Fem tips til planlægning af et godt velgørenhedsevent

Hvert velgørenhedsevent er forskelligt, som det også bør være. Men der er nogle overordnede principper der gælder for alle typer aktiviteter som du bør have i baghovedet næste gang du arrangerer et event.

Velgørenhedsarrangementer kan ændre verden, en lille smule ad gangen, men du er nok interesseret i at dit event ikke udelukkende skal handle om at tømme donorers lommer. Giv dine gæster motivation til at komme igen en anden gang ved at arrangere et grundigt forberedt event der appellerer til deres smag, giver dem mulighed for at træffe ligesindede og til at have det godt med sig selv. Den eneste måde at opnå dette på er ved hjælp af grundig planlægning.

Tip 1: Vælg lokationen til dit velgørenhedsevent med omhu

Dit valg af lokation kan være afgørende for, om eventet bliver et hit. Find den rette balance mellem stedets kvalitet og hvor nemt det er for dine gæster at nå derhen. Måske vil du give en "belønning" til de gæster der dukker op til tiden? Det kan også være en god ide at arrangere transportmuligheder til og fra eventet, hvis budgettet tillader det. Tænk over, om der vil være plads til alle dine gæster, om lokationen vil passe til dit tema og om der er alle de faciliteter, som du har brug for, for at kunne afholde det ønskede arrangement.

Tip 2: Planlæg detaljerede budgetter

Tallene i dit budget må ikke være rent gætværk. Til at starte med, når du planlægger dit velgørenhedsevent kan du estimere hvor mange deltagere du skal regne med når du skal indhente tilbud på mad, drikke og for at bestemme dine billetpriser. Men når du er kommet længere og begyndt at sælge billetter bør du kigge på tallene igen og se om de skal justeres så du er sikker på, at dine forventede indtægter og udgifter passer til dit budget. Husk altid at få alle tilbud, kontrakter og betingelser på skrift.

Tip 3: Bliv en mester til tidsstyring

Når du arrangerer et velgørenhedsevent kommer du til at være den første person der møder op og den sidste person der forlader lokalet, så god tidsstyring i løbet af hver eneste del af planlægningen og udførslen af dit event er nødvendigt. Lad ikke dine gæster stå og vente, men hav gerne en lille buffer til uventede situationer.

Tip 4: Vær fornuftig i dit valg af mad og drikke

Som med alt andet i din velgørenhedseventplanlægning, ligger nøglen i detaljerne. Sørger du for mad i løbet af dit event? Måske bør du spørge dine gæster om de har bestemte præferencer eller madallergier. Og hvis du lader dine gæster betale for deres mad bør du sørge for, at de virkelig får valuta for pengene.

Tip 5: Hav en stærk spilleplan + et team du kan stole på

En fordeling af arbejdsopgaverne er essentielt for ethvert event, og der er altid brug for en hjælpende hånd. Selv hvis der kun er tale om en lille komsammen er det en god ide at høre nogle venner om de kan hjælpe til med at få det hele til at løbe som smurt. Husk, at når du arrangerer et event er det deltagernes tid der tæller. Ingen ventetid og et konstant flow er vigtige for at lave et succesfuldt velgørenhedsevent.

Tag det første skridt for at løse din næste udfordring i velgørenhedseventplanlægning

Alle udfordringer ser umulige ud indtil du tager det første skridt.
Start med at oprette dit første event i dag og se hvor nemt det er at føre din ide ud i livet
når du har de rigtige værktøjer lige ved hånden.

Gem eventet til senere, tag entre (eller lad være), opret VIP adgang og
håndter din gæsteliste mere effektivt - alt kan lade sig gøre til enhver tid.

Gør din ide til virkelighed og den del med andre.