5 ting du behøver vide før du begynder at arrangere et udendørs event

Som arrangør, er du simpelthen nødt til at arrangere mindst et udendørs arrangement denne sommer. Ved at være udenfor, har du meget mere plads at gøre godt med, men der er selvfølgelig også mange flere mennesker og plads at skulle holde øje med. Her er 5 tips til at forsikre at dit event går som planlagt, ligegyldig vejrforholdende.

1. Vejret

Det mest indlysende spørgsmål du vil få stillet, når du arrangerer et udendørs arrangement er, “Hvad hvis det regner?” Selvom du ikke kan forudsige hvordan vejret vil være, kan du stadig forbedrede dig på det uventede. Hav en plan B klar: lej en pavillion eller et telt så folk kan søge ly, vælg et sted hvor der allerede er halvtag eller medbring regnjakker til dine gæster på dagen, hvis uheldet skulle være ude. Hvis du allerede har planlagt et arrangement uden noget af det ovenstående, så forbered da dine gæster, og bed dem medbringe en paraply eller regnjakke hvis de skulle være urolige for hvordan vejret bliver.

2. Forbered dine gæster

At sikre dig at dine gæster har det godt til dit udendørs arrangement. Post en update gennem dine promotions kanaler, for at informere dem om hvis der er noget de bør medbringe eksempelvis: vand, solcreme, snacks, paraply, noget at sidde på, badedragt og så videre.Tænk på de ting du selv ville kunne få brug for til et arrangement som dit, og om der er en nærliggende butik hvor dine gæster muligvis kan få noget af det de skulle have brug for.

3. Vær forberedt på nødstilfælde

Alt kan ske ved et udendørs arrangement: moder natur kan være ond. At have en kontaktperson ved et nødstilfælde er et must ved alle typer arrangmenter. Tænk herpå de små ting så som, insektbid, blive solbrændt, få blå mærker eller mild dehydrering. Husk altid at have et lille kit med, med ekstra solcreme, anti insekt creme og ekstra vandflasker. Dine gæster vil være dig meget taknemmelig hvis du er ekstra opmærksom. Og det vigtigste af alt: vær sikker på der er et toilet og et sted at vaske hænder i nærheden.

4. Kontrol af larm

Bare fordi du afholder et udendørs arrangement, betyder det ikke at man bare kan larme uhæmmet.Tjek altid reglerne med kommunen for den valgte placering af arrangementet. Hvor lang tid du kan holde eventet i, hvor meget er det tilladt at larme og om i overhovedet må larme. Der er ikke samme regler alle steder, selv i nogle skove, områder med vand og parker kan der være beskyttede områder hvor det ikke er tilladt at have bestemte aktiviteter eller høje uforventede lyde.

5. Efterlad ingen spor

Om du end beslutter dig for at afholde dit udendørs arrangement - så vær sikker på at rydde op efter jer selv. Selv hvis du arrangerer et event hvor dine gæster selv medbringer deres egen mad og drikke, skal du som arrangør sørge for at der er ryddet pænt op og at i efterlader stedet som da i ankom. Da det er dig som arrangør der har valgt at afholde eventet, er det derfor også dig som skal sørge for at alt ser ordentligt ud.