til travle eventplanlæggere

Det er vigtigt at have en tjekliste til planlægning af events, når du organiserer en begivenhed. Der er meget at holde styr på, og du kan ikke sidde fast ved detaljer.

Derfor er det bedst at først oprette en makrovision om, hvad du vil have, at eventet skal være i sidste ende. Når det er etableret, kan du gå videre med mindre elementer.

De to vigtigste spørgsmål, du bør stille dig selv, er:

1. Hvad vil du have ud af arrangementet?
2. Hvor mange ressourcer skal du arbejde med?

Når du har besvaret disse to spørgsmål, er det bare et spørgsmål om at udfylde de tomme felter. Og der er masser af tomme felter at udfylde.

Vi har oprettet denne meget præcise tjekliste for planlægning af events, så du kan bevare fokus på både makro- og mikroniveau. Den er bred og generel for at kunne passe til de fleste begivenheder.

Vi har delt den op i seks faser af eventplanlægning:

• 6-12 måneder før eventet
• 3-6 måneder før eventet
• 1-3 måneder før eventet
• 1-2 uger før eventet
• Lige før og på dagen for eventet
• Lige efter eventet

Du er velkommen til at udskrive den og tage den med dig – og tjekke alle boksene af!

6-12 måneder før eventet

Den første fase af eventplanlægning handler om at afgøre dine mål og lave research.

• Bestem dine mål for succes
  • Hvor mange billetter, der sælges
  • Indsamlede donationer
  • Fortjeneste lavet
  • Opnået opmærksomhed

• Vælg en tid og dato, der ikke kolliderer med helligdage

• Lav en tidslinje for eventforberedelser

• Lav en liste af potentielle steder, og saml satser for udlejning af steder
  • Sørg for, at der er plads nok til dine gæster

• Lav et budget med omtrentlige omkostninger til:
  • Leje af sted
  • Leje af udstyr
  • Gebyrer til kunstnere eller talere
  • Materiale til markedsføring
  • Diverse udgifter

• Rekrutter et eventteam til at hjælpe dig med
  • Planlægning og logistik
  • Tekniske problemer
  • Marketing og sociale medier

• Research samt finde potentielle entertainere eller talere
  • Brug din målgruppe til at bestemme de mest hensigtsmæssige valg
  • Beslut, om du vil gå direkte eller gennem et bookingagentur

• Undersøg og find potentielle eventsponsorer
  • Find virksomheder, der arbejder inden for din niche
  • Tjek, hvem sponsorerede arrangementer, der ligner dit

• Opret en begivenhedsside eller en hjemmeside
  • Sørg for, at det afspejler arrangementets tema
  • Optimer webstedets infrastruktur til at håndtere trafik
  • Brug et mobilvenligt design

• Opret konti på de sociale medier
  • Facebook
  • Instagram
  • Twitter
  • YouTube
  • LinkedIn
  • Pinterest

3-6 måneder før eventet

Den anden fase er, hvor tingene begynder at tage form. Bekræft alt og start med at promovere begivenheden.

• Organiser billetsalg til din begivenhed
  • Find en billetplatform
  • Beslut en pris pr. billet
  • Tilbyde early bird-rabatter
  • Anslå gæstdeltagelse
  • Revider dit budget i overensstemmelse hermed

• Udfør forberedende arbejde på eventet
  • Find ud af, om du har brug for tilladelser eller licenser
  • Få en offentlig ansvarsforsikring, hvis det er relevant
  • Find ud af om stedet har catering eller teknisk udstyr
  • Sørg for, at der er nok parkering- og siddepladser
  • Gennemgå sundheds- og sikkerhedsprocedurer

• Book talere eller underholdning
  • Skriv en detaljeret kontrakt
  • Aftal live-optræden eller hovedtaler
  • Tilføj deres foto og bio til dit events hjemmeside
  • Arranger rejser og indkvartering

• Sikr eventsponsorering
  • Udsend eventkit
  • Få en mundtlig eller skriftlig aftale

• Start din eventmarketingkampagne
  • Læg indhold op på sociale medier, der promoverer dit event
    • Billeder
    • Videoer
    • Blogindlæg
    • Podcasts
  • Opret et pressesæt, der udleveres til medierne
    • Eventbaggrund
    • Tid og sted
    • Fremtrædende gæster, entertainere eller talere
  • Send invitationer til din gæsteliste
  • Angiv din begivenhed på alle relevante begivenhedskalendere og -oversigter
  • Bestil marketingmateriale fra trykkeri
    • Eventprogram
    • Plakater og bannere
    • Flyers og klistermærker

1-3 måneder før eventet

Den tredje fase handler for det meste om at bekræfte gæster, talere og sponsorer. Det er også den del, hvor du virkelig går i gang med markedsføring af begivenheden.

• Påmind interesserede gæster i at bekræfte deres deltagelse

• Bekræft logistik med talere eller underholdning
  • Gå igennem dine kontraktforpligtelser
  • Dobbelttjek deres rejse og ophold

• Bekræft sponsoraftaler for eventet
  • Tjek om dine sponsorer stadig er ombord
  • Potentielt sælg mere til dem i sponsorpakker

• Forstærk eventmarketing
  • Læg nedtællinger op på sociale medier og via e-mail
  • Annoncer slutningen af early-bird rabat
  • Send en pressemeddelelse til medier som blogs og aviser

1-2 uger før eventet

De sidste uger forud for arrangementet går ud på at sikre, at alle og alt er på rette spor.

• Gennemgå eventprogrammet
  • Revider eventuelle dele, der skal ændres
  • Tænk på backupplaner i tilfælde af problemer i sidste øjeblik

• Bekræft eventplan med alle involverede:
  • Eventhold
  • Deltagere
  • Talere og underholdning
  • Sponsorer
  • Lokale/spillested
  • Catering
  • Leverandør af udstyr

• Bekræft det endelige antal deltagere

• Færdiggør arrangement af siddepladser

• Sørg for, at der er nogen i døren til at håndtere registreringer

• Arrangér, at en videograf fanger særlige øjeblikke under arrangementet

Lige før og på dagen for eventet

Dagen er der næsten, og du skal sørge for, at intet er overladt til tilfældighederne.

• Test alt teknisk udstyr

• Tjek vejr- og trafikprognoserne

• Kontrollér, at mad- og drikkevarer kommer frem til tiden

• Sørg for, at stedet er dekoreret, og alle skilte er på plads

• Lav kopier af vigtig dokumentation
  • Eventplan
  • Sædeplan
  • Gæsteliste
  • Medieliste

Lige efter eventet

• Ryd op på stedet eller arranger et oprydningshold

• Rediger optagelser fra begivenheden til en promo-video efter eventet

• Fortsæt din eventmarketing
  • Læg billeder og videoer op fra eventet på din hjemmeside og sociale medier
  • Ræk ud til medierne, der var til stede og bed om udtalelser
  • Sørg for, at alle ved, hvilkens stor succes begivenheden var

• Gennemgå dine finanser
  • Tjek det samlede antal solgte billetter
  • Saml alle kvitteringer for udgiftsopgørelser
  • Opdater budgettet for din begivenhed

• Følg op med alle involverede og tak personligt for deres deltagelse
  • Eventhold
  • Sponsorer
  • Mediefolk
  • Talere og entertainere
  • Gæster

• Send gæstundersøgelser ud for at få feedback om, hvordan du kan forbedre til næste gang

Er vi gået glip af noget?

Hver begivenhed er unik, så vær velkommen til at personliggøre din tjekliste for eventplanlægning.

Hvis du mener, at der er noget generelt, som vi mangler, så fortæl os det i kommentarerne.

Held og lykke, og husk at bruge tjeklisten til eventplanlægning!