Fem tips til planlægning af en god udstilling

Hver udstilling er forskellig, som det også bør være. Men der er nogle overordnede principper der gælder for alle typer aktiviteter som du bør have i baghovedet næste gang du arrangerer et event.

Hvis skønhed er i beskuerens øje er det op til dig som arrangør at påvirke øjnene så de værdsætter udstillingens fulde potentiale. Fokuser på disse grundlæggende punkter for at planlægge udstillingen og husk selvfølgelig at tænke på lyssætning, sikkerhed, souvenirsalg for at få din udstilling på et endnu højere niveau.

Tip 1: Vælg lokationen til din udstilling med omhu

Dit valg af lokation kan være afgørende for, om eventet bliver et hit. Find den rette balance mellem stedets kvalitet og hvor nemt det er for dine gæster at nå derhen. Måske vil du give en "belønning" til de gæster der dukker op til tiden? Det kan også være en god ide at arrangere transportmuligheder til og fra eventet, hvis budgettet tillader det. Tænk over, om der vil være plads til alle dine gæster, om lokationen vil passe til dit tema og om der er alle de faciliteter, som du har brug for, for at kunne afholde det ønskede arrangement.

Tip 2: Planlæg detaljerede budgetter

Tallene i dit budget må ikke være rent gætværk. Til at starte med, når du planlægger din udstilling kan du estimere hvor mange deltagere du skal regne med når du skal indhente tilbud på mad, drikke og for at bestemme dine billetpriser. Men når du er kommet længere og begyndt at sælge billetter bør du kigge på tallene igen og se om de skal justeres så du er sikker på, at dine forventede indtægter og udgifter passer til dit budget. Husk altid at få alle tilbud, kontrakter og betingelser på skrift.

Tip 3: Bliv en mester til tidsstyring

Når du arrangerer en udstilling kommer du til at være den første person der møder op og den sidste person der forlader lokalet, så god tidsstyring i løbet af hver eneste del af planlægningen og udførslen af dit event er nødvendigt. Lad ikke dine gæster stå og vente, men hav gerne en lille buffer til uventede situationer.

Tip 4: Vær fornuftig i dit valg af mad og drikke

Som med alt andet i din udstillingsplanlægning, ligger nøglen i detaljerne. Sørger du for mad i løbet af dit event? Måske bør du spørge dine gæster om de har bestemte præferencer eller madallergier. Og hvis du lader dine gæster betale for deres mad bør du sørge for, at de virkelig får valuta for pengene.

Tip 5: Hav en stærk spilleplan + et team du kan stole på

En fordeling af arbejdsopgaverne er essentielt for ethvert event, og der er altid brug for en hjælpende hånd. Selv hvis der kun er tale om en lille komsammen er det en god ide at høre nogle venner om de kan hjælpe til med at få det hele til at løbe som smurt. Husk, at når du arrangerer et event er det deltagernes tid der tæller. Ingen ventetid og et konstant flow er vigtige for at lave en succesfuld udstilling.

Tag det første skridt for at løse din næste udfordring i udstillingsplanlægning

Alle udfordringer ser umulige ud indtil du tager det første skridt.
Start med at oprette dit første event i dag og se hvor nemt det er at føre din ide ud i livet
når du har de rigtige værktøjer lige ved hånden.

Gem eventet til senere, tag entre (eller lad være), opret VIP adgang og
håndter din gæsteliste mere effektivt - alt kan lade sig gøre til enhver tid.

Gør din ide til virkelighed og den del med andre.